Så vad är masterdata mer specifikt? Prefixet ”master” indikerar att vi pratar om grunddata som är gemensam för hela företaget, och som delas av flera intressenter, affärsprocesser och affärssystem. Rent konkret pratar vi om saker som kunddata, produktdata, försäljningsdata, lönedata – kort sagt all information som behövs för att bedriva en verksamhet.
Eftersom masterdatan är gemensam ska varje datavariabel bara ha en entydig definition som gäller överallt, och varje uppgift ska bara ha ett värde. Otydliga eller icke-existerande definitioner är dålig datakvalitets moderskepp, med onödiga fel, missförstånd, mantimmar och förseningar i kölvattnet. Om det till exempel inte finns något kundsegment registrerat på en kund så får man svårt att ta fram försäljningsrapporter per kundsegment. När man implementerar ett nytt affärssystem eller bygger ett datalager är det inte ovanligt att större delen av arbetet läggs på att ta fram de definitioner företagets mål och verksamhet kräver.
I slutänden blir förstås företagets konkurrenskraft och lönsamhet lidande, ofta utan att ledningen är medveten om orsaken.
För säkerställa en god kvalitet på sin masterdata arbetar man med Master Data Management, MDM. MDM innebär att man på ett strukturerat sätt hanterar, organiserar, kategoriserar, synkroniserar och berikar sin master data, självklart i enlighet med företagets affärsregler och strategier. Om företaget till exempel har affärsregeln att alla kunder ska ha ett giltigt kundnummer, eller att alla avtal med en viss rabatt ska godkännas av viss person, behöver det avspeglas i masterdatans struktur.
En utmaning för MDM är att masterdatan ofta är spridd i flera olika system i företaget. Kunddata kan till exempel finnas i CRM-systemet, systemet för marketing automation, ekonomisystemet och kundsupportsystemet. Det är inte ovanligt att företag brottas med att samma data är organiserad på olika sätt i olika format i de olika systemen, ett scenario som kan utveckas till en riktig rysare. En huvuduppgift för MDM är därför att se till att masterdatan harmoniseras och synkroniseras. Det gäller att ta kontroll över sin master data och genom att samla den på ett ställe med samma struktur och logik, kanske ett datalager.
Strukturen för företags masterdata är ofta som en arkeologisk utgrävning, full av reliker från en svunnen tid. Det innebär att den inte är anpassad till dagens behov och antagligen inte stöder de förändringar företaget behöver göra. Ett företag som ska börja sälja till en ny kundkategori eller byta prismodell upptäcker att ”det inte går” eftersom datastrukturen inte tillåter det. Kanske saknas begreppet, formatet är fel, eller av någon anledning går det inte att få med i rapporterna.
När såg ni över er masterdata sist? Avspeglar den fortfarande verksamhetens behov?
