Om du har Office 365 så väntar nämligen en liten armé av digitala assistenter just nu på dina instruktioner. Med Power Automate kan du automatisera arbetsuppgifter utan att kunna något om tekniken bakom.
Automatisering för alla
Power Automate, som förut hette Flow, är en intelligent, molnbaserad lösning som möjliggör automatiserade arbetsflöden. Power Automation ingår i Office 365 och är en del av Microsoft Power Platform tillsammans med Power Apps, Power BI och Power Virtual Agents.
Så om du har ett Office 365-konto behövs inga extra licenser och det funkar direkt – bara att köra igång. Och det är så användarvänligt att du inte behöver skriva kod och vara tekniskt kunnig.
Digitala assistenter
En bot är helt enkelt ett program som utför en uppgift, till skillnad från robotar som ofta förknippas med fysiska uppgifter, som industrirobotar. Tänk på dem som små uppmärksamma, virtuella assistenter som kan arbeta 24/7 utan att sova, äta eller ha semester.
Power Automates har två sorters botar: ”bevakade” (attended bots) och ”obevakade” (unattended bots).
Bevakade botar används när hela arbetsprocessen inte kan automatiseras, så att användare interagerar – samarbetar – med boten i sitt arbete.
Obevakade botar utför arbetsuppgifter de klarar själva utan mänsklig inblandning. De kan triggas genom en händelse, som ett inkommande email, eller enligt ett schema.
Hur använder du Power Automate?
Automatisering lämpar sig särskilt bra för repetitiva, tidskrävande arbetsuppgifter som att hämta data ur flera system eller att skicka ett meddelande varje gång något inträffar.
Med Power Automate kan du skapa arbetsflöden mellan olika externa applikationer genom att koppla ihop dem med så kallade connectors. Du kan till exempel ansluta två appar till varandra och sätta upp ett flöde som kopierar och överför data från den ena appen till den andra, till exempel från MailChimp till SharePoint.
Power Automate innehåller hundratals connectors till appar och system, från Outlook och Dropbox till Salesforce och Dynamics.
Du kan välja mellan tusentals förbyggda mallar som gör det snabbt och enkelt att skapa sina egna automatiseringar. För att ansluta vissa appar krävs dock en premiumprenumeration.
Bild: Power Automate har tusentals färdiga mallar att välja mellan. Källa.
Några exempel på enkla uppgifter du kan överlåta till dina digitala assistenter:
- Samla ihop och spara svaren på en marknadsundersökning från MS Forms.
- Automatiskt spara bifogade filer i Outlook i SharePoint.
- Ge dig en notifiering när du får ett email från en chef, kund eller en viss kollega – eller när någon twittrar om ditt varumärke.
Ett exempel på en lite process där en människa och bot samarbetar:
Stina på kundtjänsten får ett samtal från en kund. Stina initierar en bot som loggar in på ett antal olika system, samlar ihop data om kunden och visar resultatet för henne.
Det skulle kunna vara kundhistorik, resultatet av en kreditprövning och förslag på frågor. Efter samtalet genererar boten en samtalsrapport och uppdaterar data i de berörda systemen. Stina sparar tid och kunden får snabbare och bättre service.
Bild: Ett arbetsflöde kan spelas in i realtid via webbinspelaren. Källa.
Automatisering ger resultat
Med Power Automate kan du och dina kollegor enkelt automatisera manuellt arbete utan att behöva dra igång ett stort teknikprojekt. Ni slipper tråkiga, tidsödande uppgifter och får mer tid till mer kvalificerat arbete. Men det ger också resultat på sista raden.
Forrest Consulting gjorde en undersökning av 57 företag i olika branscher. Power Automate hade på 3 år möjliggjort 33% lägre TTM (Time To Market) och reducerat manuell arbetstid värd 1,41 miljoner USD.
Ett smärre underverk med små medel.
Vill du veta mer om Power Automate?
Här kan du se en demo och ladda ned Power Automate.
Eller hör av dig till oss.
