Välj standardlösningar
Kostnaden för kundunika anpassningar av ett nyanskaffat affärsystem underskattas ofta i kalkylen och är till råga på allt näst intill omöjliga att uppskatta. Det går helt enkelt inte att helt förutse vad ni kommer att behöva framöver när skissen ligger på bordet.
Vårt råd till våra kunder är därför att försöka hålla sig till standardprodukter och göra så lite egna förändringar i systemet som möjligt.
Använd istället de funktioner som finns i systemet och konfigurera dem efter era behov. Integrera med andra applikationer och system när det krävs. Det håller inte bara nere risken utan även tid och kostnad.
Med en beprövad plattform med stor internationell kundbas, som till exempel SAP eller Microsoft Dynamics 365, kan du räkna med en lösning som tillfredsställer företagets behov flera år framöver.
Överväg ett affärssystem i molnet
Om du köper affärssystemet som en molntjänst du prenumererar på, betalar du en förutsägbar månatlig avgift. Implementationspartnern tar hand om drift, underhåll, backup och uppgraderingar.
Ni behöver inte köpa hårdvara eller installera ny mjukvara på egna servrar eller medarbetarnas datorer. Risken för servrar, nätverk eller systemsupport ligger inte längre på din IT-avdelning.
Det här gör även kostnaderna för affärssystemet förutsägbara och dessutom betalar du bara för vad du använder.
Välj rätt partner
För att din affärssystemspartner ska förstå din verksamhet och vägleda dig mot bästa möjliga lösning, behöver den ha erfarenhet av din bransch.
Om du anlitar en konsultfirma som inte förstår din affärsverksamhet, finns en reell risk att projektet blir dyrare på grund av fler anpassningar, tar längre tid och ger mindre affärsnytta.
Försäkra dig om att de har lyckats med liknande projekt för samma typ av företag förut. Begär kundreferenser. Det är också viktigt att de är transparenta med alla kostnader och vad som ingår i priset.
Med en fullständig och realistisk kostnadsbild kan du känna dig trygg med budgeten du fått och behöver inte gå till styrelsen för att begära mer pengar. Sist men inte minst: välj en partner som du känner att du kan lita på. Tänk på att ni går in i ett affärssamarbete där båda parter ska bli nöjda. Om projektet styrs av klausulerna i kontraktet blir lösningen sällan den bästa.
”Offertens tillförlitlighet är viktigare än priset.”
- Viktor Lundqvist, Affärsområdeschef Microsoft Dynamics 365, Implema
Ledningens stöd och rätt team
Se till att projektet är väl förankrat hos företagsledningen. Ledningens helhjärtade stöd för förändringsarbetet är avgörande för att få med sig hela organisationen på resan. Det är också viktigt att ha med ”de bästa” i styrgruppen från början, inte minst processägarna. Detsamma gäller arbetsgruppen.
Ett lyckat projekt kräver beslutskraft, och ibland snabba beslut för att inte ta mer av nyckelpersonernas tid än nödvändigt och behålla momentum.
Dra inte ut på projektet
Undvik konsultföretag som lever på att sälja timmar. Det finns en uppenbar risk att det drar iväg både med tid och pengar. Dessutom kan det sluta med att man sitter med en dyr arkitektur som man ändå kommer att behöva ändra på – vår erfarenhet är att det inte går att förutse och tänka ut allt i förväg.
Det är betydligt effektivare att komma igång med systemet så snabbt som möjligt och ta hänsyn till vad det faktiskt kan göra och hur det fungerar när man utvecklar sina processer. Ett realistiskt scope och en tydlig roadmap med små, avgränsade steg brukar vara den säkraste vägen.
