Ett globalt industriföretag behövde skapa en tydligare och mer enhetlig rollstruktur i Microsoft Dynamics 365. Det som började som ett renodlat rollprojekt utvecklades snart till en större översyn av företagets behörigheter och licenser.
Tillsammans med företagets processägare kartlade Implema vem som skulle ha åtkomst till vad och vad respektive användare behövde kunna göra. Genom att koppla de tekniska rollerna till användarnas faktiska arbetsuppgifter fick företaget mer träffsäkra roller, bättre säkerhet och enklare förvaltning.
Arbetet minskade även risken för överlicensiering och bidrog till att verksamheter i olika länder kunde styra sina processer i samma riktning. Företaget uppskattade att den framtida kostnadsminskningen skulle bli minst dubbelt så stor som investeringen i projektet.
Projektet började som ett renodlat rollprojekt. Företaget ville skapa en tydligare struktur i Dynamics 365 och göra det enklare att förstå vem som skulle ha åtkomst till systemets olika delar.
Det handlade både om vad användarna skulle kunna göra och vilken information de skulle kunna komma åt. Målet var att förbättra säkerheten, förenkla administrationen och skapa en rollstruktur som var lättare att förvalta över tid.
Eftersom det var ett globalt företag med flera produktionsanläggningar behövde lösningen också fungera i olika länder och delar av organisationen. Det fanns därför ett behov av att harmonisera arbetet med de tekniska rollerna.
Under projektet blev det tydligt att rollerna hade stor påverkan på licensbehovet. Behörighet till vissa funktioner kan innebära att användaren behöver en mer omfattande Dynamics 365-licens. Rollprojektet utvecklades därför till en kombinerad översyn av roller, behörigheter och licenser.
Den viktigaste delen av arbetet var inte enbart den tekniska analysen. För att skapa användbara roller behövde projektet börja i verksamhetens processer.
Implema arbetade tillsammans med processägare från olika avdelningar och länder. Bland annat gick man igenom arbetssätten inom inköp och produktion.
För varje process och användargrupp ställdes två centrala frågor:
Svaren jämfördes sedan med de befintliga rollerna och behörigheterna i Dynamics 365. På så sätt gick det att identifiera var åtkomsten var för bred, var den behövde förändras och hur rollerna kunde anpassas till det praktiska arbetet.
En roll bör ge användaren tillräcklig åtkomst för att utföra sina arbetsuppgifter, men inte innehålla funktioner som personen saknar behov av.
Genom att utgå från processerna kunde företaget koppla varje roll tydligare till ett faktiskt ansvar. De tekniska rollerna synkroniserades med användarnas praktiska arbetsuppgifter i stället för att baseras på historiska behörigheter eller generella jobbtitlar.
Resultatet blev mer träffsäkra roller där det var enklare att förstå:
Den tydligare kopplingen mellan ansvar, åtkomst och licens gjorde strukturen enklare att både använda och förvalta.
Överlicensiering kan uppstå när en användare har bredare behörigheter än arbetsuppgifterna kräver. Om en roll ger åtkomst till mer avancerad funktionalitet kan det påverka vilken licens användaren behöver – även om funktionen sällan används.
Genom att kartlägga rollernas faktiska innehåll kunde företaget identifiera åtkomst som inte motsvarade användarnas behov. Roller och behörigheter kunde därefter anpassas mer precist.
Syftet var inte att begränsa användarna så mycket som möjligt. Målet var att varje person skulle ha rätt åtkomst och rätt licens för sitt arbete – varken mer eller mindre.
Det minskade risken för onödigt höga licenskostnader samtidigt som verksamhetens behov kunde säkerställas.
Breda och otydliga roller skapar inte bara högre licenskrav. De kan även innebära att användare får åtkomst till funktioner eller information som de inte behöver.
När rollerna kopplades tydligare till arbetsuppgifter och ansvar blev det enklare att styra vem som kunde göra vad i systemet. Det gav företaget en mer kontrollerad behörighetsstruktur och bättre förutsättningar att följa upp åtkomsten.
Den nya strukturen underlättade även administrationen när medarbetare började, slutade eller bytte arbetsuppgifter. I stället för att bygga vidare på individuella undantag kunde företaget utgå från tydligt definierade roller.
Projektet fick också en harmoniserande effekt. När processägare från olika länder gemensamt gick igenom roller, ansvar och arbetsuppgifter blev skillnaderna mellan verksamheterna synliga.
Det skapade möjlighet att enas om en gemensam grund för hur processerna skulle genomföras och hur rollerna skulle utformas. Verksamheter i olika länder kunde därmed börja styra sina processer i samma riktning.
En gemensam rollstruktur gav företaget bättre förutsättningar för:
Företaget uppskattade att den framtida kostnadsminskningen skulle bli minst dubbelt så stor som investeringen i projektet.
Den ekonomiska effekten kom framför allt från bättre kontroll över vilka licenser användarna faktiskt behövde. Samtidigt skapade projektet långsiktigt värde genom förbättrad säkerhet, tydligare administration och en mer förvaltningsbar rollstruktur.
Resultatet visar att en genomgång av roller och licenser inte bara är en teknisk insats. Det är ett verksamhetsprojekt som kan ge effekt på både kostnader, processer och säkerhet.
Nej. Även ett mindre företag eller en organisation med ett mer begränsat Dynamics 365-upplägg kan få värdefulla insikter genom en avgränsad analys.
Det går exempelvis att börja med en process, en avdelning eller de roller som misstänks driva de högsta licenskraven. En sådan kartläggning kan snabbt visa var behörigheterna är för breda och var det finns risker eller möjliga besparingar.
Det viktiga är att börja med de områden som kan ge störst effekt och sedan genomföra förbättringarna stegvis.
Vill ni få bättre kontroll över vilka roller, behörigheter och licenser era användare faktiskt behöver? Genom en strukturerad genomgång kan ni identifiera onödig åtkomst, minska risken för överlicensiering och skapa en säkrare Dynamics 365-miljö.
I Implemas licensworkshop kartlägger vi nuläget och analyserar vad som driver era licensbehov. Ni får konkreta rekommendationer och en prioriterad plan för nästa steg – anpassad efter verksamhetens processer, användarnas arbetsuppgifter och organisationens mål.
Företaget kartlade användarnas arbetsuppgifter och jämförde dem med befintliga roller och behörigheter i Dynamics 365. Därefter anpassades rollerna efter vad varje användargrupp faktiskt behövde kunna göra. Det skapade en tydligare koppling mellan processer, åtkomst och licensbehov.
Rollerna avgör vilka funktioner en användare får tillgång till, och denna åtkomst kan påverka vilken licens som krävs. Om en roll innehåller funktioner som användaren inte behöver kan företaget därför få betala för en mer omfattande licens än nödvändigt. Mer träffsäkra roller kan minska den risken.
Överlicensiering innebär att företaget betalar för mer omfattande licenser än användarnas arbetsuppgifter kräver. Det kan uppstå när användare har för breda roller, behåller gamla behörigheter eller får tillgång till enstaka funktioner som skapar ett högre licenskrav.
Processägarna kunde beskriva vilka arbetsuppgifter användarna utförde och vilken åtkomst som verkligen behövdes. Den tekniska informationen i systemet visar vilka behörigheter som finns, men verksamheten måste avgöra om de är motiverade. Samarbetet gjorde det möjligt att skapa roller som fungerade i praktiken.
Tydligare roller minskar risken för att användare får åtkomst till funktioner eller information som de inte behöver. Det blir också enklare att kontrollera vem som kan göra vad och att följa upp förändringar i åtkomsten. På så sätt skapas en mer kontrollerad och förutsägbar Dynamics 365-miljö.
Ja. När roller och arbetsuppgifter kartläggs i flera länder blir skillnader i arbetssätten synliga. Företaget kan då skapa en gemensam grund för roller och processer samtidigt som motiverade lokala behov hanteras separat.
Företaget uppskattade att den framtida kostnadsminskningen skulle bli minst dubbelt så stor som investeringen i projektet. Utöver besparingen fick organisationen en tydligare struktur för säkerhet, administration och långsiktig förvaltning.
Ja. Arbetet kan avgränsas till exempelvis en avdelning, en process eller de roller som medför störst kostnader eller risker. Även en mindre analys kan identifiera onödiga behörigheter och ge ett prioriterat underlag för fortsatta förbättringar.
En tydlig rollstruktur skapar bättre kontroll över både åtkomst och licenskostnader. Implemas licensworkshop hjälper er att kartlägga nuläget, identifiera risker och se vilka roller eller enskilda behörigheter som driver licensbehovet.
Ni får ett konkret och prioriterat underlag för nästa steg – med fokus på rätt åtkomst, rätt licens och en mer hållbar Dynamics 365-miljö.
Consultant Dynamics
Jag hjälper dig med att optimera era Microsoft licenser utifrån era behov.
