Hur designar du en Statement of Work-process som både skapar kontroll och behåller flexibiliteten? Nyckeln är att standardisera hur tjänster upphandlas utan att begränsa verksamhetens olika behov. I den här artikeln berättar SAP Fieldglass-experten Joacim Karlsson hur ett gemensamt ramverk för Statement of Work kan ge bättre styrning, högre datakvalitet och ett bättre beslutsunderlag.
När företag köper in externa tjänster handlar utmaningen sällan om själva avtalet. Den verkliga utmaningen är att skapa en struktur som fungerar konsekvent över hela organisationen, samtidigt som olika verksamheter har olika behov.
I det andra avsnittet av Implema Talks fortsätter Johan Söderström samtalet med SAP Fieldglass-specialisten Joacim Karlsson. Fokus flyttas nu från vad Statement of Work är till hur organisationer kan designa en process som skapar bättre styrning, högre datakvalitet och ett starkare beslutsunderlag.
När organisationer börjar arbeta med Statement of Work ligger fokus ofta på funktioner och teknik. Men enligt Joacim Karlsson finns den största möjligheten någon annanstans. Det handlar om att designa en process som fångar verksamhetens olika sätt att köpa tjänster, utan att varje affärsområde skapar sina egna arbetssätt.
Den möjligheten blir särskilt viktig i organisationer som arbetar med många leverantörer och köper olika typer av tjänster inom exempelvis IT, forskning och utveckling, produktion eller Facility Management.
En vanlig uppfattning är att standardisering leder till mer administration och mindre flexibilitet. Joacim beskriver istället hur en gemensam plattform kan skapa struktur utan att begränsa verksamheten. Olika typer av Statement of Work kan konfigureras utifrån verksamhetens behov. Vissa tjänster kanske ska godkännas mot tydliga milstolpar, andra mot fasta månadsarvoden och ytterligare andra genom rate cards för större team.
Samtidigt kan varje process innehålla egna obligatoriska fält och specifika regler beroende på vilken typ av tjänst som köps in. Resultatet blir en gemensam styrmodell där varje affärsområde kan arbeta på det sätt som passar verksamheten bäst, utan att ge avkall på företagets övergripande standarder.
För många organisationer är information om Statement of Work spridd.
Det gör det svårt att skapa en samlad bild av företagets tjänsteinköp.
Joacim lyfter istället värdet av att samla allt i en gemensam plattform.
”Du får en central katalog över alla Statement of Work i företaget, istället för att de ligger i någons Excel eller inkorg.”
När informationen struktureras på samma sätt blir den också möjlig att använda för analys och uppföljning.
När alla Statement of Work följer samma struktur skapas ett helt annat underlag för verksamheten. Plötsligt går det att analysera frågor som tidigare varit svåra att besvara. Exempelvis:
”Då får du en fantastisk möjlighet att analysera hur ni arbetar med Statement of Work och hur leverantörerna presterar.”
Det innebär att Statement of Work inte längre bara blir ett administrativt verktyg. Det blir en källa till affärsinsikter.
När processer, data och arbetssätt samlas i ett gemensamt ramverk blir det enklare att utveckla verksamheten över tid.
Samtidigt finns flexibiliteten kvar för de verksamheter som har särskilda krav.
Det är den kombinationen av standardisering och anpassningsbarhet som gör Statement of Work till mer än ett sätt att administrera tjänsteinköp. Det blir en modell för hur organisationen styr, följer upp och utvecklar sina externa tjänster.
I det andra avsnittet av Implema Talks berättar Joacim Karlsson hur företag kan designa en Statement of Work-process som kombinerar flexibilitet, standardisering och bättre beslutsunderlag för hela organisationen. Första avsnittet handlar om Vad är skillnaden mellan Statement of Work och Contingent Workforce i SAP Fieldglass?
En effektiv Statement of Work-process utgår från verksamhetens olika typer av tjänsteinköp. Genom att standardisera processer och datainsamling samtidigt som olika affärsområden kan arbeta på sina egna sätt skapas både flexibilitet och kontroll.
Standardisering gör det möjligt att jämföra leverantörer, analysera kostnader och följa upp tjänsteinköp på ett enhetligt sätt över hela organisationen.
SAP Fieldglass gör det möjligt att konfigurera olika typer av Statement of Work med exempelvis milstolpar, fasta arvoden, rate cards och verksamhetsspecifika processer inom samma plattform.
När alla Statement of Work hanteras i samma plattform får organisationen bättre överblick, högre datakvalitet och möjlighet att analysera leverantörernas prestationer, kostnader och arbetssätt över flera affärsområden och juridiska enheter.
Business Area Manager Business Transformation
Oavsett om du har en fråga, vill veta mer om våra lösningar eller bara är nyfiken på hur vi kan hjälpa ditt företag, är du varmt välkommen att höra av dig.
