Microsofts licenskrav för Dynamics 365 är i grunden desamma som tidigare. Det som förändras är kontrollen. Genom Microsofts licensvalidering på användarnivå kontrolleras att varje användare har en licens som motsvarar tilldelade roller och behörigheter.
För företag innebär det att gamla, onödigt breda roller kan leda till högre licenskostnader. Om en användare i stället saknar rätt licens kan åtkomsten till funktioner som behövs i det dagliga arbetet påverkas.
I detta avsnitt av Implema Talks om Microsofts D365 Licensvalidering, förklarar Oscar Hellenberg och Hampus Andersson varför licenser inte bara är en fråga för IT. De visar också hur företag kan förbereda sig genom att kartlägga sina användare, roller och behörigheter innan problem uppstår.
Licenskraven för Dynamics 365 har inte förändrats i grunden. Användaren behöver fortfarande en licens som motsvarar den funktionalitet som användarens roller och behörigheter ger tillgång till.
Skillnaden är att Microsoft har gjort kraven tydligare genom licensvalidering på användarnivå. När en användare loggar in kontrolleras om rätt licens finns för den åtkomst som har tilldelats.
Det gör licenshanteringen mer konkret. En felaktig kombination av licens och behörighet kan få en direkt påverkan på användarens möjlighet att arbeta i systemet.
Licensbehovet påverkas av vilken funktionalitet användaren har åtkomst till genom sina säkerhetsroller och behörigheter. Det är alltså inte enbart vad användaren brukar göra i praktiken som är avgörande.
En användare kan exempelvis ha fått en bred roll för att lösa ett tillfälligt behov. Om rollen ligger kvar kan den ge tillgång till funktioner som användaren inte längre behöver – och samtidigt utlösa krav på en mer omfattande licens.
Därför behöver licenser, roller och faktiska arbetsuppgifter analyseras tillsammans.
Om användarna har bredare roller än vad deras arbetsuppgifter kräver kan företaget behöva betala för dyrare licenser i onödan.
Det motsatta innebär också en risk. Om användaren har behörighet till funktioner som kräver en högre licens än den som har tilldelats kan åtkomsten påverkas när licensen valideras.
Det kan få konsekvenser för viktiga arbetsmoment, exempelvis om en användare inte längre kan registrera eller hantera en order. Licensfrågan blir då snabbt en verksamhetsfråga som påverkar kontinuitet, produktivitet och kundservice.
Roller och licenser påverkar vilka processer användarna kan genomföra. Därför behöver arbetet involvera både IT och verksamheten.
IT kan bidra med information om systemets roller, behörigheter och licenser. Verksamhetens processägare behöver samtidigt avgöra vilken åtkomst varje användare faktiskt behöver för att utföra sitt arbete.
En hållbar licensstruktur kräver svar på tre frågor:
När dessa delar kopplas ihop blir det lättare att balansera kostnader, säkerhet och verksamhetens behov.
Organisationer som har använt Dynamics 365 under lång tid kan ha en rollstruktur som successivt har vuxit i omfattning.
Användare kan ha bytt tjänst eller fått nya ansvarsområden utan att tidigare behörigheter har tagits bort. Roller kan också ha byggts ut med fler funktioner över tid.
Det innebär att användare kan samla på sig behörigheter som de inte längre behöver. Resultatet kan bli högre licenskrav, sämre kontroll och en större säkerhetsrisk.
Företag med många användare, flera bolag eller komplexa processer har därför särskilt mycket att vinna på en strukturerad översyn.
Det viktigaste rådet är att inte vänta tills licenserna ska förnyas eller tills användare får problem med sin åtkomst.
Börja med att kartlägga:
Med ett tydligt nuläge kan förändringar planeras och genomföras kontrollerat. Det minskar risken för att verksamhetskritiska processer påverkas.
En genomgång av Dynamics 365-licenser kan vara komplex och tidskrävande. Implemas licensworkshop ger er stöd i att kartlägga nuläget, identifiera risker och förstå vilka licenskrav användarnas roller skapar.
Ni får ett tydligare beslutsunderlag och en prioriterad plan för hur roller, behörigheter och licenser kan anpassas – innan felaktig åtkomst påverkar kostnader eller kritiska processer.
Läs mer om Implemas Dynamic 365 Insight licensworkshop
Microsofts licensvalidering innebär att Microsoft kontrollerar om en användare har rätt licens för den funktionalitet som användarens roller och behörigheter ger tillgång till. Kontrollen sker på användarnivå och utgår från vilken åtkomst som har tilldelats i systemet. Därför räcker det inte att enbart titta på vilka funktioner användaren vanligtvis arbetar med.
Nej, de grundläggande licenskraven är i huvudsak desamma som tidigare. Förändringen är framför allt att Microsoft tydligare kontrollerar att varje användares licens motsvarar personens roller och behörigheter. Det gör att felaktigheter som tidigare inte fått någon direkt konsekvens kan bli synliga och påverka användarens åtkomst.
Om en användare saknar rätt licens kan åtkomsten till vissa funktioner i Dynamics 365 begränsas. Det kan innebära att personen inte kan utföra nödvändiga arbetsuppgifter, exempelvis registrera en order eller hantera ett annat verksamhetskritiskt flöde. En felaktig licens kan därför snabbt påverka både den enskilda användaren och verksamhetens kontinuitet.
Överlicensiering uppstår när företaget betalar för mer omfattande licenser än användarna faktiskt behöver. En vanlig orsak är att användare har för breda roller, äldre behörigheter eller tillgång till enstaka funktioner som utlöser ett högre licenskrav. Risken ökar i miljöer där roller och åtkomster har byggts på under flera år utan regelbunden uppföljning.
Företaget kan börja med att kartlägga användarnas arbetsuppgifter, roller, behörigheter och befintliga licenser. Därefter går det att identifiera onödig åtkomst och anpassa rollerna efter vad varje användare behöver kunna göra. Målet är inte att ta bort behörigheter generellt, utan att säkerställa rätt åtkomst och rätt licens för varje användare.
Licensbehovet fastställs genom att koppla samman användarens arbetsuppgifter med de roller och funktioner som krävs för att utföra dem. Analysen behöver visa vem som ska ha åtkomst till vad, vilka behörigheter åtkomsten medför och vilket licenskrav dessa skapar. Det ger ett bättre beslutsunderlag än att enbart utgå från befintliga licenser eller användarnas jobbtitlar.
Ansvaret bör delas mellan IT, systemförvaltningen och verksamhetens processägare. IT och systemförvaltningen kan analysera den tekniska rollstrukturen, medan processägarna bedömer vilken åtkomst användarna behöver i sitt dagliga arbete. När verksamhet och IT samarbetar minskar risken för både onödiga kostnader och felaktigt begränsad åtkomst.
Roller, behörigheter och licenser bör följas upp regelbundet och även när organisationen eller användarnas arbetsuppgifter förändras. En översyn är särskilt viktig när en medarbetare byter roll, när nya funktioner införs eller när befintliga roller byggs ut. Löpande uppföljning minskar risken för att gamla behörigheter samlas på hög och skapar högre licenskrav.
En licensworkshop skapar en samlad bild av användare, roller, behörigheter och de licenskrav som dessa ger upphov till. Analysen hjälper företaget att identifiera risker, onödig åtkomst och möjliga optimeringar. Resultatet blir ett prioriterat underlag för vilka åtgärder som bör genomföras först, utan att kritiska processer påverkas.
Consultant
Jag hjälper er till rätt D365 licenser
