Många företag har god kontroll över vilka Dynamics 365-licenser de betalar för – men inte alltid varför licenserna behövs.
I detta avsnitt av Implema Talks förklarar Oscar Hellenberg och Hampus Andersson hur en Dynamic 365 licensworkshop skapar en tydlig bild av sambandet mellan användare, roller, behörigheter och licenskrav. Genom att analysera den faktiska åtkomsten går det att identifiera både onödiga kostnader och risker med felaktig licensiering.
Målet är inte att ta bort så många licenser eller behörigheter som möjligt. Varje användare ska ha rätt åtkomst för sina arbetsuppgifter – varken mer eller mindre. Med ett tydligt nuläge kan företaget prioritera de åtgärder som ger störst effekt och samtidigt skydda verksamhetskritiska processer.
En lista över företagets Dynamics 365-licenser visar vad organisationen betalar för. Den förklarar däremot inte alltid varför varje licens behövs.
Licensbehovet påverkas av användarnas roller och de funktioner som rollerna ger åtkomst till. En användare kan därför ha en mer omfattande licens än arbetsuppgifterna egentligen kräver. Det kan också finnas användare vars åtkomst kräver en högre licens än den som har tilldelats.
För att förstå licenssituationen behöver företaget därför koppla samman fyra delar:
När dessa delar analyseras tillsammans blir det möjligt att se både optimeringsmöjligheter och potentiella risker.
Arbetet börjar med en kartläggning av Dynamics 365-miljön. Implema analyserar hur många användare som finns, vilka roller de har och vilka licenskrav som uppstår genom rollernas behörigheter.
I licensworkshopen går Implema också igenom hur Microsofts licensmodell fungerar och hur användarnas systemåtkomst påverkar vilken licens som krävs.
Analysen bygger på information direkt från Dynamics 365 och kompletteras med uppgifter från Power Platform Admin Center. Det ger en samlad bild av företagets användare, roller, behörigheter och tilldelade licenser.
Denna nulägesbild gör det lättare att besvara frågor som:
Licensoptimering behöver inte alltid innebära stora förändringar. I vissa fall kan en enskild behörighet eller funktion i en roll skapa ett högre licenskrav än vad användaren egentligen behöver.
Genom att identifiera sådana avvikelser går det att bedöma om behörigheten är nödvändig för användarens arbete. Om den inte behövs kan rollen justeras och licensbehovet minska.
Det kan ge en betydande effekt med en relativt begränsad insats, särskilt i organisationer med många användare. En liten förändring som kan tillämpas på flera personer kan få stor påverkan på den totala licenskostnaden.
Alla förändringar måste dock förankras i användarnas arbetsuppgifter. En lägre kostnad skapar inget värde om användaren samtidigt förlorar åtkomst till en funktion som verksamheten behöver.
Licensoptimering handlar inte enbart om överlicensiering. En analys kan även visa att användare har behörigheter som kräver en mer omfattande licens än den som har tilldelats.
Det kan skapa en risk vid licensvalidering eller granskning. Det kan också påverka användarens möjlighet att arbeta i Dynamics 365 om licensen inte motsvarar åtkomsten.
Företaget behöver därför identifiera båda typerna av avvikelser:
En hållbar licensstruktur balanserar kostnadskontroll med efterlevnad, säkerhet och verksamhetens behov.
Nej. Syftet är inte att ta bort så många behörigheter som möjligt. Målet är att varje användare ska ha rätt åtkomst för sina arbetsuppgifter – varken mer eller mindre.
För bred åtkomst kan leda till högre licenskostnader, ökad administration och säkerhetsrisker. För begränsad åtkomst kan i stället hindra användaren från att genomföra nödvändiga arbetsmoment.
I vissa fall kan en befintlig roll behöva delas upp. Användare med olika arbetsuppgifter kan då få mer anpassade roller i stället för att alla tilldelas samma breda roll.
Det viktiga är att förändringarna genomförs kontrollerat och med en tydlig plan. Innan en behörighet tas bort behöver företaget förstå hur den används och vilka processer som kan påverkas.
Implemas licensworkshop kombinerar en genomgång av Microsofts licensmodell med en analys av företagets faktiska Dynamics 365-miljö.
Workshoppen skapar en gemensam förståelse för hur licensmodellen fungerar och hur roller och behörigheter påverkar användarnas licenskrav.
Användare, roller, behörigheter och licenser analyseras för att skapa en samlad bild av den aktuella situationen.
Analysen visar var företaget kan vara överlicensierat, var det finns risk för otillräcklig licensiering och vilka roller eller behörigheter som driver kostnaderna.
Företaget får rekommendationer och en prioriterad plan för nästa steg. Fokus ligger på de åtgärder som kan ge störst effekt med en rimlig insats.
Nej. Företaget behöver inte förändra hela sin roll- och licensstruktur samtidigt.
Arbetet kan genomföras i etapper. Börja med de områden där risken är störst eller där det finns tydliga möjligheter till besparingar. Det kan exempelvis vara en särskilt bred roll, en stor användargrupp eller en enskild behörighet som driver ett högt licenskrav.
Med rätt insikter och en prioriterad plan går det att hantera de enklaste förbättringarna först. Därefter kan organisationen arbeta vidare med mer komplexa roller och processer.
Ett stegvis arbetssätt minskar risken för störningar och gör det lättare att följa upp effekten av varje förändring.
En licensworkshop ger företaget mer än ett underlag för möjliga besparingar. Den skapar också bättre styrning och långsiktig kontroll över Dynamics 365-miljön.
Med rätt roller, behörigheter och licenser blir miljön:
Företaget får dessutom ett gemensamt beslutsunderlag för IT, systemförvaltning och verksamhetens processägare.
En licensworkshop är en strukturerad genomgång av företagets användare, roller, behörigheter och licenser i Dynamics 365. Syftet är att förstå vilka licenser som krävs, varför de behövs och var det finns risker eller möjliga besparingar. Resultatet blir en nulägesbild och en prioriterad plan för fortsatt arbete.
Rollerna styr vilka funktioner en användare får åtkomst till. Denna åtkomst kan påverka vilken licens användaren behöver, även om personen inte regelbundet använder alla funktioner i rollen. Därför behöver rollernas faktiska innehåll analyseras – inte bara deras namn eller avsedda användningsområde.
Licensoptimering innebär att anpassa licenser, roller och behörigheter efter användarnas verkliga arbetsuppgifter. Målet är att undvika både onödigt omfattande licenser och otillräcklig licensiering. Varje användare ska ha rätt licens och rätt åtkomst för sitt arbete.
Ja. En enskild behörighet kan ge åtkomst till funktionalitet som kräver en mer omfattande licens. Om behörigheten finns i en roll som tilldelats många användare kan den få stor påverkan på den sammanlagda licenskostnaden.
För låg licensiering innebär att användarens tilldelade licens inte motsvarar den åtkomst som rollerna ger. Det kan innebära en risk vid licensvalidering eller granskning och i vissa fall påverka användarens tillgång till nödvändiga funktioner. Därför behöver även potentiell underlicensiering identifieras och hanteras.
Nej. Analysen visar vilka roller och behörigheter som behöver granskas närmare. Vissa roller kan redan vara korrekt utformade, medan andra behöver justeras eller delas upp. Förändringar bör endast genomföras när konsekvenserna för användarna och processerna är kända.
Ja. Det är ofta lämpligt att börja med de enklaste förbättringarna eller de områden som har störst risk och besparingspotential. Ett stegvis genomförande gör det möjligt att kontrollera effekten och undvika att verksamhetskritiska processer påverkas.
Arbetet bör involvera IT, systemförvaltning och verksamhetens processägare. IT kan analysera roller, behörigheter och licenser, medan verksamheten behöver bekräfta vilken åtkomst användarna faktiskt behöver. Samarbetet säkerställer att förändringarna fungerar både tekniskt och praktiskt.
Consultant
Vet ni vilka roller och behörigheter som driver era licensbehov – eller bara vilka licenser ni betalar för? I Implemas licensworkshop kartlägger vi sambandet mellan användarnas arbetsuppgifter, systemåtkomst och licenskrav. Ni får hjälp att identifiera onödiga kostnader, möjliga licensrisker och de förbättringar som bör prioriteras först. Resultatet är ett konkret beslutsunderlag för en mer kostnadseffektiv, säker och långsiktigt hållbar Dynamics 365-miljö.
