Ett affärssystem, även kallat ERP-system, är inget man byter i onödan. Det är ett stort, komplext projekt som kostar mycket pengar och påverkar hela organisationen. Många väntar tills affärerna, verksamheten och personalen börjar bli lidande. Gör inte det! Du har mycket att vinna på att inte sticka huvudet i sanden. Börja med att gå igenom företagets behov. Kommer ert nuvarande affärssystem att kunna tillgodose dem? Om inte kan det vara dags att agera.
7 goda skäl att byta affärssystem
Företaget växer
Transaktionsmängden ökar och organisationen utvecklas, men det befintliga systemet hänger inte med. Förr eller senare drabbar det företagets lönsamhet. Många företag byter affärssystem av just det hr skälet, som vi kommer att titta närmare på i nästa kapitel.
Företagsförvärv eller konsolidering
Affärssystemet ska stödja flera länder eller bolag men räcker inte till. För att leva upp till kraven på koncerngemensamma arbetssätt och rutiner behöver ni samla alla delar av företaget under ett och samma system. Det är inte minst en utmaning att införa en enhetlig finansiell rapportering och att konsolidera bolagsrapporterna i en gemensam koncernrapport.
Ni håller på att bli frånåkt av konkurrenterna
En vacker dag inser du att ni riskerar att hamna på efterkälken och tappa affärer till konkurrenterna. För att stärka företagets konkurrenskraft behöver ni börja arbeta effektivare och rationalisera era affärsprocesser. För att kunna arbeta proaktivt och fatta välgrundade beslut behöver rätt personer få rätt information, i rätt tid, och på rätt plats. Vilket i sin tur kräver datadrivna analyser och prognoser baserade på stora mängder välstrukturerad data. Om informationen är utspridd i en mängd olika isolerade system så har du ett mycket konkret problem. Inaktuell eller opålitlig data duger inte längre. Det håller inte att gissa vad kunderna kommer att köpa om konkurrenterna vet.
Kostnaderna växer
Verksamheten blir bara dyrare och dyrare. Äldre affärssystem är ofta orimligt dyra att underhålla, inte minst företagsdrivna system fulla av egna anpassningar. För varje nytt stödsystem ni lagt till har kostnaden för licenser och underhåll av de olika plattformarna växt som en snöboll i rullning. Er tekniska skuld har förfallit för betalning. Minst lika viktig är förstås den växande kostnaden av ineffektiva arbetsprocesser och utblivna affärer.
Produktiviteten dras ned av ineffektiva arbetssätt
Ni drar inte nytta av den digitala tekniken. Era arbetssätt är följden av affärssystemets begränsningar. Dagens affärssystem i molnet möjliggör en helt ny nivå av flexibilitet. Med ett modernt system skulle du och dina medarbetare snabbt kunna godkänna fakturor, få fram säljstatistik eller kolla lagersaldot när som helst på dygnet oavsett om ni är på kontoret, ute hos kund eller jobbar hemifrån. Ni skulle slippa gräva i flera olika system eller tjata till er siffror från andra avdelningar. Om alla har tillgång till den information de behöver och all data är synkad kan ni fatta bättre beslut, arbetet löper på snabbare och det görs mindre fel. För att inte tala om allt manuellt arbete som kan automatiseras.
Systemet kan inte anpassas till omvärden
Företagets affärssystem är inte flexibelt nog för att kunna anpassas till omvärldens snabba förändringar. Anpassning är en överlevnadsfråga. Om ni ska köpa upp ett företag eller expandera utomlands kan dålig integration mellan utspridda stödsystem sinka er rejält. Många får problem när de ska lansera en ny affärsmodell, som att börja sälja i fler kanaler, via abonnemang, på nätet eller via återförsäljare.
Kunderna får inte den service de förväntar sig
Kundupplevelsen blir allt viktigare i kampen om kunderna, inte minst för e-handelsföretagen. Många strävar efter en 360° vy av kunden, som bland annat innebär att den kunden kontaktar behöver ha tillgång till alla interaktioner som kunden har haft med företaget för att kunna erbjuda en enhetlig och professionell service. Det kräver att affärssystemet är integrerat med CRM-systemet. För att erbjuda en smidig hantering av alla kund- och leverantörsärenden blir det allt viktigare att ha tillförlitliga automatiska flöden, till exempel för order- och fakturahantering. Alla som har kundkontakt behöver tillgång till uppdaterad information om kunderna – det är dyrt att tappa dem.
Om det är dags, vänta inte
Om du har kommit fram till att ert nuvarande system inte levererar vad det behöver för att företaget ska nå målen, vänta inte för länge med att skrida till verket. Varje dag som verksamheten rullar på som om det regnade kan kosta stora pengar, oavsett om det är i form av uteblivna rationaliseringar, låg produktivitet eller förlorade kunder. Eftersom rätt IT-stöd är så verksamhetskritiskt idag är ”vänta och se” i regel en riskabel strategi.
