Nytt affärssystem – snabb implementering viktigare än du tror

Dela med dig:
Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email

Om du står inför beslutet att köpa in ett nytt affärssystem finns det många faktorer att ta hänsyn till: kostnad, risk och flexibilitet bara för att nämna några. Men en av de allra viktigaste är ofta underskattad: hur lång tid det tar att få det i drift.

Affärsvärdet per timme sjunker efter en viss tid

Förr eller senare når ett projekt en punkt då varje arbetstimme genererar allt mindre nytta. Den berömda 80/20-regeln är en spin-off av socionomen Vilfredo Paretos upptäckt att 20% av den italienska befolkningen ägde 80% av egendomen. Numera står den för att 20 procent av orsakerna påfallande ofta står för 80 procent av verkan. Eller, i ett projekt: 20 procent av arbetet ger 80 procent av effekten. Om vi identifierar och inriktar oss på de effektivaste 20 procenten i början av projektet är det logiskt att affärsvärdet per timme börjar sjunka efter en viss tid. Det gäller inte minst när det handlar om att implementera ett nytt affärssystem. Förr eller senare börjar man finjustera, titta på ”nice-to-haves” och lägga tid på saker som inte tillför lika mycket. Tidsfaktorn har visat sig ha större betydelse än vad många tror. Därför försöker vi alltid minimera tiden från projektstart till driftsättning, för att sen stegvis utöka affärsnyttan.

Fastna inte i analys och teoretiska krav

Många konsulter har en tendens att vilja börja med en stor analys. Med en affärsmodell som bygger på antal konsulttimmar är det förstås ett ändamålsenligt beteende. Och visst är det sant att tid som läggs på att förstå vad som ska göras och varför innan projektet drar igång, ökar sannolikheten för att det ska bli framgångsrikt. En viss analys och planering brukar behövas.

Men snart når man en punkt där det är oklart om det faktiskt gynnar slutresultatet, och inte bara för att det kostar dig onödiga konsulttimmar. Alltför omfattande GAP-analyser och behovsanalyser kan i värsta fall leda in på fel spår. Att försöka tänka ut de perfekta arbetsflödena och processerna i teorin är svårt. Det är många gånger mycket bättre att släppa det och fokusera på vad man vill kunna göra, baserat på möjligheterna det nya affärssystemet ger. Fråga dig själv och dina kollegor: hur kan ett nytt system bidra till största möjliga affärsnytta för oss? Ofta visar sig den nya systemplattformen kunna erbjuda det som behövs utan att behöva ta till dyra, unika anpassningar. För att komma fram till de bästa lösningarna för er verksamhet behöver ni lära känna systemet och testa er fram. När du och dina kollegor faktiskt använder systemet har ni helt andra möjligheter att ge relevant feedback som kan användas för att optimera arbetsflöden och konfigurera systemet därefter. Först då har ni förutsättningar att komma fram till de bästa lösningarna.

Så ju förr ni kan få ert nya ERP-system i drift, desto bättre.

Hur snabb är en implementering?

Att säga något om hur lång tid som krävs för att leverera ett affärssystem som uppfyller kravspecifikationen är lite som att svara på frågan ”hur långt är ett snöre?” Det varierar och beror alltid på förutsättningarna, som er typ av verksamhet, dess storlek, vad ni behöver kunna göra och så vidare.

Fast något kan man ändå säga.

Det finns många exempel på projekt som fortsatt och fortsatt långt efter att de skulle ha varit klara. De fortsätter bara att generera kostnader utan att generera affärsnytta, alltmedan investeringens ROI sjunker och nya affärer riskeras. Det är ingen bra plats att vara på. Gå inte dit, för att direktöversätta ett engelskt uttryck.

Vi kan inte säga hur lång tid det behöver ta för ditt företag att byta affärssystem utan att veta lite mer. Men vad vi faktiskt kan säga är att vi har implementerat nya system på 3-6 månader från order till skarp drift. Då har det varit system i molnet, vilket kan rekommenderas eftersom det möjliggör en snabb implementation. Men så är vi ju också specialister på att minimera tiden från idé till affärsnytta.

Dela med dina vänner

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på pinterest