Snabb implementation
Tidsfaktorn har inte bara stor betydelse för risken, utan också för vilken avkastning ni får på investeringen i ert nya affärssystem. Tid är pengar. Efter en viss tidpunkt i projektet ger det allt mindre nytta per timme.
”Analysera inte ihjäl er”
Robert Grahn, Försäljningschef Dynamics 365, Implema
Att fastna i GAP-analyser och rita upp teoretiska processkartor är inte det bästa sättet att få fram ett system som genererar det största affärsvärdet. Det kan se bra ut när medan man håller på, men att försöka föreställa sig de bästa arbetssätten och flödena i förväg fungerar sällan i praktiken.
Risken är att man får ”samma” system som man redan har och missar en del av finesserna med de nya affärssystemen. Då är det bättre att snabbt komma igång med systemet och ta beslut under resans gång utifrån vad standardfunktionerna erbjuder.
De stora systemen erbjuder i regel en sådan bredd av standardfunktioner och lösningar att de möjliggör allt du och dina medarbetare kommer att vilja göra – och mer därtill.
Ju snabbare ni kommer ingång med det nya affärssystemet, desto tidigare börjar ni dra nytta av effektivisering och bättre insikter om verksamheten, vilket också ökar din ROI. Ju förr kostnadsbesparingarna börjar synas på marginalen desto bättre.
Det nya affärssystemet kan dessutom mycket väl visa sig vara en förutsättning för att ta tillvara nya affärsmöjligheter och att få upp lönsamheten i bolaget. Vinster som infaller tidigt är mer värdefulla än de som infaller senare – eller inte alls.
Antal timmar måste inte avgöra priset
”En arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den.”
Erfarenhet visar att Parkinsons berömda lag faktiskt stämmer. Det har i det närmaste blivit norm för konsultbolag inom IT att bygga sin affär och sin lönsamhet på att sälja så många timmar som möjligt. Det leder till onödigt omfattande förstudier, GAP-analyser och processkartläggningar.
Det finns uppenbara fördelar med att välja en partner med en betalningsmodell som ger dem incentiv att vara tidseffektiva. Nya affärssystem implementerats på 3-6 månader från beställning till att det är i full drift i verksamheten, detta sagt med brasklappen att tidsspannet förstås beror på förutsättningarna.
Undvik unika anpassningar
Grovt sett kan du dela upp kostnaden i en licensdel som numera brukar ingå i månadsavgiften, en projektdel, och en del med anpassningar som utvecklas för en specifik kund.
För att maximera ROI gäller det att minimera anpassningsdelen, eftersom den ofta är dyr, onödig och omöjlig att estimera. Det finns exempel på projekt som blivit tre gånger så dyra som förväntade på grund av oförutsedda anpassningar. Så håll örnkoll på anpassningarna.
Affärssystem i molnet
Ett affärssystem i molnet är snabbare och enklare att implementera eftersom den normalt är mindre komplext än ett system som står hos företaget. Ni slipper dessutom lägga tid och pengar på uppgraderingar och kan dra nytta av att alltid ha den senaste versionen och funktionerna.
De stora systemen är anpassade till behoven hos en enorm kundbas i hela välden. Molnet är demokratiskt eftersom det ger ett litet företag möjlighet att använda samma avancerade system som de globala jätteföretagen.
Titta på investeringens totala kostnad över tiden, Life Cycle Cost (LCC), och sätt den i relation till hur affärsystemet kommer att ha utvecklats om 3-5 år. Det är här den stora nyttan med molntjänster kommer in i bilden.
Att köpa ett affärssystem är inte som att köpa möbler till kontoret, det behöver fortsätta utvecklas när det uppstår nya behov i verksamheten och på marknaden.
Med en bra molnlösning har ni en hypermodern lösning även efter 5 år, eftersom din partner kommer att uppdatera den regelbundet. I en traditionell icke-molnlösning skulle man kanske ha behövt genomföra tre projekt under den tiden för att upprätthålla samma konkurrenskraft och lönsamhet. Långsiktighet är det som gäller om man vill få ut det mesta ur sitt nya affärssystem.
