När Microsoft skärper valideringen av licenser i Dynamics 365 Finance & Supply Chain räcker det inte längre att “ungefär” ha rätt. För många organisationer innebär det ökade kostnader – eller i värsta fall störningar i verksamheten. För att möta den nya verkligheten lanserar Implema nu ett erbjudande som ger kontroll över licenslandskapet. Här förklarar Hampus Andersson vad som förändras – och varför många behöver agera snabbare än de tror.
Hallå där, Hampus Andersson, ni har precis lanserat ett nytt erbjudande kopplat till Dynamics 365-licenser, varför då?
– Microsoft förändrar hur licenser i Dynamics 365 Finance & Supply Chain valideras. Det som tidigare i praktiken varit en mer administrativ fråga blir nu något som faktiskt styrs av hur systemet används på riktigt. Det är användarnas roller, och vad de faktiskt har tillgång till, som avgör vilken licens som krävs.
Det gör att många organisationer plötsligt behöver förstå sitt licensupplägg på en helt annan nivå än tidigare.
Vad innebär det här i praktiken för företag som kör D365 idag?
– För många innebär det att man får en tydligare koppling mellan behörighet och kostnad. Har du tilldelat bredare access än vad som faktiskt behövs, vilket är ganska vanligt, så kommer det att synas direkt när valideringen skärps.
Det kan leda till två saker: antingen att kostnaderna ökar eller att användare riskerar att bli blockerade om licenserna inte matchar deras faktiska åtkomst.
Varför har det här blivit en så stor fråga just nu?
– Microsoft började rulla ut den nya licensvalideringen nu i januari. Utrullningen sker successivt och triggas när respektive organisation har sin licens- eller avtalsförnyelse. Varningar och validering aktiveras med andra ord vid olika tidpunkter för olika organisationer. Och för vissa av dem kan det dyka upp relativt snart – och plötsligt.
Samtidigt har licenshantering historiskt inte varit prioriterat på det här sättet. Fokus har legat på att få verksamheten att fungera, inte på att optimera roller och behörigheter i detalj.
Nu blir det plötsligt en affärskritisk fråga och många företag är nog oförberedda.
Ni pratar om både risk och kostnad. Vad är den största risken om man inte agerar?
– Den största risken är nog att man underskattar hur direkt kopplingen är mellan systemdesign och licenskostnad.
Det handlar inte bara om att “ha rätt licens”, utan om hur roller och så kallade duties och privileges är uppsatta. Om det inte är genomtänkt kan det både driva onödiga kostnader och skapa operativa problem.
I värsta fall kan användare tappa åtkomst till funktioner de behöver i sitt dagliga arbete. Då blir det snabbt en verksamhetsfråga, inte en it-fråga.
Och det är här ert nya erbjudande kommer in?
– Precis. Vi har tagit fram en D365 License Insight Workshop för att hjälpa organisationer få kontroll innan det här blir ett problem.
Det handlar om att skapa en tydlig bild av nuläget: vad driver kostnaderna, var finns riskerna och vad kan man faktiskt göra åt det – utan att påverka verksamheten negativt.
Vad får man konkret ut av workshopen?
– Tre saker, framför allt. För det första: en förståelse för vad som faktiskt driver licenskostnaden. Många blir förvånade när de ser hur stor påverkan rollstrukturen har.
För det andra: en tydlig bild av var riskerna finns, innan de leder till störningar.
Och för det tredje: en konkret plan framåt. Inte bara insikter, utan vad man faktiskt ska göra nästa vecka, nästa månad och på lite längre sikt.
Vilka bör agera på det här nu?
– Alla organisationer som använder Dynamics 365 Finance & Supply Chain och har vuxit över tid.
Har man gjort flera förändringar, lagt till roller eller haft olika personer som satt upp behörigheter genom åren, ja då finns det nästan alltid en förbättringspotential.
Och kanske viktigast: det här är inte bara en it-fråga. Det berör ekonomi, styrning och hur man faktiskt använder sitt affärssystem.
Om du ska sammanfatta, varför är det här viktigt att ta tag i nu?
– För att det som tidigare varit “bra att ha koll på” nu blir avgörande för både kostnad och kontinuitet i verksamheten. Det är bättre att förstå och justera i tid än att bli överraskad när valideringen slår igenom.
Läs mer om workshopen här: D365 License Insight Workshop – Implema
