Har du investerat i Microsoft Dynamics 365? I så fall behöver du lägga en plan för hur du ska se till att företaget får ut så stor effekt av det som möjligt, och det gör du i form av en förvaltningsplan.
Få ut maximalt av ditt affärssystem
I min roll som affärsutvecklare möter jag ibland företag som har fått hjälp att implementera ett nytt affärssystem, men inte fått vägledning eller insikter om vikten av förvaltningen framåt.
Det kan leda till att man inte utnyttjar möjligheterna med affärssystemet fullt ut. Det försämrar också möjligheterna för att säkerställa att systemet utvecklas framåt, tillsammans med företagets affär och verksamhetsbehov. Det kan leda till att affärssystemet över tid blir en sämre anpassad lösning för företaget.
Förvaltningsplanen framtidssäkrar din investering
För att effektivisera och även vidareutveckla användningen av systemet behövs alltså en förvaltningsplan. Genom den kan du lägga en plan för att utveckla affärskritiska funktioner framåt och på så sätt framtidssäkra företagets affärssystem med en utveckling som sker parallellt med verksamhetens och marknadens utveckling över tid.
De olika delarna i en förvaltningsplan
Oavsett vilket affärssystem du har behövs en förvaltningsplan för att få ut maximal effekt av systemet. Det gäller också oavsett hur mycket du hanterar i din egen organisation eller tillsammans med en förvaltningspartner. Förvaltningsplanen kräver tydlig förankring internt, och därför bör den också vara tydligt beskriven och dokumenterad.
Förvaltningsplanen ska innehålla och beskriva:
- Rutiner och processer
- Förvaltningsteam, roller och ansvarsområden
- Verktyg och dokumentation
- Process för support och vidareutveckling
- Hantering av uppdateringar
Vissa delar i förvaltningsplanen kan vara systemberoende, vilket innebär att det finns särskilda omständigheter för det specifika systemet som du behöver utgå ifrån när du gör din planering.
I den här artikeln utgår jag ifrån Microsoft Dynamics 365 för att du ska få insikt om hur deras automatiska uppdateringar fungerar, men de övriga delarna gäller alltså för vilket system du än sitter i.
Så skapar du en förvaltningsplan för Microsoft Dynamics 365
Rutiner och processer
Utbildning för att hantera förändringarna med interna ambassadörer.
Nu när du har ett nytt system på plats behöver du se till att användarna också förstår hur de använder det på bästa sätt. Det är en omställning för organisationen med nya system och människor är olika vad gäller förmågan att ta till sig nya system och verktyg.
De personer som utbildats till Superusers i implementationsprojektet bör fortsatt hålla sig uppdaterade, utbilda organisationen vidare eller utbilda andra kollegor som kan ta den rollen framåt i organisationen.
Det här är resurser som blir experter på systemet och som kan ansvara för att sprida kompetensen i organisationen och hjälpa medarbetarna att hantera systemet.
Om du använder dig av en extern samarbetspartner är det viktigt att välja en som har tydliga processer för hur en sådan utbildning går till, eftersom det är kritiskt för att din verksamhet snabbt ska komma igång med det nya systemet.
Förvaltningsteam, roller och ansvarsområden
Beroende på hur din verksamhet ser ut och vilken samarbetspartner du valt för din integration och förvaltningen framåt så bör du se till att skapa ett förvaltnings- & utvecklingsteam.
Det kan exempelvis vara personer som var involverade i integrationen, utvecklingsavdelningen, representanter från era olika delar i verksamheten (ekonomi, försäljning, lager etc), support och systemägare.
Syftet är att de tillsammans bygger upp ett gemensamt ansvar och fokus med tydligt uppsatt struktur och processer för hur alla olika förvaltningsdelar kan skötas så smidigt som möjligt.
Förvaltningen är, som jag nämnt tidigare, en väldigt viktig del i att ta hand om investeringen och utveckla den till sin fulla potential. Därför blir också teamet väldigt viktigt, eftersom dess huvuduppgift är att se till att kvaliteten i lösningen upprätthålls och att vidareutveckla den i takt med förändrade behov och nya möjligheter.
Teamet ansvarar för rutiner och processer, och jobbar på att förbättra och effektivisera dessa framåt. De bör även vara ytterst ansvariga för utbildningen i systemet av nya användare, för all form av systemdokumentation och även för hur data ska hanteras vad gäller lagring och användning i systemet.
Verktyg och dokumentation
Vilka verktyg använder din organisation för förvaltning, och vilka använder era samarbetspartners? Det är viktigt att förstå hur processerna kring verktygen ser ut och vilka användare i din organisation som ska ha tillgång till dem.
Det är inte helt ovanligt att man har någon eller några specifika personer som har tillgång till dem, och som även fungerar som ett filter innan förfrågningar skickas vidare.
Dokumentationen bör innehålla, förutom processbeskrivningar kring de verktyg som används i förvaltningen, detaljerade beskrivningar kring integrationer, tredjepartsprodukter eller andra beroenden och eventuella anpassningar.
Process för support och vidareutveckling
Några nyckelfrågor du bär ställa är:
- Hur ser du till att allt fungerar och flyter på?
- Vilka kostnader har du för supportfunktionen?
- Finns det resurser och kompetens internt för supportfunktionen?
- Hur mycket ska du lägga på en extern partner?
- Vilka resurser har du internt som är kvalificerade att ta hand om supporten, och vad krävs för att de ska kunna hantera detta för ert nya system?
För arbetet ni lägger på en extern samarbetspartner – ta reda på hur supporten fungerar och är bemannad:
- Hur ser deras process ut för olika typer av supportärenden, från allmänna frågor till andra kritiska incidenter?
- Har du möjlighet att följa ett supportärendes status, och vilka krav ställer leverantören när de tar emot ett ärende? Det har stor inverkan på effektivitet och kan orsaka stor frustration om dina medarbetare inte får hjälp på ett snabbt och smidigt sätt.
För att affärssystemet ska passa din verksamhet även framåt behövs en plan för vidare utveckling och användande av systemet. Det kan vara funktioner som redan finns och som ska vidareutvecklas för att möta nya krav eller behov på marknaden eller i verksamheten.
Det kan också vara nödvändigt att utreda och sjösätta nya funktioner, appar, tredjepartsprodukter (ISV) eller annan ny standardfunktionalitet som kan ge ett bra verksamhetsstöd.
Även förvaltningen av systemet blir smidigare med färre anpassningar, eftersom det innebär enklare felsökning och supportåtgärder med standardinstallationer. Så håller du dig så långt som möjligt till standard kan du alltså förvalta systemet på ett så tids- och kostnadseffektivt sätt som möjligt.
Hantering av uppdateringar
Har du investerat i Microsoft Dynamics 365 så har du ett molnbaserat affärssystem som är framtaget för att alltid vara aktuellt eftersom Microsoft löpande utvecklar nya funktioner för digital transformering. Därför bygger systemet på att det kontinuerligt kommer nya uppdateringar, som släpps vid åtta tillfällen per år.
Minimitakten på uppdatering är två tillfällen per år. På Implema har vi en process för fyra uppdateringar per år som vi ser passar våra kunders behov bäst, så det är vad jag skulle rekommendera dig också. I denna process tar vi varannan av de 8 uppdateringarna som kommer årligen från Microsoft.
Huvudskälen är för att det då ger access till Quality Updates från Microsoft, som innehåller bugfixar, patcher med mera. Att ta denna uppgraderingstakt brukar också falla ut bra kring semestrar, bokslut med mera.
Inför varje uppdateringstillfälle släpper Microsoft kommande produktuppdateringar i en offentlig produktöversikt där du kan se vad som blir tillgängligt i nästa våg av uppdateringar.
Det här upplägget ställer som du förstår stora krav på förvaltningen av systemet.
Frågor du bör ställa dig:
- Hur säkerställer du vilka uppdateringar som ska genomföras i systemet och hur planerar du för att genomföra uppdateringarna?
- Hur går du till väga för att analysera hur uppdateringarna påverkar dina befintliga funktioner och hur planerar du för att testa funktionerna efter uppdateringen?
Det är viktigt att ha en tydlig struktur för dessa processer för att effektivisera arbetet och minska risken för systemfel eller stopp.
Tips! Se det inspelade webinariet där jag guidar dig igenom hur de automatiska uppdateringarna från Microsoft Dynamics 365 fungerar – ”Så blir du vän med Microsoft Dynamics 365 One version”
Frigör resurser och uppnå bättre resultat
Lägger du en plan för de här 5 delarna har du goda förutsättningar att få ut maximal effekt på ditt affärssystem. Det kan dock vara mer utmanande i praktiken än man först förutsåg eller uppskattade.
Om du inte har möjlighet att lägga resurser på att hantera förvaltningen så är lösningen att välja en partner för de områden där ni behöver stöttning. Det kan dessutom vara värdefullt för att frigöra resurser som kan fokusera på andra delar.
Och genom att lägga ansvaret hos någon som dedikerat tar ditt företag framåt med ditt nya affärssystem för att du ska få ut maximal effekt av det kan du uppnå ännu bättre resultat i verksamheten.
MADELEINE HOFFSTEN,
SALES MANAGER & BUSINESS DEVELOPMENT
