FUJIFILM Diosynth Biotechnologies gick live på bara sex månader – en rekordtid inom Life Science, som möter helt andra och tuffare krav än många andra branscher. Här delar de med sig av utmaningar, insikter och framgångsfaktorer från resan.
FUJIFILM Diosynth Biotechnologies är ett globalt kontraktsutvecklings- och tillverkningsföretag (CDMO) inom bioteknik. De utvecklar och producerar biologiska läkemedel, vacciner och avancerade terapier för några av världens ledande Life Science-företag
Ett projekt i rekordfart
Att implementera ett nytt affärssystem inom Life Science kan ofta ta flera år. Strikta regulatoriska krav gör att varje process måste dokumenteras och valideras i detalj.
Mot den bakgrunden är FUJIFILM Diosynth Biotechnologies resa unik: tillsammans med Implema och danska Implement Consulting Group gick de live med ett fullt validerat SAP S/4HANA-system på bara sex månader – mitt under en pandemi och total lockdown i Danmark. Hur var det möjligt? Och vilka lärdomar kan andra företag ta med sig?
I ett panelsamtal under Implema Inspire, lett av journalisten Sabinije von Gaffke, delade tre nyckelpersoner med sig av sina perspektiv:
- Christian Houborg, VP Product Supply, FUJIFILM Diosynth Biotechnologies – ansvarig på kundsidan och projektets främsta sponsor.
- Preben Holst-Nielsen, Business Advisor, Implement Consulting Group – rådgivare med lång erfarenhet av Life Science och SAP S/4HANA.
- Katarina Sutrowitz, Sales Director, Implema –bidrog med insikter om metodik och samarbete.
Valet av plattform och partner
För att lyckas med en så ambitiös satsning krävdes inte bara rätt val av system utan också rätt samarbetspartner. FUJIFILM Diosynth Biotechnologies stod inför ett avgörande beslut: att lämna sin tidigare plattform bakom sig och satsa fullt ut på SAP S/4HANA – och samtidigt hitta en partner som kunde matcha både tempot och de höga kraven i Life Science.
Vi tog det djärva beslutet att helt lämna vår tidigare plattform och gå över till SAP. Målet var att välja en framtidssäker plattform som vi kunde växa med och utveckla affären på. Att gå live med SAP S/4HANA inom Life Science på bara sex månader hade aldrig gjorts tidigare, så det var förstås en enorm utmaning.
– Christian Houborg, VP Product Supply, FUJIFILM Diosynth Biotechnologies
Det första mötet med Implema i Köpenhamn blev avgörande:
– Efter att Implema presenterat sitt arbetssätt, sin modell, budget, resurser och tidsplan bad vi dem lämna rummet för att kunna prata internt. Så fort dörren stängdes gjorde vi high-five. Plötsligt kände vi att det faktiskt var möjligt! Vi hade hittat en partner vi kunde arbeta dynamiskt och agilt med, inom den tidsram vi själva satt. Det som imponerade mest var att Implema menade att detta faktiskt var en normal tidplan för dem.
Även Implema kände att mötet var speciellt, minns Katarina Sutrowitz:
– För oss var det en ”perfect match”. Redan i taxin på väg tillbaka till flygplatsen firade vi för vi kände att alla förutsättningar fanns på plats. Kunden var engagerad, avsatte rätt resurser och köpte in på det agila arbetssätt vi alltid strävar efter i våra projekt.
Framgångsfaktorerna
- Branschkunskap och erfarenhet
– Ett rätt sammansatt team är helt avgörande, säger Preben Holst-Nielsen. Vi behövde en partner som både kunde SAP S/4HANA och hade erfarenhet av greenfield-implementationer – och som dessutom kände till Life Science och de regulatoriska krav som ställer helt andra krav på dokumentation, spårbarhet och validering. Just den kombinationen var avgörande för att vi skulle lyckas genomföra ett validerat projekt på så kort tid. Där levererade Implema. - Håll fast vid standard
– Varje gång vi stod inför ett val gick vi på SAP standard, berättar Christian Houborg. Utan det tänket hade vi aldrig klarat projektet på sex månader. Och inom Life Science är det ännu viktigare. Ju mer vi kan luta oss mot beprövade standardprocesser, desto enklare blir valideringen och desto snabbare kan vi gå live. - Aktivt sponsorskap och snabba beslut
– Istället för styrgruppsmöten var sjätte vecka hade vi en ledning som var närvarande varje dag och kunde fatta beslut direkt, förklarar Holst-Nielsen. Det höll tempot uppe. - En tajt tidplan som styrka
– En kort tidplan skapar fokus och förenklar prioriteringar, säger Katarina Sutrowitz. Allt onödigt skalas bort. Vi fokuserade på kärnprocesserna och höll fokus genom hela projektet.
Teamkänsla och ledarskap
Ett tema återkom gång på gång: lagandan.
– Vi var som ett enda stort team utan gränser mellan de tre företagen, säger Houborg. Vår gemensamma vision, till och med ambitionen att slå världsrekord i att gå live med SAP S/4HANA inom Life Science, gav oss energin att testa nya arbetssätt och ge det lilla extra. Projektorganisationen byggdes upp kring end-to-end processflöden snarare än traditionella funktionssilos. På så sätt fick teamen ansvar för hela processer som logistik, kvalitet och lager – inte bara isolerade delar, berättar Holst-Nielsen.
– Jag blev särskilt imponerad av visualiseringen, fyller Katarina Sutrowitz i. Projektrummet var som ett war room, allt var förberett för snabba stand-ups och beslut. I kombination med det starka engagemanget från högsta ledningen gjorde det en enorm skillnad.
Bestående lärdomar
Den första siten gick live på sex månader – i tid, inom budget och fullt validerad. Projektet blev en milstolpe, både för FUJIFILM Diosynth Biotechnologies och för hela projektteamet.
De viktigaste lärdomarna – värdet av standardprocesser, ett starkt sponsorskap, branschspecifik kompetens och ett sammansvetsat team – är lika relevanta idag.
Erfarenheterna inspirerar fortsatt arbete med SAP S/4HANA, och visar att även de mest reglerade branscher kan lyckas på rekordtid när vision, samarbete och ledarskap går hand i hand.
