Philip Wahlberg, system-och hållbarhetsansvarig på StepLock (till vänster) och Fredrik Stendal, vd på StepLock
När StepLock behövde ett nytt, robust och framtidssäkrat affärssystem föll valet på S/4HANA Cloud Public Edition. På rekordtiden 12 veckor fick de tillsammans med Implema sitt nya affärssystem på plats.
StepLock är ett svenskt, familjeägt företag med huvudkontor och produktionsanläggning i Västerås. De är marknadsledande inom elektromekaniska lås och passersystem och har cirka 100 medarbetare. De senaste åren har präglats av kraftig tillväxt och expansion utomlands. Ambitionen är att fortsätta växa och expandera till nya marknader internationellt.
Behov av nytt molnbaserat och framtidssäkrat affärssystem
Under sensommaren 2022 hade StepLock hamnat i ett läge som inte är ovanligt för växande bolag: de hade vuxit ur sitt affärssystem. Det i sin tur satte hinder för vidare expansion. Ledningen insåg att de skulle behöva ett nytt, mer robust, hållbart och flexibelt affärssystem.
Företagskulturen på StepLock präglas starkt av decentralisering och medarbetarna är ofta involverade i olika beslut, så även denna gång. I en gemensam process kom ledning och medarbetare fram till vad bolaget och respektive avdelning behövde för att ”framtidssäkra” sina affärer och sitt arbete. De landade i att de behövde ett affärssystem som var skalbart och hade ”global tillgänglighet”. Dessutom med ökad effektivitet och förbättrat processtöd. Bland annat behövde de snabbt och enkelt kunna skapa nya processer när de ska starta upp nya bolag i andra länder och snabbt kunna anpassa sig till ökat tryck i befintliga processer när efterfrågan stiger. Efter en upphandling föll valet på det molnbaserade affärssystemet SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Delvis på grund av SAP:s styrka inom best practice-processer och ett inbyggt stöd för de olika legala kraven i de flesta länder. Men också för att ett molnbaserat affärssystem ligger i linje med att StepLock själva erbjuder ett passersystem som är byggt kring molnbaserad teknik och är väl medvetna om dess fördelar.
Implema fick förtroendet att implementera.
SAP S/4HANA Cloud Public Edition på 12 veckor med Implema Way
Som alltid när Implema är med arbetade man enligt Implema Way. Bland annat innebär det att snabbt, tryggt och effektivt skapa en stabil och kraftfull best practice-plattform för att sedan utveckla stegvis. Det ger många fördelar, inte minst att investeringsbeslut tas först när kunden vet vad de verkligen behöver.
För StepLock identifierades att de skulle implementera Finance, Manufacturing, Sales, Sourcing & Procurement, Supply chain och Warehouse Management och dessutom sätta upp ett antal integrationer (automatiserad fakturahantering genom EDI och Peppol, integration mot bank samt stöd för inläsning och tolkning av leverantörsfakturor). Detta skulle genomföras i två länder, Sverige och Norge.
Arbetet med att implementera påbörjades under hösten 2023 och den 1 december 2023 kunde de gå live med ett helt nytt molnbaserat affärssystem – efter rekordsnabba 12 veckor! Nu har StepLock ett flexibelt och skalbart affärssystem på plats, som dessutom uppdateras enkelt med de senaste versionerna och funktionerna. Dessutom har systemet ett stort utbud av funktioner med den senaste tekniken som möjliggör nya, smarta arbetssätt.
Med det nya systemet på plats får StepLock mer stöd på alla fronter och har redan sett stora vinster.
– En viktig del för mig är de rapporter vi nu kan få fram. Tidigare har jag varit hänvisad till Excel eller behövt begära in rapporter från respektive person på lager, produktion, etc. Nu kan jag få en översikt över status för all information samlad och det dessutom i realtid, säger Fredrik Stendal, vd på StepLock.
– Vårt nya affärssystem är också oerhört värdefullt eftersom det ger oss flera olika lösningar som vi kan använda i vår verksamhetsutveckling, säger Philip Wahlberg, system-och hållbarhetsansvarig på StepLock och projektledare för projektet från StepLocks sida.
Framgångsfaktorer i projektet
Förberedelser och Readiness
En viktig del i att projektet kunde genomföras så snabbt och framgångsrikt är de förberedelser som föregick projektet. Erfarenhet visar nämligen att det arbete som görs innan är minst lika avgörande som själva implementationen. En stor anledning till att it-projekt misslyckas är just att organisationen inte står tillräckligt förberedd inför de kommande förändringarna och att det saknas en tydlig bild av vilka förberedelser som krävs.
– Genom att tidigt involvera organisationen och i en gemensam process definiera behoven, hade teamet på StepLock redan skapat både acceptans,”buy in” och engagemang, vilket var otroligt bra för projektet. Det skapade hög motivation och minskad rädsla för förändrade arbetssätt, förklarar Anders Odhnoff, projektledare och konsultchef på Implema och tillägger:
– Tillsammans genomförde vi också en Readinessfas, innan själva implementationsprojektet startade, vilket gjorde att alla var väl förberedda när vi sen drog igång. Sammantaget kan man säga att StepLock verkligen gick in i projektet med ett ”cloud mindset”. Mer om Readiness här: Project Readiness: IT-projektet avgörs innan det startar
Metodik och Implema Way
I förberedelserna och genom hela projektet arbetade man enligt principerna för Implema Way – det vill säga Implemas väl beprövade metoder och ett mindset som krävs för framgångsrika projekt. Man arbetade därtill till stor del i enlighet med SAP:s Activate-metodik. Detta skapade förutsättningar för en smidig och genomtänkt projektprocess. Mer om Implema Way här: Implema Way
Mindset hos StepLock
En annan viktig orsak till framgången är det mindset som finns hos StepLock. De visade t ex i handling att projektet var högt prioriterat, bl a genom att avsätta resurser som kunde arbeta dedikerat i projektet. De visade också ett stort förtroende och eget ansvar för saker som behövde göras. Genom att StepLocks ledning lät projektgruppen styra projektet och ta beslut istället för tvärtom, som brukar vara det vanliga, möjliggjordes också snabba beslut.
Starkt teamwork med Implema
Avgörande för projektets framgång var också det starka samarbete som rådde i projektteamet. Det kännetecknades av ett stort engagemang, dedikation och hårt arbete, där alla arbetade som ett team tillsammans mot ett gemensamt mål.
– Samarbetet mellan StepLock och Implema fungerade riktigt bra. Vi arbetade hårt och dedikerat som ett team med ett gemensamt mål och ett ”success mindset” genom hela projektet”, berättar Anders.
Nästa steg
Redan nu är nästa steg igång, som innebär implementation av SAP S/4HANA Cloud Public Edition för ytterligare ett av StepLocks bolag. Planen är att gå live i mars i år. StepLock ser också att det finns många fler funktioner som de på sikt kommer att ha nytta av, inte minst i den internationella expansion man planerar för.
– SAP S/4HANA Cloud Public Edition ger oss mycket bättre möjligheter att enkelt skala upp när vi expanderar till fler länder. Det känns bra att vi kan få support och stöd oavsett vilken region vi vill expandera till, avslutar vd Fredrik Stendal.
