OEM hanterar bokslut för 27 bolag – en process som kräver tydlig struktur och samordning. Med Implemas lösning Smarta Bokslut tar koncernen ett första steg mot en mer enhetlig, digital och spårbar bokslutshantering. Resultatet är bättre överblick, minskad sårbarhet och en stabil grund för vidare digitalisering. ”Det här är en föredömligt enkel teknisk lösning som skapar affärsnytta på riktigt”, sammanfattar ERP manager Henrik Brodd.
OEM är en av Europas ledande leverantörer av komponenter för industriell automation, med dotterbolag och försäljningsorganisationer i flera länder. Koncernens bredd och geografiska spridning gör bokslutsprocessen omfattande – och beroende av tydlig struktur och välfungerande arbetssätt.
Behovet av en sammanhållen bokslutsprocess
Trots en gemensam SAP-plattform arbetar OEM:s bolag med egna Excel-listor i bokslutet. Det skapar variation mellan bolagen och begränsar möjligheterna till en gemensam helhetsbild. Redovisningschef Sofia Ståhl beskriver det som att alla gör det de ska, men att överblicken saknas.
När Implema utvecklade Smarta Bokslut identifierade man OEM som en organisation med komplexitet, vilja och förutsättningar att testa ett nytt, digitalt arbetssätt. OEM såg möjligheten att skapa ett mer strukturerat och samordnat bokslutsflöde.
Lösningen
Smarta Bokslut finns tillgänglig för både SAP- och Dynamicskunder. För SAP-kunder erbjuds den i form av två appar utvecklade i Fiori:
- En administrationsapp där processägaren sätter upp bokslutslistorna, dvs sina ”checklistor” för bokslutet.
- En användarapp som samtliga användare använder för att se status, markera sina uppgifter. Här arbetar man i en strukturerad vy, där kan alla bolag, aktiviteter och status kan följas i realtid.
Arbetssättet: nära samarbete och tydlig process
Arbetet med att införa Smarta bokslut genomfördes i en liten projektgrupp med tydliga agendor, möten och löpande uppföljning. Sofia Ståhl beskriver processen som välstrukturerad och enkel att driva.
Förutom det täta samarbetet mellan Implema och OEM, var en avgörande framgångsfaktor att lösningen byggdes utifrån verkliga arbetsflöden.
— Vi kunde bidra med hur processen funkar i verkligheten – inte bara hur den borde funka tekniskt, säger Henrik Brodd.
Arbetet gav tydliga insikter och en stabil bas för ett mer samordnat bokslut mellan bolagen.
— Vi fick tycka till om mycket och det blev något som fungerar i verkligheten, sammanfattar Sofia Ståhl.
Resultat: bättre kontroll och mindre personberoende
Införandet av Smarta Bokslut har gett OEM en mer strukturerad och enhetlig process. Effekterna märks särskilt inom tre områden:
• En digital och spårbar process
Processägare följer helheten i användarappen. Varje moment tidsstämplas och kan exporteras.
• En central vy över samtliga bolag
Controllers får en gemensam realtidsbild av bokslutet i hela koncernen.
• Mindre personberoende och tydligare ansvarsfördelning
Arbetet blir mer robust och avstämningar enklare att följa.
Sofia Ståhl lyfter också att lösningen är mycket användarvänlig, både i vardagsarbetet och i hur checklistorna byggs upp.
Framåt: en modern och sammanhållen bokslutsprocess
Nästa steg för OEM är att rulla ut lösningen till samtliga bolag och harmonisera checklistor. Smarta Bokslut skapar även förutsättningar för fortsatta förbättringar, såsom:
✔ identifiering av flaskhalsar
✔ tydligare processansvar
✔ bättre kvalitetssäkring
✔ framtida automatisering av återkommande moment
Med Smarta Bokslut har OEM lagt grunden för en modern, digital och skalbar bokslutsprocess. De har nu en lösning som är användarvänlig, enhetlig och byggd för att vidareutvecklas.
— Det här är en föredömligt enkel teknisk lösning som skapar affärsnytta på riktigt, avslutar Henrik Brodd.
Vad är Smarta Bokslut?
En digital lösning som skapar struktur, överblick och spårbarhet i bokslutsprocessen – oavsett om företaget arbetar i SAP eller Dynamics 365.
Faktaruta: Smarta Bokslut
Så fungerar det
- Gemensamma, digitala checklistor för hela bokslutsprocessen
- Tydlig ansvarsfördelning och realtidsstatus
- Två gränssnitt:
- Administrationsapp för processägare
- Användarapp för redovisare[ME1]
- SAP-version baserad på två Fiori-appar
- Dynamics-version baserad på D365 Financial Period Close Workspace
Vilken nytta skapar det?
- Enhetligt arbetssätt över alla bolag
- Färre manuella listor och mindre personberoende
- Bättre kvalitet och mer förutsägbar leverans
- Större trygghet under hela processen
- Snabbare avstämningar och enklare uppföljning
Effektiviseringspotential
- Möjlighet att nå bokslut till dag 5[ME2]
- Frigör tid för analys och proaktivt arbete
- Ger underlag för att identifiera flaskhalsar och automatisera återkommande moment
Passar för
Organisationer med komplexa bokslutsflöden, många bolag eller behov av tydligare struktur, ansvar och överblick.
Byggd för att utvecklas
Checklistor och moment kan enkelt förvaltas, anpassas och utökas – och lösningen kan skalas till fler bolag i takt med att behov och processer mognar.
