På årets Imlema Inspire delade Torbjörn Bäck, President Camfil Northern Europe och Viktor Lundqvist, Affärsområdeschef Dynamics på Implema, i en intervju med moderatorn Sabinije van Gaffke med sig av lärdomar och insikter från Camfils digitaliseringsresa med ett koncerngemensamt Microsoft Dynamics 365 affärssystem i molnet.
Vi pratade tidigare om framgångsfaktorer, om drivkraft och passion. Som inledning – vad är din passion Torbjörn?
Det är nog utveckla, och att utvecklas. Att få till bättre affärer med våra kunder, att få ut större nytta och att förändra framåt så att vi känner att det ger mycket energi i organisationen och att vi gör skillnad. Camfil har också ”Ren luft en mänsklig rättighet” som vår vision. Det känns mycket starkt när hela organisation jobbar med det som idé och drivkraft framåt.
Koncerngemensamt affärssystem för digitalisering
Berätta lite mer om bakgrunden till Camfils beslut att göra ett affärssystembyte?
Om vi backar tre år tillbaka i tiden så satte vi en ny strategi för Camfil. Vi ställde oss frågan var vill vi vara om tre till fem år? Vi såg att en av de viktiga delarna var att ha en stabil plattform att stå på. Det gällde såväl organisation som system och processer. Vi hade ett gammalt och hoplappat affärssystem med många hundra olika lokala GAP:s. Tittade vi ute i Europa så hade vi många olika system. De var från samma företag men med massa olika varianter.
Mot den strategin satte vi upp ett antal affärsmål som vi ville uppnå. Från mycket konkreta saker som att direkt kunna få svar på frågan: finns produkten tillgänglig och till vilket pris, som automatisk påfyllnad av lager mellan olika länder. Vi såg även ett behov av att exempelvis kunna koppla upp nya partners på dagar istället för veckor.
Camfil såg att de verkligen behövde göra något både från ett kundperspektiv men även för de interna processerna. Nuvarande system var föråldrat och gick inte att bygga vidare på och även omkringliggande system var föråldrade. Beslut togs att implementera ett nytt affärssystem.
Fördelar med affärssystem i molnet
Ni har ju valt ett affärssystem i molnet för hela koncernen. Vilka fördelar och utmaningar har ni upplevt med den molnbaserade lösningen?
Det var något som vi fick utvärdera, berättar Torbjörn Bäck. När vi gick vidare med Microsoft, i och med att vi redan var på den plattformen, så ställde vi oss frågan – vad betyder molnlösning för oss?
Enligt Torbjörn Bäck var det framförallt tre områden som man tittade närmare på: säkerhet, flexibilitet och konnektivitet.
Säkerhet
Vi såg att den säkerhetslösning som man kunde erbjuda oss om man skulle drifta de här servrarna själva, eller tillsammans med en partner, skulle bli ganska så kostsam och komplicerad.
Flexibilitet
Vi ville ha en flexibel lösning där vi enkelt kan rulla ut till flera siter och personer, öka lagringskapaciteten och lägga till nya funktioner. Det blir väldigt enkelt i en molnlösning.
Konnektivitet
Med en molnlösning ser vi också möjligheterna att framåt lägga till andra system i molnet med nya partners för att vidareutveckla affären.
Rulla ut koncerngemensamt affärssystem
Vad har ni på Implema för lärdomar, insikter och utmaningar som ni vill dela med er av?
Med en sådan organisation som Camfil har, ett stort internationellt bolag med verksamhet i många länder, blir det utmanande att få ihop alla krav till en gemensam lösning, säger Victor Lundqvist. Att väga den gemensamma plattformen mot det projekt som man initialt driver när man börjar rulla ut till ett land. Den avvägningen är den stora utmaningen skulle jag säga. Det inledande projektet ska på sikt täcka en stor internationell koncern.
Det håller jag med om, fortsätter Bäck. Vi började med Europa med Sverige som pilotprojekt. Redan i det svenska projektet involverade vi medarbetare från hela Europa för att vi inte skulle göra en lösning som bara passade Sverige. Lösningen som görs i pilotprojektet ska fungera att rulla ut i flera länder.
Fördelar uppgradering molnlösning
Den molnbaserade lösningen som ni implementerade med Dynamics 365 kommer med åtta uppgraderingar per år jämfört med tidigare – en uppgradering per åttonde år. Har det varit en stor fördel?
Slipper stora migreringar
Det är både en fördel och en utmaning. Fördelen är att man slipper stora migreringar senare som man kanske skjuter på för att det är bekvämt just då.
Bäck gör jämförelsen med att springa på ett löpband.
Man tvingas hålla ett tempo och man kan inte hoppa av vilket är bra – man pushas framåt.
Det ställer också krav i organisationen i form av mer löpande tester. Vi tittar på hur vi kan automatisera, eller industrialisera testerna av de här lanseringarna. Det är nästa steg för oss.
Med molnlösning alltid på senaste versionen
Hur tänker ni på Implema när man går från en uppgradering per åttonde år till åtta uppgraderingar per år?
Det här är ju skithäftigt och den stora styrkan med molnet tycker jag, säger Viktor Lundqvist. De som går in på det här kommer aldrig behöva köra ett stort implementationsprojekt igen eftersom man alltid ligger på de senaste versionerna. Det är den stora styrkan.
En annan fördel är ju att man slipper drifta det själv när det ligger i molnet. Som Torbjörn säger så kan man likna det vid att springa på ett löpband.
Vi på implema gör också saker för att hjälpa våra kunder. Det handlar om att göra det så smidigt som möjligt genom att automatisera processen för att kunna hålla sig på de senaste versionerna hela tiden.
Utmaningar och möjligheter digitalisering
Om man tittar utöver implementeringen av affärssystemet vad ser ni mer för utmaningar och möjligheter med den här digitaliseringsresan?
Tredjepartsappar
När man gör ett sånt här affärssystemprojekt så påverkar det många system runtomkring. Redan nu i det här projektet så byter vi ett antal kringliggande system som ligger nära, berättar Torbjörn Bäck. Vi har lagt till ett antal kraftfulla applikationer från tredjepartsleverantörer som kopplar in mot affärssystemet med en gång. Det gör att vi får mer affärsnytta.
Nästa generations e-handel
Den nya plattformen möjliggör att vi kan påbörja att bygga nästa generations e-handel redan nu. När vi har gått live med hela den svenska organisationen så kommer vi även göra en pilot med det nya e-handelssystemet.
Plattform för digitalisering: AI, IoT, sensorer
Det nya affärssystemet blir en möjliggörare för den fortsatta digitaliseringen. Vi ser exempelvis möjligheter i att använda AI i olika delar av processen, internt såväl som mot kund. Sen finns det jättemånga andra spännande utvecklingsområden med exempelvis sensorer och Internet of Things (IoT) som vi också ser kommer som nästa steg. Vi måste ha en stabil bas först att bygga på.
Tips och insikter affärssystembyte
Kan ni dela med er av några tips eller insikter på vad man ska tänka på eller vad man inte borde göra?
Se helheten utanför kärnsystemet
Det är viktigt att man redan i början av projektet förstår att det här är så mycket mer än bara ett affärssystembyte, säger Bäck. Man behöver titta på hur det här påverkar andra delar och hur man mobiliserar organisationen som även ska förändra de saker som ligger utanför kärnsystemet.
Klar vision och standard för hela koncernen
Man måste ha en klar vision. Vi på Camfil vill ha ett system för Europa utan en massa olika anpassningar. Det måste vara en viktig parameter när vi tar beslut om vilka undantag som skulle kunna göras och hur vi ska bygga systemet.
Projektorganisation med nyckelresurser
Vi är inte en jättestor organisation även om vi är många tusen globalt så har vi i den svenska organisationen ett fåtal nyckelpersoner som måste vara med. Att hitta en bra projektorganisation och att man tittar på hur man kan frigöra de interna resurserna som ska ingå i projektet är en viktig del.
Hitta rätt externa partners
Hur hittar man externa partners som man kan ha en bra dialog med. Det första kontraktet man sätter är kanske inte där man i slutändan landar. Man måste ha en extern partner som man kan ha en bra dialog med där båda parterna förstår hur man anpassar och förändras på vägen.
Driftsorganisation efter go-live
Att titta på vad man ska göra sedan när man har gått live. Där började vi tidigt titta på driftsorganisationer och hur det ska se ut.
Nyttja möjligheterna i moderna affärssystem
Moderna affärssystem har så enormt mycket möjligheter att stödja processerna. Se till att nyttja det och var öppna för att jobba på ett nytt sätt så slipper man mycket av det som är riskerna i projekt, kostnader på sikt med anpassningar och så vidare. Det är mitt stalltips, säger Lundqvist.
Mer digitalisering
Camfil är ju ett familjeföretag. Om vi tittar fem år framåt i tiden. Vad är visionen fem år framåt?
Vi fortsätter att vara ett ledande bolag inom luftfilter och utrustning för luftrening och vi expanderar på alla våra marknader, spår Torbjörn Bäck. Vi är ännu mer aktuella idag och framåt med den pandemi som vi går igenom. Hur ser vi till att ha rena lokaler, hur kan vi ta bort föroreningar och virus tidigare? Vi fortsätter med den vägen vi har satt ut, med att expandera på våra marknader med fler produkter och det kommer innehålla en större andel digitalisering också.
