Novavax är ett globalt bioteknikföretag, specialiserat på att utveckla innovativa vacciner mot några av våra mest allvarliga infektionssjukdomar, som SARS, influensa, RSV, Ebola och Covid-19. Det svenska dotterbolaget, Novavax AB, är baserat i Uppsala och ansvarar för bolagets forskning, utveckling och produktion av saponinbaserade adjuvanser.
Under pandemin kom krav på den svenska verksamheten att avsevärt öka produktionstakten. Det amerikanska moderbolaget var i full färd med att implementera affärssystemet SAP S/4HANA och man ville parallellt med detta få igång ett utrullningsprojekt av lösningen till det svenska dotterbolaget. För att överbrygga tidsdifferenser och behov av SAP-kompetens på plats kontaktades Implema för hjälp med implementeringen.
Affärssystemet viktigt för Life Science-bolag
För Life Science-bolag, som verkar i en hårt reglerad bransch, är kraven på affärssystem särskilt höga, inte minst på grund av de många kraven på regelefterlevnad (compliance). Till exempel måste man kunna garantera spårbarhet på in- och utleveranser ända ner på batch- och kollinivå samt hantera utgångsdatum, batchklassificeringar, audit trails, behörighetsstyrning liksom elektroniska signaturer i olika processteg.
Därtill står hela Life Science-industrin inför stora förändringar: nya kundcentriska affärsmodeller innebär ökat samarbete inom sammankopplade, plattformsbaserade ekosystem, där affärssystemet spelar en mycket viktig roll.
Ett projekt med annorlunda förutsättningar
Projektet att implementera SAP S/4HANA drog igång i augusti 2021, mitt under Corona-pandemin. Att hantera de särskilda utmaningar som följer av att implementera affärssystem för Life Science-bolag var dock inga problem för Implema, som har stor erfarenhet av detta. Däremot fanns det andra utmaningar.
Redan från början stod det klart för oss att Novavax var ett företag i förvandling, där den pågående omställningen till kommersiell verksamhet innebar många utmaningar och ställde nya krav på samarbete mellan avdelningar och bolag. Man saknade sedan tidigare ett övergripande affärssystem och behövde hjälp att identifiera affärsprocesser och hur de olika enheterna nu skulle behöva samarbeta för att få detta att fungera i SAP, berättar Katarina Sutrowitz, som då var Sales Director SAP på Implema.
En annan utmaning var förstås också att Novavax vid denna tidpunkt växte kraftigt till följd av den pågående pandemin. Det innebar självklart ett enormt tryck på verksamheten, inte minst produktion och distribution, samtidigt som vi alltså skulle genomföra ett genomgripande förändringsarbete, fortsätter Katarina.
Projektet hade också att ta hänsyn till de komplexa SOX-reglerna (Sarbanes-Oxley Act), som gäller för börsnoterade bolag i USA. Reglerna, som införts för att skydda för investerare, ställer höga krav på intern kontroll och att ingen på bolaget skall ha tillgång till all information.
Projektet genomfördes hela tiden i nära samarbete med det amerikanska konsultbolaget, så man hade vidare att överbrygga olika tidszoner och kalendrar i arbetet, något som dock, med lite pusslande, gick förvånansvärt bra.
Framgångsfaktorer i projektet
Trots de många utmaningarna i projektet var det i sin helhet framgångsrikt och uppfyllde de krav som verksamheten ställt. Tack vare goda förberedelser blev det en riktigt lyckad och odramatisk Go-live. Det är något som projektledaren Rolf Lundquist till stor del tillskriver ett mycket gott samarbete mellan alla parter:
Det var högt i tak och fanns en stor samarbetsvilja från början. Alla förstod behovet av att hålla sig till standardfunktionalitet, med få kompromisser, och att ha ett kvalitetstänk i alla steg. Den samsynen och viljan att dra åt samma håll var en verklig nyckel till projektets framgång.
Detta var ett projekt med tre parter som samarbetade tätt tillsammans; Novavax, den amerikanska implementationspartnern och Implema som lokal partner. Implema kom att agera både som ”kund” och kravställare för den svenska verksamhetens räkning.
Det här var ett kul och spännande Life Science-projekt där vi på ”kundsidan” hjälpte det svenska bolaget att formulera sina processer och kravställa mot moderbolaget, för att sedan ta emot och driftsätta en lösning i SAP S/4HANA som passar den svenska verksamheten.
Implema hjälpte här bland annat till med projektledning, definition av nya processer, lösningsmodulering, acceptanstester och felsökning. Därtill utbildade man nyckelanvändare och tog fram användarroller och utbildningsprogram samt hjälpte till med att ta fram och kvalitetssäkra migreringsunderlag och med framtagandet av en förvaltningsmodell.
”Vi hade inte klarat det utan Implema”
Även hos Novavax är man lika nöjda med samarbetet och slutresultatet.
I det läget vi befann oss, med stark tillväxt och ett hårt tryck på verksamheten, var det extra viktigt för oss att ha en lokal partner som både är expert på SAP och har en gedigen erfarenhet av Life Science. Jag är övertygad om att implementeringen av SAP är helt avgörande för att vi ska vara det kommersiella bolaget vi nu är, för både veterinär- och humanvacciner, säger Novavax svenska vd Magnus Sävenhed, och avslutar: Vi är oerhört nöjda och hade inte klarat det utan Implema.
