Vad är Business Intelligence?

Dela med dig:
Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email
Vad är Business Intelligence
Effektivt beslutsstöd, Business Intelligence, Analytics, Performance Management eller bara rapportering och uppföljning är alla benämningar som ofta definieras på olika sätt och i många sammanhang. Här kommer du att få en genomgång av vad begreppet Business Intelligence innebär och vilka aktiviteter som kretsar kring detta när företag använder det här i praktiken.

Vad är Business Intelligence och varför behövs det?

Om man inte mäter vet man inte. Svårare än så är det inte. Det vi mäter i en verksamhet tenderar att nästan automatiskt få ett större fokus. Att mäta är att ständigt ta pulsen på hur verksamheten går. Möjligheten att följa och analysera sin verksamhet skapar förutsättningar för att upprätthålla kvalitet och ger förutsättningar för att arbeta med förbättringar. Det ger också företaget en förmåga att styra sina resurser till problemområdena i verksamheten eller att prioritera de mest lönsamma områdena/kunderna.

Några skäl till att ha ett effektivt beslutsstöd är att:

  • Kunna se vilka kunder som är mest och minst lönsamma
  • Identifiera onödiga kostnader
  • Analysera avvikelser i en produktionsprocess
  • Följa försäljningsutvecklingen under en kampanj
  • Kunna ta rationella beslut baserat på fakta istället för magkänsla
  • Skapa tid för riktigt värdeskapande

Utan ett effektivt beslutsstöd med hög automatiseringsgrad flyttas fokus från analys till manuellt arbete som består av att återkommande samla in information och göra tidskrävande sammanställningar, inte sällan enbart för att kunna följa grundläggande nyckeltal. Tid som istället skulle kunna användas till analys, förbättringsarbete och andra värdeskapande aktiviteter.

Sammanfattat behöver vi Business Intelligence för att ta rätt beslut vid rätt tidpunkt.


Vilka delar består Business Intelligence av?

Det finns många komponenter som kan sorteras inom begreppet Business Intelligence i en organisation. En vanlig indelning på verktygssidan är backend och frontend där den första delen avser allt som handlar om hur data och information sätts samman. Den senare delen består av verktyg och principer för hur data presenteras och konsumeras.

I arbetet med företagets beslutsstöd finns det inte sällan en förvaltningsorganisation som ansvarar och driver utveckling och underhåll av företagets lösningar för beslutsstöd.

Ett annat delområde som blir allt vanligare som ofta sorteras under Business Intelligence är Data Science. Här finner vi lösningar med som innefattar till exempel maskininlärning där stora datamängder är involverade.

Ytterligare ett område som vi ofta förknippar med området är olika former av planeringslösningar, till exempel bugdet- och prognosverktyg som verksamheten använder för att planera och göra bedömningar om framtiden. Även lösningar för koncernrapportering och konsolidering kan kopplas till området.

Ett annat sätt att dela in Business Intelligence på olika nivåer i verksamheter handlar om vilken typ av information som levereras och hur avancerad uppföljningen är.

Det finns i stort fem nivåer som ofta förekommer. I en organisation förekommer Business Intelligence ofta på flera av de här nivåerna samtidigt, men desto mer avancerat och utvecklat beslutsstödet är i organisationen, ju högre värde kan beslutsstödet addera till verksamheten.

Deskriptivt. Här handlar det ofta om klassisk rapportering som besvarar frågan vad som hände.

Diagnostiskt. Ger mer detaljerad information som hjälper användaren att besvara frågan varför hände det.

Prediktivt. Hjälper användarna att göra prognoser om framtiden, möjlighet att besvara frågan vad kommer att hända.

Preskriptivt. Med större datamängder tillgängliga och mer avancerade lösningar kan beslutsstödet även rekommendera vilka beslut som skall tas, frågan vad ska vi göra besvaras.

Kognitivt. I den mest avancerade nivån är beslutsstödet lärande, vilket innebär att lösningen har förmåga att utveckla och förändra prognoser och beslutsrekommendationer allt eftersom mer och ny data tillförs.

Strategisk och operativ rapportering. Företag brukar ofta dela in beslutsstödet i operativ och strategisk rapportering. Operativ rapportering handlar om information som de flesta användare konsumerar dagligen för att kunna hantera sina arbetsuppgifter när de arbetar i processerna.

Strategisk uppföljning används istället för mer långsiktiga beslut och periodisk uppföljning. Det kan till  exempel handla om beslutsstöd för bokslut, analys av särskilda nyckeltal som ligger till grund för förbättringar och nya aktiviteter.


Vilka värden skapar Business Intelligence?

Effektiva beslutsstöd gör det möjligt att mäta, följa och planera verksamheten. Det finns många skäl till varför verksamheten behöver mätas, några centrala sådana finner du både inom och utanför organisationen.

Bättre kundupplevelse

När du har bra kontroll över aktiviteterna runt företagets produkter och tjänster ökar möjligheten att tillhandahålla en hög kvalitet på leveranserna till kunderna. Möjligheten att snabbt upptäcka och i vissa fall förutse till exempel förseningar, dålig produktkvalitet eller andra faktorer som är negativt för kundupplevelsen finns det möjlighet att åtgärda i tid innan det blir ett stort problem.

Nöjdare medarbetare

Alla vet att det är enklare att göra ett bra jobb om det finns tillgång till lättillgänglig och sammanställd information vid rätt tidpunkt. Användare som slipper leta efter kritisk information har bättre möjligheter att göra ett bra jobb – och känna sig mer nöjda med sin arbetssituation.

Snabbare processer

Information som finns tillgänglig i rätt format och är uppdaterad när du behöver den ökar chanserna till att ta rätt beslut direkt. Du slipper göra jobbet med att leta efter och sammanställa information, tid som du istället kan lägga på mer värdeskapande uppgifter.

Högre intäkter

Ett bra beslutsstöd ger dig möjligheten att utnyttja kapaciteten i din organisation bättre. Fler producerade enheter, bättre resursutnyttjande, högre kvalitet, bättre marknadsföring med mera. Detta skapar bra förutsättningar att öka intäkterna.

Lägre kostnader

Onödigt arbete kan minimeras med ett bra beslutsstöd. Både genom att information finns tillgänglig på rätt sätt när du behöver den och genom att du kan genomföra rätt åtgärder för att undvika ineffektiva processer baserat på rätt tillgång till information. Möjligheten att ta bra beslut och göra förbättringar, t ex i form av snabbare processer, leder och i förlängningen till lägre kostnader.

Bättre resursutnyttjande

Möjligheten att se, och förutse, var det behövs resurser minskar risken att det uppstår brist på resurser i onödan. Omvänt gäller att du även kan se vilka resurser som kan omallokeras för ett bättre resursutnyttjande.

Sänker risker

Tillgång till ständigt uppdaterad och korrekt information minskar risken för misstag i alla led. Risken att t ex gå över budget eller att en maskin blir stående eftersom en komponent inte bytts ut i tid minskar om du ständigt kan övervaka tidsåtgången i ett projekt eller användningen av en maskin.

Identifierar möjligheter

Om du löpande har möjlighet att följa verksamheten utifrån den mest relevanta informationen är chansen stor att det kommer uppstå situationer där det finns bra input till nya möjligheter (till exempel på säljsidan) eller att se var det finns utrymme för förbättringar.

En sanning

En av de stora fördelarna med att samla all information i ett ordnat datalager är att alla utgår från samma källa. Det innebär i praktiken att du har en sanning i företaget att förlita dig på. Få saker är mer förvirrande än när samma information presenteras med olika värden från olika ställen.

Bättre beslutsfattande

Rätt information vid rätt tillfälle utan tidskrävande förarbete skapar förutsättningar för ett bättre beslutsfattande.


Hur arbetar och vem arbetar med Business Intelligence i praktiken?

Business Intelligence kan sällan sammanfattas till en enskild aktivitet, utan istället är Business Intelligence utan ett återkommande inslag i många av verksamhetens processer, på alla nivåer i företaget. Några exempel på praktiska indelningar och användningsområden följer här nedan.

Operativa och strategiska användare

Den kanske vanligaste indelningen är den som rör användarna och här brukar man använda begreppen operativa och strategiska. Operativa användare omfattar alla användare som behöver information i direkt anslutning till de processer som de arbetar i. Det kan handla allt om grundläggande information om en kundsreskontra till avancerat beslutsstöd med maskininlärning som ger medarbetarna rekommendationer vilka produkter de skall rekommendera till kunder. Den andra sidan, ofta benämnd strategiska användare, handlar om sällananvändare som istället konsumerar övergripande information ofta på konsoliderad nivå. Här kan det t ex handla om lönsamhet i olika regioner eller produktsortiment.

Automatiserade rapporter

Ett ständigt mål i ett företags uppföljning är att automatisera beslutsstödet. Automatiserad rapportering handlar om att göra det möjligt för användaren att fokusera på att analysera information istället för att sammanställa information. Ju mindre tid en användare behöver lägga på att sammanställa information desto mer tid frigörs för att analysera information.

Dashboards

Dashboards kan enklast översättas till instrumentbrädor. Det är i sammanhanget vad det låter som, en yta där information finns sammanställd i sammanfattad form. En säljchef kan till exempel följa försäljningen utifrån ett flertal nyckeltal, på en instrumentbräda visas nyckeltalen tillsammans inte sällan i visuell form. Vill användaren sedan granska något särskilt nyckeltal finns möjligheten att klicka sig vidare.

Drill-downs

Nästan alla användare som analyserar information vill i någon form kunna gräva djupare i den information som granskas. Alla moderna analysverktyg har funktioner för att på olika sätt borra sig ner djupare i en informationsmängd, i de flesta fall hela vägen ner till enskilda transaktionsrader.

Löpande utvecklings- och förbättringsarbete (agila projekt)

I företag där beslutsstödet är centralt finns alltid en projekt- och förvaltningsorganisation som ansvarar för att beslutstödet utvecklas på ett sådant sätt att det fortsätter vara relevant för att stötta processerna i verksamheten. Det kräver vanligtvis ständig utveckling. Beslutsstödsprojekt bedrivs inte sällan i agila utvecklingsprojekt där små steg tas löpande.


Hur integrerar man Business Intelligence i företagets strategi och mål?

Många företag saknar uttalade strategier för hur de skall arbeta långsiktigt med beslutsstöd generellt. Att integrera företagets beslutsstöd med verksamhetens övergripande strategi och mål handlar mycket om att faktiskt ha en uttalad strategi även för beslutsstödet. Enbart säga att beslutsstödet skall stödja företagets övergripande strategi är inte tillräckligt konkret.

Först när inriktningen för beslutsstöd tydligt är definierat har man de första förutsättningarna för att kunna omsätta strategin i konkreta mål med tillhörande handlingsplaner. Beslutsstöd är en verksamhetsfråga och det innebär att kravställningen måste komma från användarsidan. Hur verksamheten skall följas och mätas är svårt att bestämma vid ett tillfälle, inte sällan behöver innehållet utvecklas allt eftersom användarna ser hur lösningen utvecklas. Det här ställer krav på effektiva projektmetoder och tydliga mål, annars riskerar man att fastna i onödigt långa utvecklingsprocesser utan att nå fram till en bra lösning.

Ett tydligt ägarskap med tillhörande resurser är centrala pusselbitar för att skapa ett bra slutresultat och en effektiv förvaltning över tid.


Vilka plattformar bygger man företagets Business Intelligence med?

Business Intelligence handlar i första hand inte om vilken teknisk plattform som används. Istället är det hur möjligheterna och förmågan att följa och mäta verksamheten som är grunden i Business Intelligence. För att göra det här behöver informationen vara strukturerad och tillgänglig på ett sådant sätt att användarna kan ta del av den på ett effektivt sätt. Det kräver i praktiken att flera komponenter finns på plats i organisationen.

Ägandeskap

Det måste finnas ett tydligt ägarskap i frågorna kring beslutsstöd. Utan bra ägarskap minskar drastiskt förutsättningarna för att beslutsstödet skall kunna möta organisationens krav.

Förvaltningsorganisation

Beslutsstöd blir aldrig färdig och i snabbväxande organisationer ändras kraven från tid till annan. Behoven är många och resurserna är begränsade. Det ställer höga krav på en bra förvaltningsorganisation som kan stötta verksamheten i att realisera lösningar för nya och förändrade krav.

Datalager

Ett datalager är där all relevant information finns samlad och strukturerad i organisationen. Oavsett vilken eller vilka tekniska plattformar som används måste modellen vara tydlig och konsekvent. En sanning måste gälla i hela organisationen.

Teknisk kapacitet

Avancerat beslutsstöd kräver tillgång till hög beräkningskapacitet och inte sällan stora datamängder, det kräver en teknisk plattform som är rätt dimensionerad.

Visualisering och presentation

När informationen presenteras och konsumeras av användarna behövs en plattform som gör detta möjligt. Den här plattformen är vanligtvis separerad från den teknik som finns i bakgrunden. Det är därför som man ofta pratat om back-end och front-end inom Business Intelligence där lagrings-, strukturerings- och beräkningskapacitet är separerat från verktygen som tillhandhåller själva presentationen av informationen för användaren.

I den här artikeln har du fått en övergripande inblick i många av de komponenter som Business Intelligence består av.

Dela med dina vänner

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på pinterest