Målet är att systemet hanterar regelstyrda standardtransaktioner, medan ekonomiteamet fokuserar på avvikelserna.
Många ekonomiavdelningar har effektiva affärssystem men arbetar ändå manuellt med delar av bankprocessen. Arbetssätten har ofta vuxit fram över tid. En fil laddas ner, ett Excelark uppdateras och någon på ekonomi vet exakt vad som ska göras när en betalning inte kan matchas.
Varje moment behöver inte ta särskilt lång tid. Problemet uppstår när samma arbete upprepas varje dag, för flera bankkonton eller i flera bolag.
Här är fem tecken på att det finns potential att automatisera mer av bankflödet.
1. Någon loggar regelbundet in på banken för att flytta filer
Om ekonomiteamet behöver logga in i internetbanken för att hämta kontoutdrag eller återrapporteringsfiler och sedan importera dem till Dynamics 365 finns ett tydligt manuellt steg.
Detsamma gäller när betalningsfiler exporteras från Dynamics 365 och därefter laddas upp manuellt till banken.
Med en bankintegration kan filer skickas och tas emot automatiskt. Det minskar administrationen och skapar en mer enhetlig process.
Ekonomiteamet behåller nödvändiga kontroller, men behöver inte flytta varje fil mellan systemen.
2. Många kundinbetalningar måste matchas manuellt
En kund har betalat 157 450 kronor. Pengarna finns på kontot, men vilken kund och vilka fakturor avser betalningen?
Om ekonomiteamet ofta behöver söka efter kundnummer, fakturanummer, belopp eller andra referenser finns sannolikt potential att förbättra processen.
Det första steget är att undersöka vilken information banken faktiskt skickar. Ibland finns informationen redan i bankfilen men i en form som Dynamics 365 inte kan använda direkt.
Ett fakturanummer kan exempelvis ligga i ett generellt fritextfält. Implemas verktyg Betty kan då tolka och strukturera informationen enligt definierade regler innan den används i Dynamics 365.
Ju bättre underlag systemet får, desto bättre blir förutsättningarna för automatisk matchning.
3. Bankavstämningen innehåller många manuella kontroller
Det är naturligt att ekonomiteamet granskar avvikelser. Om varje banktransaktion behöver kontrolleras manuellt finns däremot ofta möjlighet att automatisera mer.
Elektroniska kontoutdrag kan importeras till Dynamics 365 och jämföras med transaktionerna som har registrerats i systemet. Matchningsregler identifierar vilka poster som hör ihop.
Transaktioner som uppfyller reglerna kan hanteras automatiskt. Ekonomiteamet arbetar vidare med de poster som inte kan matchas eller som kräver ytterligare kontroll.
Målet är att granska avvikelserna, inte samtliga transaktioner.
4. En liten förändring hos banken skapar manuellt arbete
Ett bankflöde kan fungera bra tills banken förändrar något. Det kan handla om ett nytt filformat, ett annat datumformat eller att information placeras i ett nytt fält.
Därför behöver två frågor hållas isär:
- Finns informationen i bankfilen?
- Är informationen strukturerad så att Dynamics 365 kan använda den?
Implema använder i första hand standardiserade format baserade på ISO 20022 och CAMT där det är möjligt. Det ger goda förutsättningar för strukturerad information.
Banker kan dock använda samma standard på olika sätt. Därför behöver bankens faktiska exempelfiler analyseras och testas innan lösningen färdigställs.
5. Processen fungerar eftersom någon vet hur man gör
Det tydligaste tecknet på ett manuellt och personberoende bankflöde är ofta kommentarer som:
”Den här typen av betalningar brukar Anna fixa.”
”Om fakturanumret saknas söker vi på beloppet.”
”Den här filen måste ändras innan den importeras.”
Den här kunskapen är värdefull. Om samma bedömning görs på samma sätt varje gång kan den däremot ibland omvandlas till en regel i systemet.
En återkommande och tydligt beskriven regel är ofta en bra kandidat för automation. Då bevaras kunskapen i processen och beroendet av enskilda personer minskar.
Målet är inte 100 procent automation
Ett automatiserat bankflöde innebär inte att ekonomifunktionen tas bort från processen.
Systemet ska hantera upprepningsbara och regelstyrda moment. Ekonomiteamet ska hantera de transaktioner som kräver analys, kontroll och bedömning.
En osäker matchning bör skickas till manuell granskning. Säker och förutsägbar automation är viktigare än högsta möjliga automatiseringsgrad.
Ett bra första steg är därför inte att fråga:
”Hur automatiserar vi hela bankflödet?”
Fråga i stället:
”Vilka manuella moment gör vi varje dag som följer samma regel varje gång?”
Där finns ofta de bästa kandidaterna för automation.
Ta reda på vad ni kan automatisera
I en workshop kartlägger Implema det nuvarande bankflödet tillsammans med verksamheten. Vi identifierar manuella moment, berörda banker och filer samt vilka delar som kan ge störst nytta att automatisera.
Därefter kan bankens exempelfiler analyseras och ett lämpligt nästa steg rekommenderas.
Boka en workshop om bankintegration i Dynamics 365.
Vanliga frågor om manuella bankflöden
Vilka moment i bankflödet kan automatiseras?
Betalningsförslag, överföring av betalningsfiler, återrapportering, kundinbetalningar, elektroniska kontoutdrag och delar av bankavstämningen kan automatiseras.
Kan alla kundinbetalningar matchas automatiskt?
Nej, inte alltid. Matchningen beror på vilken information banken skickar och hur den är strukturerad. Betalningar med saknade eller osäkra referenser kan behöva granskas manuellt.
Varför behöver bankens exempelfiler analyseras?
Banker kan använda samma standard på olika sätt. Exempelfilerna visar vilka fält, referenser och format banken faktiskt använder.
Är målet att automatisera hela bankflödet?
Nej. Målet är att automatisera de transaktioner som kan hanteras säkert och förutsägbart. Ekonomiteamet ska fokusera på avvikelserna.
