En stor del av bankflödet kan automatiseras i Microsoft Dynamics 365 Finance. Det gäller bland annat leverantörsbetalningar, filöverföring, återrapportering, kundinbetalningar och bankavstämning. Hur långt automatiseringen kan gå beror på bankens filformat, informationens kvalitet och hur integrationen är utformad.
Banktransaktioner och avstämning är fortfarande områden där många ekonomiavdelningar arbetar manuellt. Betalningsfiler skapas och flyttas mellan system, kundinbetalningar identifieras och bankkonton stäms av.
Med en bankintegration kan flera av dessa moment automatiseras. Ekonomiteamet kan då koncentrera sig på avvikelser och transaktioner som kräver bedömning.
Vilka delar av bankflödet kan automatiseras?
Vanliga områden är:
- betalningsförslag för leverantörsfakturor
- skapande och överföring av betalningsfiler
- återrapportering från banken
- import och matchning av kundinbetalningar
- import av elektroniska kontoutdrag
- bankavstämning med matchningsregler
- journaler för exempelvis bankavgifter
Alla delar behöver inte automatiseras samtidigt. Företaget kan börja med de flöden som innehåller mest manuellt arbete.
Leverantörsbetalningar
Dynamics 365 Finance kan skapa betalningsförslag baserat på öppna leverantörsfakturor och generera elektroniska betalningsfiler.
När kommunikationen med banken är integrerad kan även filöverföringen automatiseras. Ekonomiavdelningen behöver då inte exportera filen från Dynamics 365 och ladda upp den manuellt i internetbanken.
Implema använder i första hand standardiserade format baserade på ISO 20022 där det är möjligt. De ger en strukturerad informationsmodell och goda förutsättningar för integration med Dynamics 365.
Återrapportering från banken
Automationen bör fortsätta efter att betalningen har skickats.
Bankens återrapportering visar vad som har hänt med betalningarna. En betalning kan exempelvis ha genomförts, avvisats eller behöva hanteras av någon annan anledning.
När återrapporteringen kommer tillbaka till Dynamics 365 kan ekonomiteamet fokusera på de betalningar som avviker, i stället för att kontrollera varje betalning manuellt.
Kundinbetalningar och automatisk matchning
För kundinbetalningar behöver systemet kunna identifiera vilken kund och faktura betalningen avser.
Ju bättre och mer strukturerad information banken levererar, desto större blir möjligheten till automatisk matchning. Informationen är dock inte alltid placerad där Dynamics 365 förväntar sig den.
Ett fakturanummer kan exempelvis finnas i bankfilen men ligga i ett generellt fritextfält. Då kan informationen behöva struktureras innan den importeras.
Implemas verktyg Betty kan tolka bankfilen enligt definierade regler. Betty kan exempelvis identifiera ett fakturanummer i ett textfält och placera informationen där den fortsatta processen behöver den. Samma princip kan användas för datumformat och andra strukturella skillnader.
Betty ersätter inte Dynamics 365. Verktyget ger Dynamics 365 ett bättre och mer strukturerat underlag för den automatiska matchningen.
Elektroniska kontoutdrag och bankavstämning
Bankavstämningen har också stor automatiseringspotential.
Genom att importera elektroniska kontoutdrag kan bankens transaktioner jämföras med de transaktioner som har registrerats i Dynamics 365.
Matchningsregler kan automatiskt identifiera vilka poster som hör ihop. Reglerna kan även användas för att skapa journaler för exempelvis bankavgifter.
Ekonomiteamet behöver då främst arbeta med transaktionerna som inte kan matchas automatiskt.
Hur mycket av bankflödet kan automatiseras?
Automatiseringsgraden beror bland annat på:
- vilka format banken stödjer
- vilken information banken skickar
- hur informationen är strukturerad
- kvaliteten på referenser som fakturanummer
- hur matchningsreglerna är konfigurerade
- hur kommunikationen mellan banken och Dynamics 365 är uppbyggd
Implema har arbetat med bankintegrationer i Sverige och internationellt. Erfarenheten visar att bankernas filer kan skilja sig även när de bygger på samma standard. Därför behöver bankens faktiska exempelfiler analyseras innan lösningen utformas.
Målet behöver inte vara 100 procent automation. Ett bättre mål är att automatisera de transaktioner som kan hanteras säkert och förutsägbart.
Systemet hanterar standardflödet. Ekonomiteamet fokuserar på avvikelserna.
Ta reda på vad ni kan automatisera
Ett första steg är att kartlägga det nuvarande bankflödet. I en workshop identifierar Implema vilka moment som är manuella, vilka filer och banker som berörs och var automatisering kan ge störst nytta.
Boka en workshop om bankintegration i Dynamics 365.
Vanliga frågor
Kan leverantörsbetalningar skickas automatiskt från Dynamics 365?
Ja, Dynamics 365 Finance kan skapa betalningsförslag och elektroniska betalningsfiler. Med en bankintegration kan även överföringen till banken automatiseras.
Varför matchas inte alla kundinbetalningar automatiskt?
Informationen som identifierar fakturan kan saknas, vara ofullständig eller ligga i ett fält som Dynamics 365 inte använder direkt. Bankfilens innehåll och struktur påverkar därför matchningen.
Kan hela bankavstämningen automatiseras?
Stora delar kan automatiseras med elektroniska kontoutdrag och matchningsregler. Avvikelser och osäkra matchningar behöver fortfarande granskas av ekonomiteamet.
