Bankavstämning är en viktig kontroll i ekonomiprocessen. Transaktionerna på företagets bankkonto ska stämma överens med transaktionerna som har registrerats i affärssystemet.
I Dynamics 365 Finance kan stora delar av arbetet automatiseras. Banken skickar elektroniska kontoutdrag som importeras till systemet. Därefter jämför Dynamics 365 bankens transaktioner med de bokförda posterna utifrån definierade matchningsregler.
Ekonomiteamet behöver då främst arbeta med de transaktioner som systemet inte kan matcha automatiskt.
Vad är bankavstämning i Dynamics 365?
Bankavstämning i Dynamics 365 innebär att importerade banktransaktioner jämförs med transaktionerna som har registrerats i affärssystemet.
I stället för att manuellt jämföra två listor kan Dynamics 365 automatiskt försöka matcha posterna. En lyckad matchning visar att bankens transaktion motsvarar en registrerad post i systemet.
Transaktioner som inte uppfyller matchningsreglerna lämnas för fortsatt hantering av ekonomiteamet.
Hur kommer bankens transaktioner in i Dynamics 365?
Informationen hämtas från banken genom elektroniska kontoutdrag. Implema använder i första hand ISO 20022-baserade CAMT-filer där det är möjligt.
CAMT-filer kan innehålla strukturerad information om exempelvis:
- belopp och valuta
- bokförings- och valutadatum
- betalningsreferenser
- avsändare och mottagare
- bankkonto
- transaktionstyp
Ju mer strukturerad information banken skickar, desto bättre blir förutsättningarna för automatisk matchning i Dynamics 365.
Hur fungerar automatisk matchning?
Efter att kontoutdraget har importerats använder Dynamics 365 matchningsregler för att identifiera vilka banktransaktioner som motsvarar registrerade poster.
Reglerna kan exempelvis baseras på:
- belopp
- datum
- betalningsreferens
- fakturanummer
- bankkonto
- transaktionstyp
Vilka kriterier som passar beror på processen och transaktionen. Reglerna behöver utformas för att ge en säker matchning, inte bara högsta möjliga matchningsgrad.
En felaktigt matchad transaktion kan skapa mer arbete och större risk än en transaktion som skickas till manuell granskning.
Vad händer om bankens information inte passar Dynamics 365?
Även när banker använder etablerade standarder kan de strukturera informationen på olika sätt.
Ett värde kan finnas i bankfilen men ligga i ett annat fält än det som Dynamics 365 förväntar sig. Informationen kan också använda ett format som behöver normaliseras innan den kan användas i matchningen.
I Implemas lösning kan Betty användas för att tolka och strukturera informationen enligt definierade regler innan den går vidare till Dynamics 365.
Ett fakturanummer kan exempelvis finnas i ett generellt fritextfält. Betty kan identifiera att informationen är ett fakturanummer och placera den där den fortsatta processen behöver den. Samma princip kan användas för datumformat och andra återkommande strukturella skillnader.
Betty ersätter inte funktionerna i Dynamics 365. Verktyget ger systemet ett bättre underlag för automatisk matchning.
Vad händer med transaktioner som inte matchas?
En automatiserad bankavstämning innebär inte att ekonomiteamet tas bort från processen. Systemet hanterar de enkla och förutsägbara transaktionerna, medan medarbetarna arbetar med undantagen.
Det kan exempelvis vara:
- en betalning med felaktig eller saknad referens
- en skillnad mellan bokfört och betalt belopp
- en transaktion som ännu inte har registrerats i Dynamics 365
- en okänd transaktionstyp
- en post som inte uppfyller matchningsreglerna
Målet är att ekonomiteamet ska granska de transaktioner som kräver bedömning, i stället för att kontrollera samtliga poster.
Är alla ISO 20022- och CAMT-filer likadana?
Nej. Två banker som använder samma standard behöver inte skicka identiska filer.
Bankerna kan använda olika fält, referenser och kodvärden. Mängden information kan också variera. Det gäller både banker i Sverige och internationellt.
Därför behöver bankens faktiska exempelfiler analyseras tidigt i implementationen. Analysen visar vilken information som finns tillgänglig, hur den är strukturerad och hur den kan användas i Dynamics 365.
Vad krävs för en hög automatiseringsgrad?
En hög automatiseringsgrad kräver att flera delar fungerar tillsammans:
- strukturerad information från banken
- ett filformat som passar processen
- en stabil integration med banken
- rätt konfiguration i Dynamics 365
- säkra och väl utformade matchningsregler
- löpande uppföljning av transaktioner som inte matchas
När samma avvikelse återkommer kan det finnas möjlighet att förbättra reglerna eller behandlingen av bankfilen.
Ekonomiteamets arbete förändras då från att stämma av varje transaktion till att hantera undantagen. Där finns ofta den största effektivitetsvinsten.
Vill ni automatisera bankavstämningen?
Ett första steg är att kartlägga dagens arbetssätt och analysera exempelfiler från banken. Det ger underlag för att bedöma vilka transaktioner som kan matchas automatiskt och vilka anpassningar som behövs.
Vanliga frågor om bankavstämning i Dynamics 365
Kan bankavstämningen automatiseras helt?
Stora delar kan automatiseras, men avvikelser och osäkra matchningar behöver fortfarande granskas av ekonomiteamet.
Vilka filer används för automatisk bankavstämning?
Elektroniska kontoutdrag används för att föra över bankens transaktioner till Dynamics 365. ISO 20022-baserade CAMT-filer är ett vanligt alternativ.
Varför behöver bankens exempelfiler analyseras?
Banker kan använda samma standard på olika sätt. Exempelfilerna visar vilka fält, referenser och kodvärden banken faktiskt skickar.
Vad är Betty?
Betty är Implemas verktyg för att tolka och strukturera information från bankfiler. Det ger Dynamics 365 ett bättre underlag för automatisk matchning.
