När Microsofts licenshantering nu blivit mer strukturerad behöver företag säkerställa att rätt användare har rätt licens. För ett mellanstort, internationellt industribolag blev en kommande licensförnyelse startpunkten för en genomgång som både skapade bättre kontroll och identifierade besparingar på cirka 3,5 miljoner kronor – per år.
Licenshantering har traditionellt av många hanterats närmast som en administrativ fråga, som man inte ägnat större uppmärksamhet. Men när verksamheter förändras över tid – med nya medarbetare, förändrade roller och nya arbetssätt – är det vanligt att licenser och behörigheter inte längre speglar verksamhetens faktiska behov.
När Microsoft nu har infört en mer strukturerad validering av användarlicenser, där kopplingen mellan användarnas roller, tilldelade behörigheter och rätt licensnivå blir allt viktigare, förändras förutsättningarna för många Dynamics 365-kunder.
För företag innebär det att licensöversyn inte längre bara handlar om kostnadskontroll. Det handlar också om att säkerställa kontinuitet i verksamheten, minska compliance-risker och skapa kontroll över vem som har tillgång till vad.
En kommande licensförnyelse blev startpunkten
För ett mellanstort, internationellt bolag inom industrisektorn blev en kommande förnyelse av Dynamics 365-licenser anledningen till att göra en större genomgång.
Företaget visste att licensbilden behövde ses över, men hade inte en fullständig bild av hur väl befintliga licenser och behörigheter motsvarade användarnas faktiska roller och arbetsuppgifter.
Tidplanen var också viktig. Företaget behövde snabbt få en tydlig bild inför förnyelsen, både för att undvika onödiga kostnader och för att säkerställa att medarbetare som behövde tillgång till systemen kunde fortsätta arbeta utan avbrott.
– Det här är en situation många företag känner igen sig i. Man vet att licensbilden behöver ses över, men det är först när man analyserar roller och faktisk användning som man ser den verkliga bilden, säger Hampus Andersson, Microsoft D365-konsult på Implema.
Från licensöversikt till faktisk användning
Implema analyserade företagets Dynamics 365-miljö utifrån användarnas faktiska roller, säkerhetsroller och arbetsuppgifter.
Analysen visade att företaget hade behov av vissa ytterligare licenser. Den första bedömningen var att detta skulle kunna innebära en tillkommande kostnad på omkring 4 miljoner kronor.
Samtidigt visade genomgången att delar av den befintliga licensportföljen inte längre motsvarade verksamhetens behov.
Det handlade bland annat om:
- användare som hade lämnat företaget men där licenser fortfarande var aktiva,
- personer som hade bytt roll och inte längre behövde samma licensnivå,
- användare som hade bredare behörigheter än vad deras arbetsuppgifter krävde.
Genom att mappa användare, roller och licenser mot varandra kunde Implema identifiera överflödiga licenser motsvarande cirka 3,5 miljoner kronor årligen.
Resultatet blev att företagets faktiska behov av nya licenser minskade kraftigt. I stället för en potentiell kostnad på cirka 4 miljoner kronor landade nettoeffekten på omkring 500 000 kronor.
Rätt behörighet stärker både säkerhet och compliance
För kunden handlade värdet dock om mer än en ekonomisk besparing.
En viktig del av arbetet var att skapa bättre kontroll över användarnas behörigheter. När roller förändras eller medarbetare lämnar organisationen finns annars en risk att åtkomster ligger kvar längre än nödvändigt eller att användare får bredare behörigheter än vad deras aktuella roll kräver.
– Rätt licens och rätt behörighet hänger ihop. Det handlar om att ge användarna de verktyg de behöver, men samtidigt säkerställa att ingen har större åtkomst än vad rollen kräver. Det är viktigt både ur ett säkerhets- och complianceperspektiv, säger Oscar Hallenberg, Microsoft D365-konsult på Implema.
Resultatet: kontroll, kostnadsoptimering och säkrare hantering
Genom att kartlägga användare, roller, licenser och behörigheter fick företaget:
- Betydande kostnadsbesparing – genom att identifiera licenser som inte längre motsvarade verksamhetens behov kunde företaget minska sitt framtida licensbehov med cirka 3,5 miljoner kronor.
- Rätt licens till rätt roll – licenstilldelningen anpassades efter faktiska arbetsuppgifter och behov.
- Bättre kontroll över åtkomst – företaget fick en tydligare bild av vem som har tillgång till vad och kunde minska risken för onödiga eller för omfattande behörigheter.
- Bättre beslutsunderlag inför framtida förnyelser – beslut kan nu baseras på faktisk användning i stället för uppskattningar.
- En grund för löpande styrning – genom uppföljning i Power Platform Admin Center (PPAC) kan företaget fortsätta följa licenser och behörigheter när organisationen förändras.
Från analys till löpande licensstyrning
Som en del av arbetet hjälpte Implema också företaget att skapa bättre möjligheter att följa upp licenstilldelningen framöver genom Power Platform Admin Center (PPAC).
Det innebär att företaget löpande kan följa hur licenser är kopplade till användare och roller, identifiera förändrade behov och skapa en mer aktiv styrning av sin Dynamics 365-miljö.
Efter genomförd analys har Implema fått fortsatt förtroende att hjälpa företaget med den fortsatta hanteringen av licenser och behörigheter.
En fråga för både stora och mindre företag
Licensoptimering är inte bara en fråga för stora koncerner. Även mindre organisationer kan ha betydande värden att hämta när licenser och roller har förändrats över tid.
– Vi ser att många företag har mycket att vinna på att göra en strukturerad genomgång. Det gäller oavsett storlek. Ofta krävs en relativt begränsad insats för att snabbt få en bild av om det finns besparingsmöjligheter eller behov av bättre styrning, säger Hampus Andersson.
För det här företaget blev resultatet både en betydande kostnadsbesparing, bättre kontroll över sin Dynamics 365-miljö och en mer hållbar modell för framtida licenshantering.
