När företag köper in externa tjänster handlar utmaningen sällan om själva avtalet. Den verkliga utmaningen är att skapa en struktur som fungerar konsekvent över hela organisationen, samtidigt som olika verksamheter har olika behov.

I det andra avsnittet av Implema Talks fortsätter Johan Söderström samtalet med SAP Fieldglass-specialisten Joacim Karlsson. Fokus flyttas nu från vad Statement of Work är till hur organisationer kan designa en process som skapar bättre styrning, högre datakvalitet och ett starkare beslutsunderlag.

• En genomtänkt Statement of Work-process skapar bättre kontroll över tjänsteinköp.
• SAP Fieldglass kan standardisera arbetssätt utan att ta bort flexibiliteten.
• Olika delar av verksamheten kan arbeta på olika sätt men ändå följa samma styrmodell.
• När alla Statement of Work samlas på en plats blir det möjligt att analysera leverantörer, kostnader och arbetssätt.
• Ett gemensamt ramverk ger bättre beslutsunderlag och skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar.

Att designa processen är minst lika viktigt som att välja system

När organisationer börjar arbeta med Statement of Work ligger fokus ofta på funktioner och teknik. Men enligt Joacim Karlsson finns den största möjligheten någon annanstans. Det handlar om att designa en process som fångar verksamhetens olika sätt att köpa tjänster, utan att varje affärsområde skapar sina egna arbetssätt.

Den möjligheten blir särskilt viktig i organisationer som arbetar med många leverantörer och köper olika typer av tjänster inom exempelvis IT, forskning och utveckling, produktion eller Facility Management.

Standardisering och flexibilitet behöver inte vara motsatser

En vanlig uppfattning är att standardisering leder till mer administration och mindre flexibilitet. Joacim beskriver istället hur en gemensam plattform kan skapa struktur utan att begränsa verksamheten. Olika typer av Statement of Work kan konfigureras utifrån verksamhetens behov. Vissa tjänster kanske ska godkännas mot tydliga milstolpar, andra mot fasta månadsarvoden och ytterligare andra genom rate cards för större team.

Samtidigt kan varje process innehålla egna obligatoriska fält och specifika regler beroende på vilken typ av tjänst som köps in. Resultatet blir en gemensam styrmodell där varje affärsområde kan arbeta på det sätt som passar verksamheten bäst, utan att ge avkall på företagets övergripande standarder.

När all information finns på samma plats förändras möjligheterna

För många organisationer är information om Statement of Work spridd.

• Avtal finns hos olika inköpare.
• Underlag ligger i Excel-filer.
• Dokument skickas via e-post.

Det gör det svårt att skapa en samlad bild av företagets tjänsteinköp.

Joacim lyfter istället värdet av att samla allt i en gemensam plattform.

”Du får en central katalog över alla Statement of Work i företaget, istället för att de ligger i någons Excel eller inkorg.”

När informationen struktureras på samma sätt blir den också möjlig att använda för analys och uppföljning.

Från administration till beslutsstöd

När alla Statement of Work följer samma struktur skapas ett helt annat underlag för verksamheten. Plötsligt går det att analysera frågor som tidigare varit svåra att besvara. Exempelvis:

• Hur arbetar olika delar av organisationen med Statement of Work?
• Vilka leverantörer levererar bäst resultat?
• Finns det skillnader mellan olika affärsområden?
• Var finns möjligheter att standardisera ytterligare?
• Hur ser den samlade inköpsbilden ut över olika bolag och juridiska enheter?

”Då får du en fantastisk möjlighet att analysera hur ni arbetar med Statement of Work och hur leverantörerna presterar.”

Det innebär att Statement of Work inte längre bara blir ett administrativt verktyg. Det blir en källa till affärsinsikter.

En styrmodell som kan växa med verksamheten

När processer, data och arbetssätt samlas i ett gemensamt ramverk blir det enklare att utveckla verksamheten över tid.

• Nya tjänsteområden kan läggas till.
• Nya bolag kan anslutas.
• Samma principer kan användas internationellt.

Samtidigt finns flexibiliteten kvar för de verksamheter som har särskilda krav.

Det är den kombinationen av standardisering och anpassningsbarhet som gör Statement of Work till mer än ett sätt att administrera tjänsteinköp. Det blir en modell för hur organisationen styr, följer upp och utvecklar sina externa tjänster.

Se hela avsnittet

I det andra avsnittet av Implema Talks berättar Joacim Karlsson hur företag kan designa en Statement of Work-process som kombinerar flexibilitet, standardisering och bättre beslutsunderlag för hela organisationen. Första avsnittet handlar om Vad är skillnaden mellan Statement of Work och Contingent Workforce i SAP Fieldglass?

FAQ

Hur designar man en Statement of Work-process?

En effektiv Statement of Work-process utgår från verksamhetens olika typer av tjänsteinköp. Genom att standardisera processer och datainsamling samtidigt som olika affärsområden kan arbeta på sina egna sätt skapas både flexibilitet och kontroll.

Varför är standardisering viktig i Statement of Work?

Standardisering gör det möjligt att jämföra leverantörer, analysera kostnader och följa upp tjänsteinköp på ett enhetligt sätt över hela organisationen.

Hur stödjer SAP Fieldglass Statement of Work?

SAP Fieldglass gör det möjligt att konfigurera olika typer av Statement of Work med exempelvis milstolpar, fasta arvoden, rate cards och verksamhetsspecifika processer inom samma plattform.

Vilka affärsfördelar ger en centraliserad Statement of Work-process?

När alla Statement of Work hanteras i samma plattform får organisationen bättre överblick, högre datakvalitet och möjlighet att analysera leverantörernas prestationer, kostnader och arbetssätt över flera affärsområden och juridiska enheter.