Många organisationer vet att compliance är viktigt när de engagerar externa konsulter. Färre vet var arbetet ska börja.
Ska man börja i avtalen? I HR-systemet? I leverantörsbasen? I SAP Fieldglass? Eller hos cheferna som faktiskt tar in externa resurser?
I det här avsnittet av Implema Talks fortsätter Johan Söderström samtalet med Christina Nicolaou om compliance för extern arbetskraft. Fokus ligger på hur arbetet kan genomföras i praktiken. Christina beskriver hur organisationer kan hitta pain points, använda data, skapa tydliga klassificeringar och involvera Legal, HR, Sourcing och ledning i samma arbete.
Compliance för extern arbetskraft är inte en fråga för en enskild funktion. För att skapa kontroll över konsulter, contingent workers och statement of work-resurser behöver Legal, HR, Sourcing och verksamheten arbeta tillsammans.
Legal bidrar med rätt fakta och tolkning av regelverk. HR kan bidra med data, roller och organisationsstruktur. Sourcing har ofta insyn i leverantörer, avtal och inköpsprocesser. Tillsammans kan funktionerna identifiera risker, klassificera externa resurser rätt och bygga en mer hållbar modell för compliance SAP Fieldglass och andra system.
Ett vanligt misstag är att gå direkt på lösningen. Men enligt Christina börjar arbetet med att förstå organisationens mognad och var riskerna finns.
Många organisationer tror att de har kontroll. De har avtal, processer och system. Men när man börjar titta närmare visar det sig ofta att olika delar av verksamheten arbetar på olika sätt.
Det kan handla om att externa resurser har klassificerats fel. Det kan också handla om att organisationen saknar tydliga instruktioner, att onboarding sker olika i olika länder eller att chefer inte vet vilka regler som gäller.
Därför behöver första steget vara en nulägesbild:
När nuläget är tydligt blir det lättare att prioritera rätt åtgärder.
En central del av compliancearbetet är att förstå skillnaden mellan olika typer av externa resurser.
Alla externa resurser är inte samma sak. En contingent worker, en time and material-resurs och ett statement of work-upplägg kan kräva olika processer, kontroller och uppföljning.
Om klassificeringen blir fel riskerar organisationen att hantera resursen på fel sätt. Det kan i sin tur skapa juridiska risker, bristande kontroll och felaktig rapportering.
Därför behöver organisationen skapa tydliga definitioner:
Det här är särskilt viktigt i större organisationer där olika länder, funktioner och affärsområden kan använda olika begrepp. Om organisationen inte talar samma språk blir det svårt att skapa en gemensam complianceprocess.
Compliance för extern arbetskraft hamnar ofta mellan flera funktioner. Det är en av anledningarna till att arbetet blir komplext.
Legal har kunskap om regelverk, risker och juridiska konsekvenser. HR har ofta data om roller, organisation, åtkomst och personer. Sourcing har insyn i leverantörer, avtal, inköpsprocesser och kategoristyrning. Verksamheten vet hur resurserna faktiskt används i det dagliga arbetet.
För att lyckas behöver dessa perspektiv kopplas ihop.
Legal kan hjälpa till att säkerställa att riktlinjer och åtgärder bygger på korrekta fakta. HR kan bidra till att identifiera personer, roller och organisatoriska kopplingar. Sourcing kan hjälpa till att förstå avtal, leverantörsrelationer och inköpsflöden. Chefer och lokala kontaktpersoner kan ge den praktiska bilden av hur arbetet fungerar i verkligheten.
När dessa funktioner arbetar separat uppstår luckor. När de arbetar tillsammans blir compliancefrågan mer konkret, mer förankrad och lättare att följa upp.
Ett effektivt compliancearbete kräver data. I samtalet beskriver Christina hur arbetet ofta innebär att samla in och jämföra information från flera olika system.
Det kan handla om HR-data, systemåtkomst, leverantörsdata, funktionslistor och annan information som hjälper organisationen att identifiera externa resurser och förstå hur de är engagerade.
I praktiken kan arbetet innebära att gå igenom stora datamängder, funktion för funktion och land för land. Det är ofta ett omfattande arbete. Men det är också nödvändigt för att hitta avvikelser.
Exempel på frågor som datan behöver besvara:
Det är ofta i dessa gränsytor som riskerna blir synliga.
En viktig insikt från samtalet är att många fel inte beror på ovilja. De beror på att människor inte vet hur de ska göra rätt.
Chefer, assistenter och lokala funktioner kan ha tagit in externa resurser enligt den process de tror är korrekt. Men om instruktionerna är otydliga, svåra att hitta eller tolkas olika mellan länder och funktioner, uppstår inkonsekvenser.
Därför behöver compliancearbetet också innehålla utbildning.
Organisationen behöver förklara:
Det handlar inte bara om att kontrollera. Det handlar också om att skapa förutsättningar för människor att göra rätt.
Compliancearbete kring extern arbetskraft kan påverka organisationens rapportering, headcount, kostnadsbild och arbetssätt. Därför räcker det inte att arbetet drivs från en operativ funktion.
Ledningen behöver förstå varför arbetet är viktigt och stå bakom de förändringar som krävs.
I vissa fall kan ett mer korrekt arbetssätt innebära att organisationen får en tydligare bild av sin externa arbetskraft. Det kan visa att den externa headcounten är större än man tidigare trodde. Det kan också innebära att vissa processer behöver ändras eller att ansvar behöver förtydligas.
Utan stöd från ledningen blir det svårt att driva igenom sådana förändringar. Med rätt stöd blir compliancearbetet både tydligare och mer hållbart.
SAP Fieldglass kan vara en viktig plattform för att hantera extern arbetskraft, contingent workers och statement of work. Men systemet behöver bygga på tydliga definitioner och processer.
Om organisationen inte vet hur olika resurser ska klassificeras, eller vilka kontroller som ska ske, blir det svårt att få full effekt av systemstödet.
Därför bör arbetet med SAP Fieldglass och compliance utgå från samma grund:
När detta är på plats kan SAP Fieldglass bidra till bättre synlighet, styrning och kontroll över den externa arbetskraften.
Compliancearbete får inte bli en engångsinsats. Det verkliga värdet uppstår när organisationen bygger in kontrollen i det löpande arbetet.
Det betyder att klassificering, onboarding, avtal, åtkomst och uppföljning behöver vara en del av den ordinarie processen. Inte något som granskas i efterhand när problemet redan har uppstått.
Ett bra arbetssätt skapar tydlighet för alla inblandade:
Det gör compliance till en affärsfråga, inte bara en regelverksfråga.
Extern arbetskraft är ofta verksamhetskritisk. Men den skapar också risker om den inte hanteras strukturerat.
För att lyckas behöver organisationen samla Legal, HR, Sourcing och verksamheten kring en gemensam bild av nuläge, risker och arbetssätt. Det kräver data, tydliga definitioner, utbildning och ledningsstöd.
När arbetet görs rätt blir compliance inte bara ett sätt att undvika problem. Det blir ett sätt att skapa kontroll, transparens och bättre styrning över extern kompetens.
Legal, HR och Sourcing kan samarbeta genom att kombinera juridisk expertis, HR-data, leverantörsinsikt och verksamhetsförståelse. Tillsammans kan de identifiera risker, klassificera externa resurser rätt och skapa gemensamma processer för hantering av extern arbetskraft.
Arbetet bör börja med en nulägesanalys. Organisationen behöver förstå var riskerna finns, vilka externa resurser som är engagerade, hur de är klassificerade och vilka system som innehåller relevant data.
Klassificering är viktigt eftersom olika typer av externa resurser kräver olika processer och kontroller. En contingent worker, en time and material-resurs och ett statement of work-upplägg ska inte alltid hanteras på samma sätt.
HR kan bidra med data om personer, roller, organisation och åtkomst. Det hjälper organisationen att identifiera externa resurser och förstå hur de är kopplade till verksamheten.
Legal säkerställer att riktlinjer, klassificeringar och åtgärder bygger på korrekta juridiska fakta. De hjälper organisationen att förstå risker och konsekvenser av felaktig hantering.
SAP Fieldglass kan bidra till bättre kontroll över externa resurser genom att strukturera processer för beställning, klassificering, onboarding, avtal och uppföljning. För att lyckas krävs tydliga definitioner, rätt data och förankrade arbetssätt.
Kontakta vårt team – vi hjälper dig gärna!
SAP Fieldglass
