Arbetet påbörjades under hösten 2019 och avslutades mitt i Covid-pandemin under en total lock down i Danmark. Hur lyckas man gå i land med ett så komplext projekt, med helt nya förutsättningar och med en så tight tidplan? Vad är utmaningarna och lärdomarna?
På årets Implema Inspire delade Christian Houborg, VP Product Supply FUJIFILM Diosynth Biotechnologies, Preben Holst-Nielsen, Business Advisor Implement Consulting Group, och Katarina Sutrowitz, Sales Director på Implema, i en intervju med moderatorn Sabinije van Gaffke med sig av sina lärdomar och erfarenheter från projektet.
Val av affärssystem och partner
Ni tog beslutet i augusti förra året att helt byta från en tidigare plattform till SAP. Vad var bakgrunden till beslutet att välja SAP S/4HANA samt att välja Implema som partner för projektet?
Vi ville välja en plattform för framtiden. En plattform där vi kan växa in i framtiden och utveckla affären. Beslutet vi tog var helt rätt samtidigt som projektet i sig innebar en tuff utmaning att på rekordkort tid, endast sex månader, gå live med SAP S/4HANA inom Life Science, berättar Christian Houborg. Det har aldrig gjorts förut, så det var såklart en stor utmaning.
Houborg fortsätter med att berätta om det möte sommaren 2019 i Köpenhamn där FUJIFILM Diosynth Biotechnologies tillsammans med Implement Consulting Group träffade Implema för första gången. Implema presenterade företaget, hur de arbetar i projekt, om modellen Implema Way, budgeten, resurserna och tidplanen.
Efter en timme bad vi Implema lämna rummet så att vi skulle kunna överlägga internt. Direkt när de stängde dörren gjorde vi high-five! Helt plötsligt trodde vi på att det vi ville göra var möjligt, berättar Houborg. Vi hade hittat en partner där vi skulle kunna jobba i ett dynamiskt team, med ett agilt arbetssätt och inom de tidsramar som vi redan satt upp som mål. Vi blev imponerade när Implema berättade att detta var normal tidplan för dem. Det tillsammans med Implemas fokus på teamarbete gjorde mig trygg i att ta ett beslut som innebar att vi direkt implementerade framtidens plattform SAP S/4HANA enligt den tidplan vi hade satt upp. Projektet var också inom vår budget och till och med lite billigare än vad vi hade räknat med.
Katarina Sutrowitz berättar att det från Implemas sida var en ”perfect match” och att även Implema gjorde en high five när de satte sig i taxin tillbaka till flygplatsen.
Vi hade haft kort förberedelsetid innan mötet men kände att vi hade rätt förutsättningar för att genomföra projektet på ett bra sätt. Vi känner oss mycket trygga i Implemas sätt att genomföra projekt. Viktiga faktorer för att lyckas med ett sånt här projekt var på plats: ett stort engagemang från kunden, dedikering av rätt resurser, en önskan om att jobba tillsammans som ett team samt att kunden köper in på det mindset och det arbetssätt som Implema jobbar efter i våra projekt.
Framgångsfaktorer i affärssystemprojekt
Vad skulle ni säga är de viktigaste framgångsfaktorerna i det här projektet, inte minst på grund av den korta tidplanen?
Branschkunskap, erfarenhet och kompetens
Preben Holst-Nielsen börjar med att berätta att rätt sammansatt team av kompetenser är en av de viktigaste nyckelfaktorerna för ett lyckat projekt.
Med rätt team och rätt kompetens menar jag både rätt nyckelpersoner från kundens sida, men också rätt konsulter från implementationspartnern. Vi sökte framförallt efter en partner med erfarenhet från S/4HANA. När vi kom i kontakt med Implema så hittade vi en partner som hade gjort det här tidigare. Implema hade erfarenhet av SAP S/4 HANA och även av nyimplementeringar / greenfield implementationer. Samtidigt är Implema en partner som kan vår bransch: pharma med krav på validerad miljö. Den kompetensen och den erfarenheten är otroligt viktigt för att lyckas med ett sånt här projekt på endast sex månader.
Standardprocesser i SAP
Vi var mycket strikta i projektet när det gällde att hålla oss till standards, fortsätter Houborg. I varje situation där vi hade ett val att hålla oss till standard, eller att utveckla något själva, så pushade vi för standard. Utan det som mindset genom hela organisationen hade vi aldrig lyckats genomföra projektet på så kort tid. För att säkra att vi skulle lära oss så mycket som möjligt hade vi från vår sida hela 50 personer med i projektet. Vi kom från en annan plattform, och använde projektet som en möjlighet för så många som möjligt att lära sig hur man arbetar i SAP och med de nya processerna.
Aktivt sponsorskap och snabba beslut
Ett aktivt sponsorskap, med en ledning som är aktiv och tillgänglig på en daglig basis för att kunna ta snabba beslut, är ännu en viktig framgångsfaktor menar Preben Holst-Nielsen. I ett klassiskt projekt kan du ha inplanerade styrgruppsmöten varje sjätte vecka där viktiga beslut förväntas tas. I det här projektet hade vi ett mycket aktivt sponsorskap där Christian (Houborg) var tillgänglig och mycket aktiv för ett snabbt beslutsfattande. Vi visste hela tiden vilken riktning vi skulle ta. Vi hade allt visualiserat i projektrummet och kunde snabbt få med oss management in för att ta snabba beslut utan att invänta förbokade beslutsmöten. Det är ett mycket effektivt sätt att arbeta.
Kort tidplan underlättar prioriteringar
Den korta tidplanen är viktig för att skapa fokus och underlätta prioriteringar i projektet menar Katarina Sutrowitz.
En kort tidplan är något vi på Implema alltid eftersträvar. Att prioritera blir enkelt eftersom vi måste prioritera standard. Det skärper ditt fokus under projektets gång och eliminerar allt som inte är nödvändigt. Fokus ligger på kärnprocesserna och på det som är viktigt! Det är något vi lyckades bra med under det här projektet tycker jag. Vi samarbetade och höll fokus under de här sex månaderna!
Guidning och ledning i best practices processer
Att hålla sig till standardprocesser kan låta enkelt men Preben Holst-Nielsen menar att det också ställer krav.
En vilja hos företaget att adaptera till best-practice processer är helt avgörande. Det krävs också en partner med erfarna och kompetenta konsulter som kan leda och guida i best practice inom S/4HANA. Den kombinationen är nyckeln för att lyckas hålla sig till standards!
Håll fast vid tidsplanen
Projektet att implementera SAP S/4HANA hos FUJIFILM Diosynth Biotechnologies drevs mitt under en pandemi med pågående lock-down i Danmark. Berätta hur ni lyckades genomföra projektet under dessa förutsättningar och hur ni trots nya, och oförutsedda, förutsättningar lyckades hålla er till tidplanen?
Vi hade inte mycket val utan höll fast vid tidplanen, berättar Houborg. Det sätt som vi hade satt upp projektet på gjorde att vi kunde genomföra projektet på distans utan några större hinder. Teamet kände varandra vid den här tidpunkten så det fungerade smidigt att köra möten digitalt. Att vi lyckades gå live med endast två konsulter på siten är en bekräftelse på hur väl teamet fungerade tillsammans. Vi var som ett enda stort team där man inte kunde känna några gränser mellan de tre företagen. Vi jobbade hårt tillsammans för att säkra att implementeringen blev lyckad.
Stark vision och teamkänsla
Ni återkommer till en stark teamkänsla. Vad skulle ni säga är viktigt för att skapa den här känslan och att lyckas med ett så här stort projekt på så kort tid?
Det är många delar i det här men att etablera en stark vision för hela projektet där alla förstår behovet av förändring, varför det bör ske på det här sättet, och i den här takten är avgörande, menar Houborg. Att sedan föra ned det på de olika teamen och ned på individnivå så att teamet och individen vet exakt vad de behöver leverera är såklart viktigt. Vi jobbade mycket med visualisering och med digitala samarbetsverktyg. Det är såklart enklare i en värld utan Covid där du kan träffas personligen men det går att lösa bra även virtuellt idag. Man behöver använda mycket tid i början av projektet för att skapa en gemensam plattform och för att få alla att förstå ”the big plan”.
End-to-end processorganisation
Enligt Preben Holst-Nielsen är det viktigt att teamen har mandat att fatta beslut på egen hand.
Vi organiserade projektet med end-to-end processteam. Istället för att sätta ett ekonomiteam i ett hörn för att arbeta med ekonomi så organiserade vi teamen end-to-end efter flöden och processer såsom logistik, kvalitet och lager. Detta bröt ned silos i organisationen och fick teamen att jobba med hela processen end-to-end.
Chrisitan Houborg gör kopplingen till crowd-solving.
Alla blir involverade i att bygga en försörjningsprocess end-to-end i företaget. En rekommendation till alla projekt där ute är definitivt att välja en modell med ett end-to-end processtänk och att man sedan håller det strikt.
Starkt team och projektledning
Vad är insikterna som Implema tar med sig från det här projektet?
Vikten av ett starkt samarbete och teamwork, säger Katarina Sutrowitz. Jag var mycket imponerad av hur ni adderade en ny nivå för visualisering. När man klev in i projektrummet var det som ett war-room. Allt var visualiserat och förberett för snabba stand-up meetings. Vi har också inspirerats av det starka åtagandet hela vägen från top-management och genom alla team och processer. Det är något som inspirerat oss, och som vi vill göra ännu tydligare i framtida arbete. Det gör en stor skillnad i att verkligen få ett tight team som samarbetar ihop.
Projektledningen är otroligt viktig menar Christian Houborg.
Alla tre projektledarna i det här projektet gjorde ett riktigt bra arbete. Det fanns ett gemensamt synsätt och samarbete genom hela projektet.
Utrullning av SAP S/4HANA
Om ni tittar några år framåt. Vad är nästa steg?
Nu har vi på ett effektivt sätt fått en site live med SAP S/4HANA. Nästa steg är att fortsätta rulla ut SAP S/4HANA och det jobbar vi på just nu i ett pågående projekt tillsammans med Implement Consulting Group och Implema.
Change management SAP S/4HANA
Att implementera ett helt nytt affärssystem handlar ju mycket om change management där ett starkt ledarskap utgör kärnan. Vilka är de viktigaste egenskaperna ni tar med er för ett starkt ledarskap?
Gemensam vision och ambition
Christian Houborg berättar att det som verkligen gjorde skillnad var teamarbetet där alla tre företagen hade en gemensam vision, och amibition.
Vi ville slå världsrekordet i att gå live med SAP S/4HANA inom Life Science. Det gav oss alla motivationen att tillsammans ge det där lilla extra, att våga testa nya sätt att arbeta samt att faserna flöt samman i ett agilt sätt att arbeta. Har man högt ställda mål kan man uppnå fantastiska saker!
Lagkänsla över hela projektet
Med en lagkänsla över hela projektet, mellan olika siter och mellan olika företag, vill man verkligen lyckas tillsammans och nå fantastiska resultat. Skulle vi göra det här igen så skulle vi göra om det med tidplanen sex månader för att snabbt komma igång med den nya plattformen och sedan bygga vidare på det.
