Det innovativa svenska familjeföretaget Boxon hanterar förpacknings- och märkningsbehov i Norden, Europa och Kina till kunder inom en mängd olika branscher. Det innebär stora transaktionsmängder som ställer krav på välfungerande, effektiva order to cash-flöden. Hos Boxon såg man förbättringsmöjligheter i dessa flöden, samtidigt saknade man en tillförlitlig metod för att sätta fingret på var dessa möjligheter fanns.
Vi behövde en metod för att gå från ”min magkänsla är” till fakta hur det verkligen ser ut. Den snabbaste vägen fram i detta fanns i process mining. Därför bestämde vi oss tillsammans med Implema att effektivisera våra flöden smartare genom datadrivna beslut, berättar Per Yllfors, CDO på Boxon
Automatiserad analys av affärsflöden
Så, vad är process mining? Det är enkelt förklarat en datadriven analys av processer. Arbetet kan ske analogt såväl som digitalt, även om en analog process mining, exempelvis intervjuer i en organisation tenderar till att bli mindre exakt jämfört med om det sker digitalt. Används den digitala tekniken som finns, är det både tidseffektivt, faktabaserat och mer tillförlitligt som ett beslutsstöd. Dessutom blir det enklare att skapa sig en visuell överblick av data i olika flöden som går att monitorera och filtrera efter olika parametrar. På så sätt är det också möjligt att presentera variabler och avvikelser ännu tydligare.
En snabb, kvalitativ och tillförlitlig metod för nulägesanalys
Varför process mining? Med process mining, kan man tillförlitligt bilda sig en kvalificerad uppfattning om flöden och om vad som funkar eller inte. Process mining kan göras som ett one-time event, vid behov, och användas som en nulägesanalys eller ske löpande, som en pågående aktivitet för att se hur åtgärder påverkar processer samt effekten av dessa i realtid. Hur man än väljer att använda process mining är det effektivt sätt att accelerera förbättringstakten i processer utan det kräver enorma investeringar eller avancerad, dyr teknik.
Ett snabbt, effektivt samarbete mellan Boxon och Implema i fas 1
Tillsammans med Implema, kunde Boxon på endast 1,5 månad slutföra första fasen i sin process mining, och introducera, planera och verkställa kartläggningen av sina order to cash-flöden.
Våra förväntningar inför projektet var att hitta de delar i processer vi enkelt kunde modifiera så att vi snabbt kunde effektivisera det dagliga arbetet. Vi var positivt överraskade hur väl vi relativt snabbt kunde identifiera flaskhalsar men även få bekräftat att delar i processen fungerar väl, fortsätter Per
Inledningsvis genomfördes en teknisk uppsättning från produktionssystemet till Celonis, den mjukvara som Implema valt att sätta upp analysen och granska informationen i. Därefter behövde Boxon validera att datan i analysen överensstämde med datan i Boxons affärssystem från SAP.
Därefter genomförde man tillsammans två workshops, en så kallad Discovery-workshop respektive en Findings-workshop. I Discovery-workshopen, gick man igenom analysen tillsammans. På samma gång ”upptäcktes” flöden, nyckeltal, flaskhalsar, positiva effekter från tidigare förändringar bland annat. I workshopen identifierades också intressanta punkter att titta vidare på. I Findings-workshopen fick nyckelpersoner hos Boxon en genomgång av de särskilt intressanta punkter som kommit fram under den föregående workshopen. Och utifrån dessa kunde man hålla konkreta och specifika diskussioner kring det rådande nuläget, orsaker, konsekvenser samt möjliga förbättringar i de analyserade flödena baserat på de data som framkommit.
Implema avslutade sedan projektets första fas med en sammanfattning från vad man kommit fram till under Findings-workshopen ihop med en ”insats vs nytta”-sammanställning. Utifrån den kunde Boxon ta fram en prioriteringslista över tänkbara åtgärder, och plocka de lägst hängande frukterna och vidta sådana åtgärder.
Vad som väntar i nästa steg, fas 2
I den andra fasen, kommer utgångspunkten att vara den prioriteringslista med åtgärder som Boxon formulerat ihop med Implema. Tyngdpunkten kommer sedan att ligga vid att omvandla den kunskap och de insikter som utvunnits med denna process mining, så att Boxon kan vidta de realisera de effektiviseringar som det finns möjlighet att göra.
I fas 2 kan det också bli aktuellt att köra flera omgångar av process mining med regelbundna mellanrum, en till två gånger årligen för att bland annat se om och hur åtgärderna man infört hjälpt, alternativt som en check-up för att se hur processerna mår.
Det har varit fantastiskt roligt att få djupdyka i, men även överblicka, hela processen från ax till limpa. När man arbetar med system är det lätt att fastna i små detaljer men nu fick vi möjligheten att analysera flödet tillsammans på en helt ny nivå. Insikterna man får i ett sådant här projekt är betydelsefulla och jag skulle rekommendera alla att köra en ”x-ray” av sin verksamhet. Jag ser fram emot att få fortsätta bana väg mot dessa insikter och framförallt det värde de kommer generera för Boxon, säger Klara Strandell, projektledare för process mining och applikationskonsult, SAP
