Med 30 000 kunder, främst i norra Europa, är OEM-koncernen återförsäljare av ett brett sortiment av komponenter till industriella applikationer. OEM erbjuder mer än 60 000 produkter från fler än 400 leverantörer. Företaget arbetar kontinuerligt med att effektivisera och skapa varuflöden där automatisering ger högre kostnadseffektivitet, kvalitet och servicegrad.
Tio års partnerskap med Implema
OEM har i snart tio år haft ett tätt samarbete med Implema, bland annat i sin skalande satsning på integration och automation. Med ett brett, och ibland komplext artikelsortiment, ett stort antal kunder och leverantörer, finns utmaningar i OEM’s satsning på integration och automatisering av affärsprocesserna. Samtidigt är vinsterna av digitalisering stora.
Frank Isaksson är huvudansvarig för all integration och EDI på OEM. Hans roll har, i samtakt med OEM’s ökade målsättning och ambition, utvecklats från behandling av e-faktura till förvaltning av befintliga EDI flöden till att bli en mer styrande roll med fokus på nya projekt inom automation och integration.
Den tydligaste effekten vi får av automation är att det helt enkelt sparar oss mycket tid och pengar. Integration och automatisering skapar även ett stort mervärde för våra kunder och leverantörer. Vi ökar samarbetet och knyter våra affärspartners närmare, berättar Isaksson.
Implemas mindset, samt det sätt som Implema och OEM arbetar tillsammans som partners, är nyckelfaktorer till att samarbetet pågått under så lång tid. OEM vill ha en aktiv roll i de beslut som fattas. Med Implema kan vi på ett bra sätt kombinera OEMs kunskap inom interna processer med Implemas spetskompetens inom ERP och integration.
Helautomatiserat leveransflöde
Flödet med Epiroc är ett konkret exempel där tidsbesparingen blivit konkret och betydande.
Vi har skapat ett nästan helt automatiserat leveransflöde; från prognos till order, ordererkännande, leveransavisering och faktura. Jag tycker det är ett perfekt exempel på hur integrationen har förändrat verksamheten och sparar både tid och pengar. Ett stort antal meddelanden per dag som swishar igenom automatiskt. Tidigare tog det en person en halv dag att hantera dagens inkommande ordrar vilket nu sker i ett automatiserat flöde. Nu tillkommer endast några timmar i veckan för att hantera det som är avvikande.
Nya arbetssätt – delaktighet och utbildning viktigt
Vid utveckling av nya integrationer är det ett tätt samarbete mellan några nyckelpersoner på OEM och Implema samt motparten som är den kund eller leverantör som integrationen utförs med. Automatisering av affärsprocesserna innebär också att organisationen behöver vänja sig vid nya sätt att arbeta.
När projektet är klart och integrationen rullar igång så påverkas det dagliga arbetet för verksamheten. Därför är det viktigt att vi involverar och utbildar de anställda tidigt i processen. Vi behöver tidigt förstå hur olika typer av integrationer påverkar olika delar av OEM såsom exempelvis leveransbevakning och ekonomi.
En del som börjar använda EDI och integrationer känner att de tappar kontrollen när fakturor, leveransaviseringar och liknande inte längre kontrolleras manuellt. Med ökad automation flyttar fokus från manuell hantering till att fånga upp och åtgärda eventuella fel som ändå kan uppstå.
Processer och verktyg för lyckad integration
För att möjliggöra en snabb och effektiv utrullning av integration och EDI har OEM och Implema tillsammans utvecklat gemensamma processer och verktyg.
Isaksson menar att en tydlig ansvarsfördelning samt en bra kommunikation mellan OEM och Implema är avgörande för ett lyckat integrationsprojekt. En strukturerad projektplan är A och O, och ett uppstartsmöte med alla involverade parter klargör förkunskaper engagemang och målbild.
Vi kan sällan påverka tredje och fjärde part, det vill säga slutkund och leverantör, och deras arbetssätt. Därför är det viktigt att vi i partnerskap med Implema har en tydlig plan samt att vi är aktiva så att projektet inte drar ut på tiden eller frångår den planering vi gjort.
Hela organisationen behöver engageras
OEM har redan kommit långt i sin digitaliserings- och automatiseringsresa men det finns fortsatt mycket man vill göra. Isaksson understryker att integration inte bara är en fråga för IT eller systemansvariga utan för hela organisationen.
För att utvecklas inom det här området behöver vi vara aktiva. Hela organisationen behöver vara engagerade och ha en positiv inställning till automatisering och integration.Det krävs en positiv dialog redan under kundbesök och leverantörsbesök. Detta tycker jag att man på de olika OEM-bolagen är på rätt och god väg med.
