Guide: Att välja partner för implementering av Microsoft Dynamics 365

Hur väljer man partner för Dynamics 365?

Välj en partner som förstår era affärsmål och kan omsätta dem i en lösning som verksamheten kan använda. Bedöm hur partnern arbetar med standardfunktionalitet, prioriterar inför den första driftstarten och förbereder medarbetarna för nya arbetssätt. Undersök också vilken kompetens som faktiskt finns i projektteamet och hur samarbetet fortsätter efter go-live.

En bra utvärdering bör ge svar på fem frågor:

• Har partnern erfarenhet av liknande verksamheter och processer?
• Finns en tydlig plan för vad som ska levereras först?
• Hur hanteras data, integrationer och eventuella anpassningar?
• Hur blir verksamheten redo att använda lösningen?
• Hur får ni stöd och kan vidareutveckla lösningen efter driftstart?

Microsoft Dynamics 365 omfattar flera affärsapplikationer. Vilka delar som är aktuella beror på era processer och mål. Läs mer om Microsoft Dynamics 365 och dess möjligheter om ni först vill orientera er i lösningen.

Börja med de affärsmål ni vill nå

Innan ni jämför partner är det värdefullt att formulera varför ni ska införa eller utveckla Dynamics 365. Vilka problem behöver lösas? Vilka arbetssätt vill ni förändra? Hur ska ni se att investeringen ger resultat?

Målen kan till exempel handla om kortare ledtider, bättre datakvalitet, gemensamma processer mellan bolag eller säkrare rapportering. De behöver vara tillräckligt konkreta för att vägleda projektets prioriteringar.

Be en potentiell partner visa hur den skulle gå från era mål till en genomförbar plan. Lyssna särskilt efter om partnern ställer frågor om verksamheten innan den föreslår funktioner eller tekniska lösningar.

Välj en partner som förstår era processer

Erfarenhet av Dynamics 365 är viktigt, men erfarenheten behöver vara relevant för just ert projekt. En implementation som berör ekonomi och produktion ställer andra krav än ett projekt som främst rör försäljning och kundservice.

Undersök om partnern har arbetat med liknande:

• affärsprocesser och verksamhetsmodeller
• branschkrav
• organisationsstorlek och antal bolag
• integrationsbehov
• datamigreringar
• krav på rapportering, spårbarhet eller regelefterlevnad

Be gärna partnern resonera kring ett verkligt flöde i er verksamhet, från början till slut. Det visar om teamet förstår sambanden mellan processer, människor, data och system.

Be också att få träffa de personer som är tänkta att arbeta i projektet. Deras erfarenhet och tillgänglighet är minst lika viktig som partnerföretagets samlade kompetens.

Hur tar partnern er till en första användbar lösning?

En implementation behöver en tydlig avgränsning. Allt som kan vara värdefullt på sikt måste inte finnas på plats vid den första driftstarten.

Fråga partnern hur den avgör:

• vilka processer som måste fungera från dag ett
• vad som kan hanteras med standardfunktionalitet
• när en anpassning faktiskt behövs
• vilka förbättringar som kan införas senare
• hur beslut om omfattning, tid och kostnad fattas

En stegvis plan kan göra det möjligt att börja använda lösningen och dra lärdom av verkliga arbetssätt innan nästa utvecklingssteg beslutas. Den kräver samtidigt att den första versionen är stabil och stödjer verksamhetens viktigaste flöden.

Så arbetar vi på Implema
Med Implema Way utgår vi från standardprocesser och begränsar kundspecifik utveckling så långt verksamhetens krav tillåter. Projektet styrs mot en första användbar lösning – en lösning 1.0 – som ger verksamheten en stabil grund att börja arbeta i. Därefter utvecklar vi lösningen stegvis, utifrån nya insikter och prioriterade behov.

Ta ställning till standard och anpassningar tidigt

Kundspecifik utveckling kan ibland vara motiverad, men varje anpassning bör ha ett tydligt syfte. Den behöver också bedömas utifrån vad den innebär för testning, framtida uppdateringar och förvaltning.

Be partnern visa hur den skiljer mellan:

• ett verksamhetskrav som måste uppfyllas
• ett önskemål som bygger på tidigare arbetssätt
• något som redan stöds av standardlösningen
• en förbättring som kan vänta till en senare etapp

Det viktiga är inte att på förhand säga ja eller nej till alla anpassningar. Det viktiga är att förstå varför de görs och vilket värde de skapar i förhållande till sin kostnad och komplexitet.

Hur hanteras data och integrationer?

Ett nytt affärssystem behöver rätt information för att fungera i vardagen. Därför bör data och integrationer diskuteras tidigt, även om detaljerna utvecklas under projektet.

Fråga hur partnern planerar att kartlägga datakällor, kvalitetssäkra information, genomföra provmigreringar och kontrollera att viktiga integrationer fungerar. Klargör också vilket ansvar er egen organisation behöver ta. Det är vanligtvis verksamheten som måste avgöra vilken information som är korrekt och hur den ska användas.

Ni behöver inte ha alla svar innan projektet börjar. Däremot bör partnern kunna visa en tydlig väg för att ta fram dem.

Är verksamheten redo att använda lösningen vid go-live?

Testning handlar inte bara om att hitta tekniska fel. När processägare och användare provar sina viktigaste arbetsflöden får de också möjlighet att förstå lösningen, upptäcka oklarheter och förbereda sig för nya arbetssätt.

Be partnern beskriva hur test, utbildning och förberedelser inför driftstart hänger ihop. Diskutera exempelvis:

• vilka verksamhetsflöden som ska provas
• vilka användare som behöver delta
• hur återkoppling tas om hand
• hur osäkerhet kring roller och arbetssätt fångas upp
• hur ni gemensamt bedömer beredskapen inför go-live

Ett beslut om driftstart bör bygga på mer än att systemet tekniskt fungerar. Verksamheten behöver också veta hur den ska arbeta i lösningen och vart den vänder sig när frågor uppstår.

Ge förändringsledning en tydlig plats i projektet

Dynamics 365 kan påverka arbetsuppgifter, ansvar och samarbete mellan avdelningar. Därför behöver de människor som ska använda lösningen involveras under projektets gång.

Undersök hur partnern arbetar med ledningsförankring, kommunikation, utbildning och stöd till chefer och användare. Fråga också hur användningen följs upp efter driftstart. En utbildningsinsats strax före go-live räcker sällan som enda förberedelse.

Så arbetar vi på Implema
Vi kopplar förändringsledning till implementationen från ett tidigt skede. Genom att involvera verksamheten, tydliggöra nya arbetssätt och följa upp användningen arbetar vi för att lösningen ska få effekt även efter att projektet har gått live.

Skapa tydligt ansvar mellan er och partnern

En implementeringspartner kan leda arbetet och bidra med specialistkompetens. Men er organisation behöver fortsatt äga sina mål, processer och viktiga verksamhetsbeslut.

Be partnern beskriva vad som förväntas av er i fråga om beslutsfattare, processägare, dataansvariga och användare. Tydliga roller gör det lättare att hålla tempo i projektet och undvika att frågor blir liggande mellan organisationerna.

Det är också viktigt att planera för kunskapsöverföring. När projektet avslutas behöver ni veta vem som ansvarar för lösningen och hur den ska förvaltas.

Planera för stöd och utveckling efter go-live

Driftstarten är början på det dagliga användandet, inte slutet på förändringen. Fråga därför redan under partnerutvärderingen hur stödet fungerar när lösningen tagits i bruk.

Ta reda på:

• vilket stöd användarna får den första tiden
• hur incidenter och frågor hanteras
• vem som ansvarar för integrationer och uppdateringar
• hur förbättringsförslag prioriteras
• hur ni följer upp mål och användning
• hur nästa utvecklingssteg planeras

Så arbetar vi på Implema
Implema arbetar med Dynamics 365 från strategi och implementation till förvaltning och vidareutveckling. Den första lösningen ger en grund att arbeta vidare från; kommande förbättringar kan prioriteras när verksamheten har mer kunskap om vad som skapar värde i praktiken.

Sex frågor att ställa till en Dynamics 365-partner

Använd gärna dessa frågor när ni jämför olika partner:

1. Vilka liknande verksamheter och processer har ni arbetat med?
2. Vilka personer ska arbeta i vårt projekt, och vilken erfarenhet har de?
3. Hur avgör ni vad som måste ingå i den första lösningen?
4. Hur arbetar ni med standardfunktionalitet och kundspecifika anpassningar?
5. Hur förbereder ni våra medarbetare för att använda lösningen vid go-live?
6. Hur fungerar stödet och vidareutvecklingen efter driftstart?

Be om konkreta exempel i svaren. Jämför även vad som ingår i respektive förslag, vilka antaganden som gjorts och vad som förväntas av er egen organisation.

Fyra perspektiv när ni väljer Dynamics 365-partner

Ett bra partnerbeslut bygger på mer än teknik och pris. Bedöm partnerns förmåga utifrån fyra perspektiv:

• Affär: Förstår partnern era mål och processer?
• Genomförande: Finns en tydlig väg till en första användbar lösning?
• Människor: Får verksamheten stöd att ta till sig nya arbetssätt?
• Långsiktighet: Finns en plan för support och fortsatt utveckling?

När ni får tydliga svar på dessa frågor blir det lättare att välja en partner för både implementationen och den förändring ni vill åstadkomma.

Implema som strategisk Dynamics 365-partner

Implema hjälper företag genom hela resan med Microsoft Dynamics 365 – från strategi, förstudie och processanalys till implementation, integration, förändringsledning och vidareutveckling.

Arbetet utgår från sambandet mellan affärsmål, processer, data, teknik och människor. På så sätt kan systemimplementationen kopplas till de förändringar och resultat som verksamheten vill åstadkomma.

En långsiktig partnerrelation innebär också att arbetet fortsätter efter driftstart. Lösningen behöver följas upp, förvaltas och utvecklas när processer, krav och affärsmål förändras.