Det som däremot kan kännas osäkert är hur företaget ska kunna förbereda sig för själva uppgraderingsprojektet, men även hur förvaltningen av systemet ser ut framåt med automatiska uppdateringar. Dessa automatiska uppdateringar kan kräva en del nya processer och arbetssätt i organisationen för att hantera vilket kan skapa viss osäkerhet inför en uppgradering.
Så för att hjälpa dig att få koll på hur du bäst förbereder organisationen för en uppgradering till nya Dynamics 365 med konceptet One version så ska vi guida dig igenom det här.
För tänk en verklighet där uppgraderingsprojekt är ett minne blott och att alltid arbeta i den senaste versionen av affärssystemet…visst låter det som en dröm?
Supporten för äldre versioner av Dynamics upphör 2021
För över ett år sedan introducerade Microsoft konceptet One version, konceptet som gör att D365 alltid kommer att vara aktuellt genom de kontinuerliga uppdateringarna som släpps vid åtta tillfällen per år. Ett fantastiskt fördelaktigt system, som du har möjlighet att uppgradera till om du idag har en äldre version av Dynamics AX.
För om du idag har Dynamics AX 2009 eller Dynamics AX 2012 (R2 och äldre) så är det viktigt att känna till att Microsoft support har upphört för dessa versioner och för R3 upphör support och uppdateringar den 21 oktober 2021. Och med ett gammalt system får du heller inte tillgång till nya funktioner som skulle kunna vara värdefulla för organisationen.
Här kan du läsa mer om det hos Microsoft: End of mainstream support for Microsoft Dynamics AX 2009, Dynamics AX 2012, and Dynamics AX 2012 R2 – Finance & Operations | Dynamics 365 | Microsoft Docs och Dynamics AX 2012 R3 – Microsoft Lifecycle | Microsoft Docs
Därför är det klokt att påbörja arbetet med att förbereda en kommande uppgradering redan nu, så att företaget är redo när det väl är dags att ta steget.
Dina förberedelser hjälper dig att få kontroll
Inför ett uppgraderingsprojekt så vinner du mycket på att påbörja förberedelsearbetet tidigt. För det första kan du komma i gång med förberedelserna med minimal involvering av din samarbetspartner vilket innebär att du får en kortare och effektivare projekttid som startar när förarbetet är klart.
Rätt förberedelser hjälper dig också att få insikter om förutsättningarna både i nuläget och framåt, så att du kan planera för att hantera dem på bästa sätt. Dessutom minskar du risken för att företaget hamnar i situationer där andra initiativ eller nödvändiga åtgärder kolliderar med projektets planering och utförande.
Du får helt enkelt en större kontroll över hur du tillsammans med din samarbetspartner smidigast och säkrast genomför uppgraderingen till det nya affärssystemet och kan korta den totala projekttiden med förberedelserna.
# 1 – Definiera projektets mål och omfattning
Innan ett projekt startas är det nödvändigt att veta vart man ska och varför – alltså vilket mål och syfte som finns med projektet som ska genomföras, som i det här fallet är ett uppgraderingsprojekt. Därför handlar de första förberedelserna om att definiera projektets mål och omfattning, att prioritera systemkonfigurationer utifrån er affärsplan, identifiera affärskritiska funktioner och att definiera viktiga mätpunkter (KPI:er) för projektet.
# 2 – Kartlägg alla processer
När du har genomfört steg 1 så har du en roadmap för vart ni är på väg och vilken väg ni ska ta. Nu är det dags att precisera hur nuläget ser ut, så att vägen framåt blir mer detaljerad och tydligt kopplad till alla era funktioner i verksamheten.
Det gör du genom att kartlägga och dokumentera alla processer som finns i organisationen som ska tas med i projektet. Det ger dig kontroll över alla de processer som ska hanteras i systemet, och är även en viktig förberedelse inför de tester som ska utföras senare för att säkerställa att processerna fungerar efter uppgraderingen men också efter kommande uppdateringar.
Dessutom är det värdefullt att få en verklig bild av företagets processer, eftersom det inte sällan skiljer sig mot hur man tror att de ser ut. Och att kunna visa sina kartlagda processer gör det också lättare att kravställa mot den samarbetspartner som hjälper till med uppgraderingen.
Så även om det är ett omfattande arbete som ska göras initialt, så kommer det att löna sig eftersom ni på längre sikt både effektiviserar och säkrar projektet. Det är helt enkelt väl investerad tid.
Lista alla processer i ett dokument. Det effektivaste sättet att göra det på är att skapa ett exceldokument (excel är att rekommendera eftersom det är praktiskt med filterfunktionen när det är många processer som ska föras in i vyn) med en flik för varje avdelning där medarbetarna får fylla i sina processer.
Definiera en ägare till varje process. Varje angiven process ska få en tilldelad ägare till sig – vilket alltså är personen som kommer att ansvara för att testa funktionen senare.
För att ge dig ett exempel: På företag X finns ett område som heter ”Finance”, som bland annat består av en leverantörsreskontra-avdelning. Teamet på avdelningen består av tre personer, och de ansvarar tillsammans för alla processer i systemet som hanterar bokföringen för leverantörsfakturorna. Varje process som ingår i den hanteringen – såsom att registrera en ny leverantör – läggs in i dokumentet, och en ansvarig i gruppen utses som testansvarig för den funktionen.
# 3 – Se över er masterdata
Masterdata är företagets gemensamma data och substansen i affärssystemet. Den ska ha en entydig definition som gäller överallt, och varje uppgift ska bara ha ett värde – den ska alltså vara harmoniserad och synkroniserad.
Om du vill läsa mer om vad master data är så kan du fördjupa dig i det här: https://implema.se/blogg/resultat-med-masterdata/
# 4 – Go live strategi
Innan uppgraderingsprojektet startar är det viktigt att sätta en strategi för hur och när ni ska gå över till systemet och i vilka steg – en så kallad go live strategi. Om ditt företag till exempel tillhör en producerande organisation med representation i flera länder, ska du då gå live samtidigt i alla länder? Ska ni gå live i hela systemet eller ta en del i taget, till exempel Finance först? Eller big bang?, Det vill säga alla länder och alla delar i systemet samtidigt.
#6 – Tekniska förberedelser
Inventera övrig teknik i organisationen: hur ska den anpassas för att integreras med det nya systemet? Behöver ni bestämma vilket system som är Master? Det vill säga det system som är överordnat annat.
#7 – Kommunikation
Det här är något som ofta glöms bort men som är väldigt viktigt, och det handlar om hur den interna kommunikationen kring projektet ska se ut – det vill säga hur ni ska kommunicera med alla medarbetarna kring projektet för att få alla med på tåget. Att kommunicera vad effektmålet är och vad företaget vill uppnå är viktigt för att få medarbetarna att förstå varför det ska göras, och skapa ett engagemang och en delaktighet i organisationen. Identifiera några ambassadörer som kan hjälpa till att sprida kunskapen till kollegorna.
#8 – Identifiera risker i projektet
Här gäller det att vara förutseende – vilka tydliga risker ser du som kan uppstå längs vägen? Vilka kritiska moment eller situationer ser du som ni behöver planera för redan innan projektet startar? Om ni är ett bolag som har högsäsong i er bransch under några månader per år, eller en lång period kring årsbokslutet som gör att ni inte kommer kunna fokusera på projektet vissa perioder – vad får det för konsekvenser för projektet? Det här momentet handlar alltså om att planera projektet utifrån saker i organisationen som kan påverka dess genomförande eller tidplan, och att tidigt identifiera om det finns faktorer som kan sätta stopp för projektet.
#9 – Gör er redo för de automatiska uppdateringarna
Det sista steget i förberedelserna är att påbörja arbetet med att förbereda organisationen för hur de automatiska uppdateringarna ska hanteras. Det kan du läsa mer om här – i min artikel om 5 områden för din förvaltningsplan av Microsoft Dynamics 365.
Jag vill också passa på att tipsa dig om webbinariet som jag höll tillsammans med Peter Nicks från Microsoft, där vi gick igenom hur vi på Implema arbetar tillsammans med våra kunder för att hantera dessa uppdateringar. Vi gick igenom hur en tydlig planering tas fram där fokus ligger på verksamhetsutveckling och ständig framfart, och vi gick också in på hur en uppdatering konkret hanteras, vilka steg som vi på Implema rekommenderar, samt hur man kan hålla processen så smidig och framtidssäker som möjligt.
Här hittar du inspelningen av ”Så blir du vän med Dynamics 365 One version”
Project Readiness
På Implema jobbar vi med något som heter Project readiness, vilket är aktiviteter och metoder som vi har satt upp för att hjälpa våra kunder att förbereda sig inför en implementation av Dynamics 365. De delar jag gått igenom i den här artikeln är ett axplock av det som ingår i vår modell.
Vill du veta mer om hur vi hjälper företag att förbereda sig inför en uppgradering, eller vill du få mer rådgivning i vad du kan göra själv för att förbereda din organisation? Ta kontakt med mig så guidar jag dig framåt.
MADELEINE HOFFSTEN,
SALES MANAGER & BUSINESS DEVELOPMENT
Uppdaterad 2021-03-31
