En koncern med knappt tio bolag har automatiserat 80–90 procent av bankflödet i Microsoft Dynamics 365 Finance. Bankavstämningen, som tidigare kunde ta upp till en arbetsdag vid månadsskiftet, sker nu löpande varje dag.
Lösningen omfattar betalningsförslag, överföring till banken, kontoutdrag, kundinbetalningar och andra banktransaktioner. Implema har kombinerat funktionerna i Dynamics 365 Finance med bankintegration och egenutvecklade Betty för att minska det manuella arbetet och skapa ett sammanhängande flöde.
Resultat i korthet
- 80–90 procent av bankflödet hanteras automatiskt.
- Banken stäms av löpande varje dag.
- Arbetet som tidigare kunde ta upp till en arbetsdag vid månadsskiftet har försvunnit.
- Endast ett fåtal kundinbetalningar per dag behöver sökas upp manuellt.
- Inga felmatchningar hade upptäckts vid den senaste uppföljningen.
- Saknade eller ännu inte bokförda transaktioner blir synliga tidigare.
Resultaten bygger på kundens bedömning vid uppföljningen efter införandet. Kunden är anonymiserad och automatiseringsgraden avser den samlade hanteringen av betalningar, banktransaktioner och avstämning.
Manuellt arbete i flera bolag
Koncernen består av knappt tio bolag, däribland ett bolag i USA. Med flera juridiska enheter, bankkonton och valutor blir även små manuella moment snabbt tidskrävande.
Leverantörsbetalningar ska förberedas och skickas till banken. Kontoutdrag behöver läsas in, kundinbetalningar ska identifieras och bankkonton ska stämmas av. Därtill kommer transaktioner som inte är direkt kopplade till kund- eller leverantörsreskontran, exempelvis bankavgifter, överföringar och transaktioner mot skattekontot.
Kunden ville därför automatisera ett sammanhängande bankflöde, snarare än ett enskilt moment. Målet var att låta systemet hantera regelstyrda och förutsägbara transaktioner, medan ekonomiteamet koncentrerar sig på avvikelser och kontroll.
Vad automatiserades i Dynamics 365 Finance?
Lösningen omfattar flödet från betalningsförslag till löpande bankavstämning. Informationen går mellan Dynamics 365 Finance och banken genom integrationen, samtidigt som regler i systemet avgör hur olika transaktioner ska hanteras.
Automatiska betalningsförslag
Automationen börjar redan vid leverantörsbetalningen. Betalningsförslag genereras automatiskt i Dynamics 365 Finance.
Användaren granskar förslaget och tar bort eventuella fakturor som inte ska betalas. När förslaget har kontrollerats skapas betalningen och betalningsfilen skickas automatiskt till banken genom integrationen.
Det minskar behovet av att exportera, spara och ladda upp filer manuellt. Kontrollmomentet finns kvar, men överföringen mellan systemen sker som en del av det sammanhängande flödet.
Kontoutdraget ger återkoppling från banken
Kunden använder inga separata återrapporteringsfiler för leverantörsbetalningarna. I stället används bankens elektroniska kontoutdrag som central återkoppling.
När kontoutdraget importeras till Dynamics 365 Finance körs de definierade matchningsreglerna automatiskt. Användaren behöver inte starta eller bekräfta matchningen för varje import.
Transaktioner som uppfyller reglerna kan därmed hanteras löpande. Ekonomiteamet granskar de poster som inte kan matchas eller som kräver ytterligare kontroll.
Från månadsvis till daglig bankavstämning
Före implementationen kunde bankavstämningen ta upp till en hel arbetsdag vid månadsskiftet. Många transaktioner behövde då hanteras och kontrolleras samtidigt.
I den nya lösningen stäms banken av löpande varje dag. Det innebär att transaktionerna hanteras närmare den tidpunkt då de uppstår.
Saknade eller ännu inte bokförda transaktioner blir synliga tidigare. Ekonomiteamet får därmed bättre kontroll inför månadsbokslut och annan ekonomisk uppföljning, samtidigt som arbetsbelastningen vid månadsskiftet minskar.
ISO 20022 och CAMT skapar bättre förutsättningar
Lösningen använder ISO 20022 och CAMT-format där det är möjligt. Informationsrika och strukturerade filer ger bättre förutsättningar för automatisk bearbetning och matchning i Dynamics 365.
Att en bank använder ett standardformat innebär dock inte att alla filer ser likadana ut. Banker kan använda fält och referenser på olika sätt. Därför behöver bankens faktiska exempelfiler analyseras innan integrationsflödet och matchningsreglerna utformas.
Analysen visar vilken information som finns tillgänglig, var den placeras i filen och hur Dynamics 365 kan använda den i den fortsatta processen.
Betty identifierar fler kundinbetalningar
Kundinbetalningar är ett område där kvaliteten och strukturen på bankens information har stor betydelse.
Informationen som behövs för att identifiera en faktura kan finnas i bankfilen men ligga i ett fritextfält eller i ett format som Dynamics 365 inte kan använda direkt. Då kan betalningen behöva sökas upp och hanteras manuellt trots att den nödvändiga informationen egentligen finns i filen.
Implema har utvecklat Betty för att komplettera lösningen i Dynamics 365. Betty tolkar och strukturerar informationen enligt definierade regler innan den används i den fortsatta processen.
Ett fakturanummer i ett generellt textfält kan exempelvis identifieras och placeras där matchningsprocessen förväntar sig informationen. Betty kan även normalisera datumformat och hantera andra strukturella skillnader.
Vid uppföljningen återstod endast ett fåtal kundinbetalningar per dag som behövde sökas upp manuellt. Det fortsatta förbättringsarbetet fokuserar på att identifiera ännu fler av dessa betalningar automatiskt.
Bankavgifter, skattekonto och andra transaktioner
Bankflödet omfattar mer än vanliga kund- och leverantörsbetalningar.
Lösningen skapar journaler för bland annat bankavgifter och transaktioner till och från skattekontot. Även sådana transaktioner kan därmed hanteras enligt definierade regler i stället för att ekonomiteamet behöver registrera varje post manuellt.
Vilka transaktioner som kan automatiseras beror på informationen från banken, företagets kontostruktur och reglerna för hur respektive transaktion ska bokföras.
Ekonomiteamet fokuserar på avvikelserna
Vid den senaste uppföljningen bedömde kunden att 80–90 procent av bankflödet hanterades automatiskt. Inga felmatchningar hade då upptäckts i de automatiska matchningarna.
Det innebär inte att alla kontroller har tagits bort. Ekonomiteamet granskar fortfarande avvikelser och de transaktioner som saknar tillräcklig information för automatisk hantering.
Skillnaden är att medarbetarna inte behöver lägga samma tid på regelstyrda standardtransaktioner.
Systemet hanterar det som är förutsägbart. Ekonomiteamet granskar det som avviker.
Bankautomation är ett löpande förbättringsarbete
En bankintegration är inte färdig enbart för att filer kan överföras mellan systemen. En hög automatiseringsgrad byggs stegvis genom att kombinera:
- bankens information och filformat
- den tekniska integrationen
- funktionerna i Dynamics 365 Finance
- tydliga matchnings- och bokföringsregler
- löpande uppföljning av avvikelser
När en transaktion fortfarande kräver manuell hantering behöver orsaken undersökas. Informationen kanske saknas, finns i ett oväntat fält eller behöver tolkas på ett annat sätt.
Genom att följa upp de återstående undantagen kan reglerna och filhanteringen förbättras över tid. På så sätt kan automatiseringsgraden öka utan att kontrollen försämras.
Vilka delar av ert bankflöde kan automatiseras?
Ett första steg är att kartlägga det nuvarande bankflödet och identifiera var det manuella arbetet uppstår.
I en workshop går Implema tillsammans med verksamheten igenom exempelvis:
- leverantörsbetalningar och betalningsförslag
- kundinbetalningar och automatisk matchning
- kontoutdrag och bankavstämning
- bankavgifter och övriga banktransaktioner
- berörda banker, bolag, konton och valutor
- kontrollbehov och hantering av avvikelser
Därefter analyseras exempelfiler från banken. Analysen ger underlag för att avgöra vilka delar som kan automatiseras, vilka anpassningar som behövs och hur ett lämpligt införande kan avgränsas.
Boka en workshop med Implema för att identifiera vilka delar av ert bankflöde som kan automatiseras.
Vanliga frågor om automatiserade bankflöden
Hur mycket av ett bankflöde kan automatiseras?
Automatiseringsgraden beror på bankens information, företagets processer och hur matchningsreglerna är utformade. I det här kundprojektet bedömde kunden att 80–90 procent av bankflödet hanterades automatiskt vid uppföljningen.
Hur fungerar automatisk bankavstämning i Dynamics 365?
Bankens elektroniska kontoutdrag importeras till Dynamics 365 Finance. Matchningsregler körs vid importen och kopplar banktransaktioner till rätt poster. Ekonomiteamet granskar de transaktioner som inte kan hanteras automatiskt.
Behövs separata återrapporteringsfiler?
Inte alltid. I det här projektet användes det elektroniska kontoutdraget som central återkoppling för betalningar och avstämning.
Varför kan inte alla kundinbetalningar matchas automatiskt?
Informationen som identifierar fakturan kan saknas, ligga i ett fritextfält eller ha en struktur som Dynamics 365 inte kan använda direkt. Bankfilens innehåll och kvalitet påverkar därför matchningsgraden.
Vad är Betty?
Betty är Implemas verktyg för att tolka och strukturera information i bankfiler. Verktyget kan exempelvis identifiera fakturanummer i fritext och ge Dynamics 365 ett bättre underlag för automatisk matchning.
Måste hela bankflödet automatiseras samtidigt?
Nej. Arbetet kan börja med ett avgränsat flöde, en bank eller ett bolag. En inledande workshop används för att identifiera var automatiseringen kan ge störst nytta.
