Rätt partner för en Dynamics 365-implementering behöver kunna förena teknisk kompetens, verksamhetsförståelse och förändringsledning. Utvärdera därför inte bara partnerns kunskap om systemet. Granska även dess implementationsmetodik, branscherfarenhet, förmåga att leda förändring och modell för support efter driftstart.
Dynamics 365 påverkar ofta centrala processer inom ekonomi, inköp, lager, produktion, projekt, försäljning och kundservice. Valet av implementeringspartner får därför betydelse för både projektets genomförande och verksamhetens möjlighet att skapa värde av investeringen över tid.
Vad är Microsoft Dynamics 365?
Microsoft Dynamics 365 är en familj av molnbaserade affärsapplikationer för bland annat ekonomi, logistik, produktion, försäljning, projekt och kundservice. Det är alltså inte ett enda system som alla företag inför på samma sätt.
Organisationen väljer de applikationer som motsvarar verksamhetens processer och kan införa dem stegvis. Dynamics 365 kan dessutom kopplas samman med exempelvis Microsoft 365, Power BI, Power Apps, Power Automate, Dataverse och Azure.
Det innebär att en Dynamics 365-implementation behöver omfatta mer än konfigurering av funktioner. Lösningsarkitektur, data, integrationer, roller, säkerhet och nya arbetssätt behöver hanteras som delar av samma förändring.
Vad ingår i Dynamics 365?
Dynamics 365 omfattar flera affärsapplikationer med olika användningsområden.
Dynamics 365 Finance
Dynamics 365 Finance ger stöd för ekonomistyrning, redovisning, budgetering, kund- och leverantörsreskontra, likviditet, anläggningstillgångar och finansiell rapportering.
Lösningen används ofta av organisationer som behöver gemensamma ekonomiprocesser över flera bolag, länder eller verksamhetsdelar.
Dynamics 365 Supply Chain Management
Dynamics 365 Supply Chain Management stödjer processer inom bland annat inköp, lager, logistik, produktinformation, planering, produktion och underhåll.
Applikationen används ofta tillsammans med Finance för att skapa sammanhängande flöden från inköp och produktion till leverans, fakturering och ekonomisk uppföljning.
Dynamics 365 Sales
Dynamics 365 Sales ger stöd för CRM och försäljningsarbete. Det omfattar exempelvis kundinformation, leads, affärsmöjligheter, aktiviteter och försäljningsprognoser.
Lösningen kan kopplas till andra Dynamics 365-applikationer så att försäljning, leverans och ekonomi arbetar med sammanhängande information.
Dynamics 365 Customer Service
Dynamics 365 Customer Service används för kundservice, ärendehantering, kunskapsstöd och uppföljning av serviceärenden.
Tillsammans med Sales kan lösningen ge försäljning och kundservice en gemensam bild av kundens historik och pågående aktiviteter.
Dynamics 365 Field Service
Dynamics 365 Field Service ger stöd för arbete som utförs ute hos kund. Det kan omfatta arbetsorder, schemaläggning av tekniker, servicehistorik, utrustning och reservdelar.
Applikationen är relevant för verksamheter som arbetar med installation, reparation, inspektion eller förebyggande underhåll.
Dynamics 365 Project Operations
Dynamics 365 Project Operations stödjer projektorienterade verksamheter med funktioner för projektförsäljning, resursplanering, tidrapportering, kostnadsuppföljning och fakturering.
Applikationen används exempelvis av konsult-, tjänste- och projektverksamheter där resurser, leverans och ekonomi behöver följas i samma flöde.
Dynamics 365 Commerce
Dynamics 365 Commerce stödjer handel i fysiska och digitala kanaler. Lösningen kan hantera exempelvis produktinformation, priser, kampanjer, kundupplevelser och transaktioner.
Dynamics 365 Human Resources
Dynamics 365 Human Resources ger stöd för delar av personaladministrationen, exempelvis personalinformation, ledighet och förmåner.
Dynamics 365 Customer Insights
Dynamics 365 Customer Insights innehåller funktioner för att sammanföra kunddata, skapa målgrupper och arbeta med datadrivna kundresor och marknadsaktiviteter.
Dynamics 365 Business Central
Business Central är Microsofts ERP-alternativ främst för små och medelstora företag. Det ger stöd för bland annat ekonomi, försäljning, inköp, lager och projekt.
Business Central är en egen produktlinje inom Dynamics 365 och ska inte betraktas som en modul som läggs till i Dynamics 365 Finance eller Supply Chain Management. Vilket ERP-alternativ som passar behöver bedömas utifrån verksamhetens storlek, processer, komplexitet och utvecklingsplaner.
Vilka delar av Dynamics 365 implementeras oftast?
Det finns ingen kombination som passar alla företag. För medelstora och större verksamheter är Finance och Supply Chain Management vanliga utgångspunkter när syftet är att införa eller ersätta ett ERP-system.
Sales och Customer Service är vanliga när behovet främst gäller kundrelationer, försäljning och service. Projekt- och serviceorienterade verksamheter kan i stället prioritera Project Operations eller Field Service.
Några vanliga kombinationer är:
| Verksamhetsbehov | Vanliga applikationer |
|---|---|
| Ekonomi och koncernstyrning | Dynamics 365 Finance |
| Tillverkning och distribution | Finance + Supply Chain Management |
| Försäljning och CRM | Dynamics 365 Sales |
| Försäljning och kundservice | Sales + Customer Service |
| Konsult- och projektverksamhet | Finance + Project Operations |
| Installation och teknisk service | Customer Service + Field Service |
| Mindre och medelstora verksamheter | Business Central |
| Samlad kunddata och kundaktiviteter | Sales + Customer Insights |
Vilka applikationer som ska införas först bör avgöras av affärsmålen, processernas beroenden och organisationens kapacitet att genomföra förändringen. Ett stegvis införande kan minska samtidiga beroenden, men kräver en arkitektur som tar hänsyn till den fortsatta utvecklingen.
Börja partnerutvärderingen med affärsmålen
Innan ni jämför olika Dynamics 365-partner behöver ni definiera varför systemet ska införas. Vilka problem ska lösas och vilka resultat ska verksamheten kunna följa upp?
Relevanta mål kan vara:
- kortare ledtider i order- eller inköpsprocessen
- förbättrad kvalitet i ekonomisk rapportering
- högre spårbarhet i leveranskedjan
- färre manuella arbetsmoment
- gemensamma processer mellan bolag
- förbättrad datakvalitet
- effektivare planering och resursutnyttjande
- bättre stöd för tillväxt eller internationalisering
Be partnern beskriva hur målen ska översättas till prioriteringar, lösningsdesign och mätetal. En verksamhetsorienterad partner ska kunna diskutera effekter och processer innan samtalet går vidare till funktioner.
1. Kontrollera erfarenheten av rätt Dynamics 365-applikationer
Dynamics 365 innehåller flera lösningar med olika krav på kompetens. En partner med erfarenhet av Sales behöver inte automatiskt ha motsvarande erfarenhet av avancerade processer inom Finance, Supply Chain Management eller Project Operations.
Undersök därför om partnern har arbetat med:
- de applikationer som ingår i er planerade lösning
- företag med liknande processer och organisatorisk komplexitet
- internationella verksamheter och flera juridiska enheter
- relevanta branschkrav och regelverk
- motsvarande krav på integrationer och datamigrering
- övergångar från samma eller liknande äldre system
Antalet genomförda projekt är mindre relevant om erfarenheten inte motsvarar er situation.
2. Bedöm verksamhets- och branschkunskapen
En Dynamics 365-partner behöver förstå hur processerna hänger ihop från början till slut. Ett beslut inom inköp kan exempelvis påverka lager, produktion, leverans, ekonomi och rapportering.
Låt därför partnern arbeta med några verkliga verksamhetsprocesser under utvärderingen. Bedöm om konsulterna:
- ställer frågor om mål och verksamhetsproblem
- identifierar beroenden mellan avdelningar och system
- förstår konsekvenserna för roller och ansvar
- skiljer affärskrav från invanda arbetsrutiner
- kan visa när standardprocesser är lämpliga
- förklarar konsekvenserna av anpassningar
En systemdemonstration bör utgå från era processer och beslutssituationer, inte bara visa en serie funktioner.
3. Granska implementationsmetodiken
En tydlig metodik gör projektet lättare att styra och följa upp. Den ska beskriva aktiviteter, ansvar, beslutspunkter och leverabler från förstudie till stabil drift.
Microsofts vägledning för Dynamics 365, Success by Design, delar in implementationsarbetet i flera faser och betonar bland annat tidig riskhantering, arkitektur, data, säkerhet, integrationer, test och beredskap inför driftstart.
Be partnern förklara:
- hur metodiken förhåller sig till Microsofts vägledning
- hur krav och projektomfattning hanteras
- hur designbeslut fattas och dokumenteras
- hur avvikelser från standardlösningen bedöms
- hur risker identifieras och följs upp
- vilka kvalitetskriterier som gäller i varje fas
- hur beredskapen inför driftstart verifieras
Metodiken behöver vara tydlig men samtidigt anpassad till projektets omfattning, riskbild och verksamhetens förutsättningar.
4. Utvärdera synen på standardisering och anpassning
Dynamics 365 kan konfigureras och utökas, men varje anpassning behöver ha ett tydligt verksamhetsvärde. Om lösningen byggs för långt från standard kan framtida uppdateringar, testning och förvaltning bli mer resurskrävande.
Be partnern beskriva hur den:
- analyserar skillnader mellan behov och standardfunktionalitet
- utmanar krav som bygger på äldre arbetssätt
- beräknar nyttan och livscykelkostnaden för en anpassning
- dokumenterar beslut och tekniska beroenden
- använder Power Platform eller andra utökningar
- skyddar lösningens förmåga att utvecklas över tid
Målet är inte att undvika alla anpassningar. Målet är att fatta medvetna beslut och förstå följderna.
5. Granska kompetensen inom data och integrationer
Datamigrering är ofta en betydande del av en Dynamics 365-implementation. Bristande datakvalitet, oklart ägarskap eller sena beslut kan påverka både tidsplan och resultat.
Partnern bör ha en konkret modell för:
- kartläggning av data och datakällor
- datarensning och konvertering
- ägarskap för masterdata
- migreringsregler
- provmigrering och avstämning
- historik och arkivering
- integrationer och informationsflöden
- övervakning och felhantering
- behörigheter, säkerhet och regelefterlevnad
Klargör samtidigt vilken del av arbetet som ligger på er egen organisation. Verksamheten behöver normalt avgöra vilken information som är korrekt och vilka regler som ska gälla.
6. Kräv en tydlig teststrategi
Testning bör omfatta hela verksamhetsflöden, inte bara enskilda funktioner. Partnern behöver beskriva hur systemtest, integrationstest, prestandatest och användaracceptanstest ska planeras och genomföras.
Fråga:
- Vem ansvarar för testledning?
- Hur kopplas testfallen till krav och processer?
- Hur tas testdata fram?
- Hur prioriteras och följs fel upp?
- När involveras slutanvändarna?
- Hur testas integrationer och kritiska affärsflöden?
- Vilka kriterier måste vara uppfyllda före driftstart?
Testfasen är också ett tillfälle att upptäcka otydliga roller, utbildningsbehov och processer som ännu inte är förankrade.
7. Integrera förändringsledning från början
En Dynamics 365-implementation förändrar ofta hur människor arbetar, fattar beslut och samarbetar. Förändringsledning bör därför vara en del av projektet från start, inte en aktivitet som läggs till inför lanseringen.
En strukturerad modell bör omfatta:
- analys av berörda målgrupper
- ledningsförankring
- kommunikation om varför förändringen genomförs
- involvering av chefer och förändringsambassadörer
- rollbaserad utbildning
- stöd under övergången
- mätning av användning och nya arbetssätt
- uppföljning efter driftstart
Microsofts implementationsvägledning behandlar förändringsledning som en löpande aktivitet genom projektets olika faser.
Implemas Change Management kombinerar förändringsmetodik med förståelse för affärssystem och verksamhetsprocesser. Det gör det möjligt att hantera teknik, arbetssätt och användning inom samma förändringsresa.
8. Tydliggör roller och ansvar
Partnern kan bidra med metodik och specialistkompetens, men verksamheten behöver äga sina mål, prioriteringar och centrala beslut.
Fastställ därför:
- vilka beslut som fattas av styrgruppen
- vem som äger respektive affärsprocess
- vem som ansvarar för lösningsarkitekturen
- hur ändringar och risker hanteras
- vilka resurser kunden behöver avsätta
- hur snabbt verksamhetsbeslut måste fattas
- hur kunskap överförs till den egna organisationen
- vem som äger lösningen efter driftstart
Be partnern presentera en ansvarsmatris redan under utvärderingen. Det synliggör både partnerns åtagande och vilken insats som krävs från den egna organisationen.
9. Kontrollera referenser och resultat
Referenser hjälper er att förstå hur partnern agerar i verkliga projekt. Välj referenser som liknar er verksamhet när det gäller omfattning, applikationer och komplexitet.
Fråga referenskunderna:
- Hur fungerade samarbetet mellan teknik och verksamhet?
- Var leveransteamet stabilt?
- Hur transparent hanterades kostnader och avvikelser?
- Hur arbetade partnern med risker?
- Hur fungerade datamigrering och test?
- Fick organisationen tillräckligt stöd inför förändringen?
- Hur fungerade stabiliseringen efter driftstart?
- Vilka verksamhetsresultat kunde följas upp?
Be även partnern berätta om projekt som mött problem och vad den lärde sig. Förmågan att hantera avvikelser är ofta lika viktig som presentationen av framgångsrika projekt.
10. Utvärdera supporten efter driftstart
Driftstarten är början på användningen av lösningen. Bedöm därför partnerns modell för support och vidareutveckling redan under upphandlingen.
Modellen bör beskriva:
- förstärkt stöd under stabiliseringsperioden
- kontaktvägar och ansvar
- incident- och problemhantering
- övervakning av integrationer
- hantering av Microsofts löpande uppdateringar
- prioritering av förbättringar
- fortsatt utbildning
- uppföljning av användning och affärsmål
- planering av kommande utvecklingsetapper
Fråga hur partnern skiljer mellan felrättning, support och vidareutveckling samt hur servicenivåer och kostnader beräknas.
Frågor att ställa till en Dynamics 365-partner
Använd följande frågor i en upphandling eller partnerworkshop:
- Vilka Dynamics 365-applikationer har ni dokumenterad erfarenhet av?
- Vilka liknande projekt har ni genomfört?
- Vilka konsulter ska arbeta i vårt projekt?
- Hur kopplar ni lösningen till våra affärsmål?
- Hur arbetar ni med Microsofts Success by Design?
- Hur bedömer ni standardfunktionalitet i förhållande till anpassningar?
- Hur hanterar ni data, integrationer, säkerhet och test?
- Hur ingår förändringsledning i projektplanen?
- Vilka resurser krävs från vår organisation?
- Hur mäter ni framdrift, användning och verksamhetsresultat?
- Hur ser modellen ut för support och vidareutveckling?
- Hur arbetar ni med dokumentation och kunskapsöverföring?
- Vilka risker ser ni i vår planerade implementation?
Jämför inte bara offerternas slutsummor. Granska även omfattning, antaganden, bemanning, ansvar och vilka aktiviteter som faktiskt ingår.
Varningssignaler vid valet av partner
Var uppmärksam om en partner:
- lämnar en detaljerad tidsplan utan tillräcklig analys
- främst diskuterar funktioner och licenser
- accepterar alla önskemål om anpassningar utan konsekvensanalys
- behandlar data, test eller förändringsledning som sena aktiviteter
- inte presenterar det planerade leveransteamet
- är otydlig om kundens ansvar och resursbehov
- saknar en definierad modell för tiden efter driftstart
- inte kan beskriva hur risker och avvikelser hanteras
En trovärdig partner ska kunna förklara både sitt eget ansvar och vilka förutsättningar kunden behöver skapa.
Implema som strategisk Dynamics 365-partner
Implema hjälper företag genom hela resan med Microsoft Dynamics 365 – från strategi, förstudie och processanalys till implementation, integration, förändringsledning och vidareutveckling.
Arbetet utgår från sambandet mellan affärsmål, processer, data, teknik och människor. På så sätt kan systemimplementationen kopplas till de förändringar och resultat som verksamheten vill åstadkomma.
En långsiktig partnerrelation innebär också att arbetet fortsätter efter driftstart. Lösningen behöver följas upp, förvaltas och utvecklas när processer, krav och affärsmål förändras.
Sammanfattning: Vad kännetecknar rätt Dynamics 365-partner?
Rätt partner har inte bara kunskap om Microsoft Dynamics 365. Partnern kan också förstå verksamhetens processer, leda implementationen metodiskt och hjälpa organisationen att etablera nya arbetssätt.
Utvärdera därför partnern ur fyra perspektiv:
- Affär: mål, processer, branschförståelse och mätbara resultat
- Teknik: arkitektur, data, integrationer, säkerhet och test
- Människor: förankring, kommunikation, utbildning och användning
- Livscykel: support, förvaltning, uppdateringar och vidareutveckling
När perspektiven bedöms tillsammans får ni ett bättre beslutsunderlag för både implementationen och den fortsatta utvecklingen av er Dynamics 365-lösning.
Vad gör en Dynamics 365-implementeringspartner?
En implementeringspartner hjälper företaget att analysera behov, utforma lösningen, konfigurera Dynamics 365, migrera data, skapa integrationer och genomföra tester. Partnern kan även stödja förändringsledning, utbildning, support och vidareutveckling.
Vad ingår i Microsoft Dynamics 365?
Dynamics 365 omfattar affärsapplikationer för bland annat ekonomi, supply chain, produktion, försäljning, kundservice, fältservice, projekt och handel. Företaget väljer de applikationer som motsvarar verksamhetens behov.
Vilka Dynamics 365-applikationer implementeras ofta tillsammans?
Finance och Supply Chain Management är en vanlig kombination för tillverkande och distribuerande företag. Sales kombineras ofta med Customer Service, medan Finance och Project Operations är relevant för projektorienterade verksamheter.
Måste hela Dynamics 365 införas samtidigt?
Nej. Dynamics 365 kan implementeras stegvis. Prioriteringen bör baseras på affärsmål, processberoenden, tekniska förutsättningar och organisationens förändringskapacitet.
Hur lång tid tar en Dynamics 365-implementation?
Tidsåtgången påverkas av projektets omfattning, antalet bolag och länder, datakvalitet, integrationer, anpassningar och organisationens tillgång till beslutsfattare. En förstudie behövs för att ta fram en trovärdig tidsplan.
Vad kostar en Dynamics 365-implementation?
Kostnaden beror på vilka applikationer som införs, lösningens komplexitet, datamigrering, integrationer, utbildning och behovet av anpassningar. Licenser och implementation är separata kostnadsområden och bör bedömas över lösningens livscykel.
Varför behövs förändringsledning?
Dynamics 365 förändrar ofta processer, roller och dagliga arbetsmoment. Förändringsledning hjälper organisationen att skapa förståelse, delaktighet, kunskap och stöd så att de nya arbetssätten används.
Vad är Microsoft Success by Design?
Success by Design är Microsofts vägledning för planering och genomförande av Dynamics 365-implementationer. Ramverket hjälper projektteam att arbeta strukturerat med bland annat arkitektur, risker, data, test, säkerhet och förberedelser inför driftstart.
Hur jämför man offerter från olika partner?
Jämför omfattning, antaganden, metodik, bemanning, ansvar och leverabler. Kontrollera särskilt vad som ingår inom data, integrationer, test, förändringsledning, utbildning och stöd efter driftstart.
När bör en Dynamics 365-partner involveras?
Partnern bör gärna involveras under förstudien, när affärsmål, processer, omfattning och tekniska förutsättningar kartläggs. Det ger ett bättre beslutsunderlag inför lösningsval och projektstart.
Hur hänger Dynamics 365 ihop med Microsofts övriga plattform?
Dynamics 365 kan kombineras med flera andra Microsoft-tjänster:Microsoft 365 för arbete i exempelvis Outlook, Excel och Teams
– Power BI för analys, rapportering och uppföljning
– Power Apps för verksamhetsanpassade appar
– Power Automate för automatiserade arbetsflöden
– Microsoft Dataverse för gemensam datalagring och informationshantering
– Azure för integrationer, datahantering och molntjänster
– Microsoft Copilot för AI-baserat stöd i utvalda processer och applikationer
Vilka integrationer och AI-funktioner som är tillgängliga kan variera mellan applikationer, licenser, regioner och uppdateringar.
