För många organisationer har licenser historiskt varit en administrativ fråga. Men i takt med att Microsoft nu följer upp och validerar licenser i Dynamics 365 på ett mer strukturerat sätt har frågan plötsligt hamnat på ledningars bord – med påverkan på allt från kostnadskontroll, datasäkerhet och compliance till verksamhetens förmåga att fungera utan avbrott. Ett större globalt industriföretag valde att se förändringen som en möjlighet att göra en bredare översyn av hela sitt roll- och licenslandskap – och ser redan betydande vinster.
Microsoft har under året successivt skärpt valideringen av licenser i Dynamics 365, där licenser i allt högre grad kopplas till faktisk åtkomst, roller och användning. För många företag blir detta tydligt först i samband med licensförnyelser – och då ofta som en överraskning. När felaktig licensiering dessutom kan påverka både användarnas åtkomst och verksamhetens kontinuitet har licenshantering snabbt blivit betydligt mer affärskritisk än tidigare.
Global genomlysning av roller och licenser i Dynamics 365
För ett större svenskt industriföretag med verksamhet i många länder blev detta startskottet för ett bredare arbete med att skapa bättre kontroll, minska risker och framtidssäkra hela strukturen kring roller, behörigheter och licenser inför kommande förnyelse.
Tillsammans med Implema gick processägare från verksamheten i flera länder igenom, synkroniserade och harmoniserade roller i företagets ERP-miljö för att skapa en tydligare koppling mellan användarnas faktiska arbetsuppgifter, behörigheter och licensbehov.
Men arbetet handlade långt ifrån bara om licenser. Det handlade om att skapa bättre kontroll över vem som har tillgång till vad, minska affärsrisker, stärka governance och förbättra datasäkerheten – samtidigt som verksamheten fick bättre förutsättningar att fungera stabilt utan onödiga avbrott när uppföljningen av licenser blir allt mer systematisk.
Resultat: bättre kostnadskontroll, datasäkerhet och governance
Resultaten lät inte vänta på sig – och projektet visade sig snabbt skapa både operativa och ekonomiska effekter.
– Vi ser redan stora vinster av det här arbetet. Totalt har vi gjort framtida kostnadsbesparingar på minst det dubbla jämfört med investeringen i projektet, samtidigt som vi nu har betydligt bättre kontroll över både roller, licenser och strukturen kring behörigheter globalt, säger företagets licensansvariga.
De vinster man redan ser omfattar bland annat:
• bättre global kontroll över licenser, roller och behörigheter
• minskad risk för överlicensiering och onödiga kostnader
• stärkt datasäkerhet genom mer träffsäkra och avgränsade roller
• tydligare governance och spårbarhet kopplat till åtkomster och ansvar
• harmoniserade processer och arbetssätt över flera bolag och länder
• bättre förutsättningar för stabil drift och minskad operativ risk
• säkrare grund för framtida revisioner och compliancekrav
Roll- och licensoptimering kan ge snabb effekt
I det här projektet valde företaget att göra en större översyn av hela sin struktur. Men även mindre insatser kan ge stor effekt.
– Många blir förvånade över hur stora effekter man faktiskt kan få relativt snabbt genom att göra en genomlysning av roller och licenser. Bara genom att skapa bättre struktur och tydligare koppling mellan behörigheter och faktisk användning går det ofta att både minska risk och få bättre kostnadskontroll, säger Oscar Hellenberg, Consultant Dynamics på Implema, som deltog i projektet.
Han fortsätter:
– Samtidigt ser vi att vissa organisationer väljer att ta ett större grepp och använda det här som ett tillfälle att bygga om hela rollstrukturen från grunden. Då kan man också få en betydligt större långsiktig utväxling – både ur säkerhets-, styrnings- och verksamhetsperspektiv. För företag som är osäkra på var de ska börja – eller som vill komma igång snabbare – kan en första genomlysning eller workshop vara ett bra sätt att snabbt få en tydligare bild av nuläget och vilka områden som bör prioriteras.
Modern licenshantering handlar om mer än compliance
För oss på Implema är det här kärnan i modern roll- och licensoptimering: att kombinera compliance, kostnadskontroll, säkerhet och verksamhetsnytta i samma arbete.
Vill ni få bättre kontroll över era roller och veta hur ni ligger till inför nästa licensförnyelse? Hör gärna av er!
Läs även:
Därför behöver ni snabbt få kontroll på era D365-licenser – Implema
D365 License Insight Workshop – Implema
