Att byta affärssystem är ett stort beslut – och en betydande investering, både i tid och pengar. För att få hela ledningen och organisationen med på tåget behövs ett genomtänkt och tydligt business case som visar varför bytet är nödvändigt, vilket värde det skapar och hur investeringen betalar sig. Ett välformulerat business case visar att bytet av affärssystem inte är en kostnad, utan en strategisk investering med tydligt affärsvärde.
”Ett bra business case handlar inte bara om siffror – det handlar om att visa hur tekniken kan bli en katalysator för tillväxt, innovation och långsiktig förändring.”
Här beskriver Implemas Albin Juhlin är hur du steg för steg bygger ett business case som övertygar:
1. Involvera verksamheten tidigt
Ett business case blir starkare ju fler perspektiv det bygger på. Förankra det tidigt i organisationen genom att involvera nyckelpersoner från till exempel:
- Ekonomi – för att identifiera kostnadsdrivare
- Logistik och produktion – för att se flaskhalsar
- Försäljning och kundtjänst – för att fånga kundperspektivet
- HR – för att säkra förändringsledning och utbildningsbehov
Det ökar legitimiteten och engagemanget inför ett kommande beslut.
2. Identifiera dagens utmaningar och kostnader
Ett starkt och trovärdigt business case grundas i verkligheten. Beskriv vilka utmaningar och begränsningar som dagens system orsakar, till exempel:
• Manuell hantering, dubbelarbete och ineffektiva flöden.
• Bristande datakvalitet som leder till dåliga beslut och lågt förtroende för siffror.
• Höga kostnader för underhåll, integrationer eller licenser på äldre system.
• Svårighet att skala upp eller anpassa till förändringar, t.ex. ny marknad eller lagkrav.
• Potentiella säkerhetsbrister eller risk för bristande compliance (t.ex. GDPR, SOX).
Kvantifiera där det går, till exempel ”manuellt orderintag kostar oss 1,2 MSEK/år i arbetstid och felhantering”.
3. Koppla affärssystemet till affärsmålen
Ett affärssystem är inte ett IT-projekt – det är ett affärsprojekt. Ditt business case måste därför tydligt koppla systembytet till övergripande affärsmål som:
• Ökad tillväxt – genom t ex snabbare orderflöden, bättre lagerstyrning och bättre beslutsunderlag.
• Förbättrad lönsamhet – genom t ex effektivisering av processer och minskade felkostnader.
• Bättre kundupplevelse – genom t ex snabbare leveranser, mer korrekt information och integrerade kanaler.
• Skalbarhet för internationell expansion – genom t ex stöd för flera språk, valutor och legala enheter.
• Effektivare interna processer – genom t ex automatisering och standardisering.
Visa hur affärssystemet blir en möjliggörare för att driva tillväxt och ta er vidare i er strategiska resa.
4. Beskriv värdet av det nya affärssystemet
Ett business case handlar inte bara om vad som inte fungerar idag – utan framför allt om vad ni kan uppnå imorgon. Lyft fram vilka konkreta förbättringar ett nytt affärssystem kan ge:
• Automatiserade flöden som frigör tid i hela organisationen.
• Realtidsdata och dashboards för snabbare beslut.
• Flexibilitet att snabbt anpassa affärsmodellen – t.ex. från produktförsäljning till prenumeration.
• Bättre användarupplevelse internt – moderna gränssnitt och mobila lösningar.
• Ökad säkerhet, spårbarhet och efterlevnad.
För varje fördel – visa vilket konkret värde det skapar i form av kostnadsbesparingar, intäktsökning eller riskminimering.
5. Räkna på investering & ROI
Tydliggör investeringen i form av:
• Systemlicenser och molntjänster
• Implementation, konfiguration, projektledning
• Integrationer med andra system
• Utbildning och förändringsledning
• Löpande drift och support
Beskriv sedan när och hur investeringen börjar ge avkastning, exempelvis genom
• Minskade personal- och processkostnader
• Effektivare lager och inköp
• Bättre likviditet genom snabbare fakturering, snabbare kassaflöde
• lägre IT-driftkostnader genom molnbaserade lösningar
En kalkyl med återbetalningstid (payback period) och ROI gör affärsvärdet tydligt och jämförbart. Visa till exempel hur investeringen kan vara återbetald inom 2–3 år och skapa ökat värde därefter.
6. Hantera risker och visa er plan för att minimera dem
Ett affärssystemprojekt är komplext och som sådant förknippat med risker. Här gäller det att visa att ni har koll på vilka de är. Lyft de största riskerna, men ännu viktigare: visa hur ni konkret planerar att hantera och minska dem.
• En tydlig, beprövad projektmetodik
• Fasindelning med MVP-tänk och prioritering av affärskritiska delar
• Tydliga ansvarsförhållanden och beslutsstrukturer
• Fokus på förändringsledning – inte bara teknik
• Utbildning och onboarding för slutanvändare
• Löpande uppföljning och mätning av effekter
Ett riskmedvetet men lösningsfokuserat case inger trygghet och ökar chansen till beslut.
7. Måla upp en vision för framtiden
Sist men inte minst, hjälp organisationen att se bortom implementationen. Beskriv hur verksamheten kan förändras och förbättras med ett nytt affärssystem. Visa hur ni med ett nytt affärssystem exempelvis kan:
• Jobba mer datadrivet – inte på magkänsla
• Agera snabbare än konkurrenterna
• Bli en mer attraktiv arbetsplats med moderna verktyg
• Växa hållbart och lönsamt över tid
Ett starkt business case slutar inte med siffror – det skapar en bild av en bättre framtid som alla vill vara med och förverkliga.
Ett välformulerat business case visar att bytet av affärssystem inte är en kostnad, utan en strategisk investering med tydligt affärsvärde. Genom att koppla systemet till affärsmålen, kvantifiera nuläget, beskriva nyttan, räkna på ROI och hantera risker på ett strukturerat sätt, ökar chansen att få med sig hela organisationen i beslutet.
””De mest kraftfulla business casen skapas när ekonomi, IT och verksamhet sitter vid samma bord – tidigt.”
Genom åren har vi sett både bra och dåliga business case. Vi hjälper er gärna med underlag för att skapa ett tydligt och starkt business case.
Att vänta kan bli dyrt. Att agera rätt kan bli en av era mest lönsamma investeringar.
