Sen behöver man ha ett gemensamt mindset hos alla medarbetare för arbetssättet. Alla måste förstå att man behöver kroka arm mellan avdelningar och enheter och hitta ett nytt sätt att arbeta tillsammans.
Omvärlden förändras nu i en allt snabbare takt. Det gäller såväl teknisk utveckling, hårdare konkurrens som ändrade kundbehov. Företagens förmåga att snabbt kunna anpassa sig till förändringar kommer att vara avgörande för långsiktig överlevnad. Det är dags att ta lärdom av it-avdelningen och införa agilt arbetssätt inom hela företaget och harmonisera arbetet mellan olika affärsområden. Det är direkt nödvändigt, hävdar Implemas Ann Karblom som nu introducerar Business Agility – och uppmanar företag att helt slopa sin budget.
Hallå där, Ann Karblom, Senior Business Advisor på Implema, du höll nyligen ett webinar för Implemas kunder om Business Agility – vad är det?
Det är ett modernt arbetssätt och mindset som gör att en organisation har förmågan att snabbt kunna ställa om och agera på nya möjligheter och förändringar på ett sätt som skapar snabba effekter och långsiktig hållbarhet. Mycket tyder på att förmågan att snabbt kunna svara an på förändringar kommer att vara avgörande för företagens långsiktiga överlevnad.
Agilt arbetssätt har man ju hört talas om innan, betyder detta att alla ska arbeta som it-avdelningen nu?
Det stämmer att det agila arbetssättet sedan länge är etablerat inom it. Meningen är inte att alla avdelningar ska arbeta precis som it, men många organisationer ”går i otakt”. Därför behöver man harmonisera arbetssättet i organisationen. Inte minst behöver till exempel HR och finans-/ekonomifunktionen bli bättre rustade för en ny verklighet. De skulle behöva komma ikapp och tydligare kliva fram. På så sätt kan de bidra till att skapa större handlingsutrymme och snabbrörlighet för organisationen än idag. Då går det inte att arbeta med kalenderbaserade budgetar och prognoser med inlåsningseffekter. Man måste våga släppa den kalenderbaserade budgeten och budgetarbetet. Istället behöver man arbeta mer händelsestyrt och ha ett snabbare och modernare arbetssätt, som Business Agility. Det handlar om att överleva i en snabbt föränderlig värld.
Varför erbjuder Implema nu detta? Och mer konkret, vad är det Implema kan hjälpa till med på det här området?
Vi ser det som en viktig del i vår vision, ”att bidra till ett hållbart näringsliv i världsklass”. På Implema är vi duktiga på implementera och uppgradera affärssystem och hur man arbetar effektivt i dem, alltså själva verktygen, och att skapa affärsprocesser. Nu vill vi även arbeta mer direkt med verksamhetssidan. Vi vill guida våra kunder till att arbeta på det bästa och mest effektiva sättet med sina finansiella processer. Där ser vi att Business Agility är framtidens arbetssätt. Det möjliggör snabbare och mer hållbara organisationer.
Från Implemas sida kan vi och våra partners guida och leda genom en sån här omställningsprocess, till ett mer modernt sätt att arbeta med sina finansiella processer. Här arbetar vi bland annat med Value Landscaping och tydliga effektmål.
Vad krävs för att kunna ställa om till en agil organisation? Kan alla göra det?
Alla kan definitivt ställa om till att bli mer agila. Först och främst krävs att man har ett tydligt stöd i företags- och koncernledning. Det handlar om ett gemensamt mindset som man behöver skapa i hela organisationen, så företags- eller koncernledningen måste äga frågan.
Det handlar också om att skapa och möjliggöra prestationer hos individerna, vilket i sin tur ställer krav på ledarskapet. Det måste vara tydligt vad man förväntar sig och vad målen är. Även HR spelar en viktig roll här och även de behöver kliva fram.
Avslutningsvis, för den som är intresserad av att ställa om, var börjar man?
Man kan börja med att slopa sin budgetprocess. Det är väldigt konkret och blir väldigt påtagligt och är något som genomsyrar hela organisationen. För när man släpper budgetprocessen, öppnar man upp för att man behöver arbeta på ett annat sätt.
Vi rekommenderar att man ersätter den med en händelsestyrd prognosprocess. Prognosen bör dessutom sträcka sig längre än det sedvanliga kalenderåret, utan minst 15-18 kanske upp till 24 månader. Den ska sen ligga och rulla framåt, månad för månad. Prognosen, som är avancerat framräknad, ger förslag som organisationen korrigerar mot verkligheten. Det här är verkligen att vända på saker och ha ett helt annat mindset, som verkligen gynnar organisationen i en snabbrörlig värld.
Så ”kill your darlings” och börja med att ta bort budgeten och budgetprocessen. Det finns stora möjligheter i det. Det här går relativt snabbt och kräver inga långa projekt. Här kan som sagt Implema vara med och vägleda genom hela omställningsprocessen. Vi har stor erfarenhet av detta. Vi kommer gärna ut och håller en kort presentation och berättar mer om man vill.
Nyfiken på att veta mer? Kontakta Ann Karblom, ann.karblom@implema.se eller Daniel Falk, daniel.falk@implema.se
