Process mining gör det möjligt att se hur affärsprocesser verkligen fungerar, baserat på fakta, inte antaganden. Vi bad Marcus Andersson, Certified SAP Signavio Consultant på Implema, berätta mer om process mining, hur man kan komma igång och vilken roll AI spelar.
Hallå där, Marcus Andersson, vad är egentligen process mining?
– Enkelt förklarat så är det en metod som kombinerar olika analytiska områden för att analysera processer baserat på deras faktiska ”as-is”-data för att se hur företagets processer fungerar i praktiken. Man utgår från data som redan finns i affärssystemet såsom loggar, transaktioner och tidsstämplar och bygger en bild av hur processerna ser ut på riktigt, inte bara hur man tror att de ser ut. På så sätt kan man upptäcka flaskhalsar, onödiga steg och avvikelser.
Vilken nytta kan företag ha av process mining?
– Framför allt ger det transparens. Många företag blir förvånade när de ser hur deras processer egentligen går till. Det blir svart på vitt: här tappar vi tid, här görs samma steg flera gånger, här skapas onödiga kostnader. Med den insikten kan man sedan förbättra processerna, automatisera delar som är repetitiva och korta ledtider. Det leder i förlängningen till både effektivisering, lägre kostnader och bättre kundupplevelse. Målet med process mining är att omvandla sin data till handlingsbara insikter genom att avslöja processernas nuvarande tillstånd och skapa möjligheter till förbättringar.
Många företag blir förvånade när de ser hur deras processer egentligen går till. Det blir svart på vitt: här tappar vi tid, här görs samma steg flera gånger, här skapas onödiga kostnader.
Kan du ge några konkreta exempel?
– Absolut. Några typiska områden där process mining snabbt kan göra skillnad är:
🔹 Order-to-Cash
• Upptäcka onödiga manuella steg i orderregistreringen.
• Identifiera flaskhalsar som gör att leveranser drar ut på tiden.
• Minska antalet krediteringar och returflöden genom att analysera felkällor.
🔹 Purchase-to-Pay
• Kortare ledtider från beställning till betalning.
• Avslöja avvikelser, som beställningar utanför avtal eller fördröjda godkännanden.
• Automatisera återkommande inköp och fakturamatchning.
🔹 Logistik och lager
• Synliggöra var i transportkedjan förseningar uppstår.
• Optimera lagernivåer baserat på faktisk efterfrågan.
• Minska dubbelhantering och onödiga transporter.
– Det här är processer som nästan alla företag brottas med, och där vinsterna blir tydliga snabbt.
Hur kan Implemas kunder använda process mining?
– Våra kunder använder ofta affärssystem som SAP och Microsoft Dynamics. Där finns redan massor av data om hur verksamheten körs i vardagen. Genom att tillämpa process mining kan vi hjälpa dem att ta fram en heltäckande bild av exempelvis order-to-cash, purchase-to-pay eller logistikflöden. Sedan kan vi tillsammans identifiera förbättringar och i nästa steg implementera åtgärder i systemet.
Fördelen är att det inte bygger på känsla eller gissningar, utan på fakta. Man får ett underlag för att driva förändring med stor precision.
Hur skiljer sig process mining från process mapping?
– Process mapping är det klassiska sättet att rita upp hur processerna ska fungera – ofta som flödesscheman eller BPMN-modeller baserade på workshops och kunskap från processexperter som ger en ”to-be”-process. Det är ett bra sätt att skapa en gemensam bild av processerna och hur de är tänkta att fungera.
– Process mining däremot visar ”as-is”, det vill säga hur processerna faktiskt ser ut i verkligheten, baserat på data från affärssystemen. Det kan ofta bli en aha-upplevelse när man jämför kartan (process mapping) med verkligheten (process mining).
Hur kan företag använda båda metoderna tillsammans?
– Den största nyttan får man genom att kombinera mapping och mining. Börja gärna med en processkarta för att skapa samsyn kring det tänkta flödet. Använd sedan process mining för att testa om verkligheten stämmer med kartan. Där uppstår de viktigaste insikterna: var glappar det, var uppstår flaskhalsar och var kan man förbättra processen? När de faktiska stegen och varianterna av en process avslöjas är det fördelaktigt att jämföra den med en befintlig ”to-be”-process för att identifiera avvikelser eller oupptäckta flöden.
– På så sätt blir process mapping ett sätt att definiera målbilden, medan process mining blir verktyget för att mäta, verifiera och förbättra.
Finns process mining redan som standard i våra vanligaste affärssystem, som Dynamics 365 och SAP S/4HANA?
– Ja, både Microsoft och SAP har idag process mining-funktionalitet inbyggt i sina plattformar. I Dynamics 365 sker det genom Power Automate Process Mining, där du kan visualisera flöden, identifiera flaskhalsar och få AI-drivna rekommendationer via Copilot.
I SAP S/4HANA finns färdiga process mining-modeller för till exempel accounts payable, produktion och lagerhantering. De ger KPI:er som throughput time, automation rate och compliance-analys direkt som standard. Dessutom finns SAP Signavio Process Intelligence som är ett avancerat och kraftfullt process mining-verktyg som enkelt går att anpassa till bolagsspecifika flöden och KPI:er.
Fördelen för våra kunder är att de kan börja analysera och förbättra processer utan att behöva köpa till externa verktyg. Sedan kan vi på Implema hjälpa dem att skräddarsy lösningen, integrera fler datakällor och koppla ihop process mining med automation eller AI för ännu större effekt.
Hur används AI i process mining?
– Process mining är i grunden datadrivet. Man analyserar stora mängder processdata. Här kommer AI in som nästa steg. Med hjälp av AI kan vi inte bara kartlägga och förstå processerna, utan också förutse problem innan de uppstår och föreslå lösningar automatiskt.
Ett exempel är att AI kan identifiera mönster som indikerar risk för förseningar i leveranskedjan och direkt föreslå alternativa åtgärder. På sikt leder kombinationen av process mining och AI till mer proaktiva och autonoma processer, där systemet själv optimerar flödena.
Vad är ditt bästa råd till företag som är nyfikna på process mining?
– Börja med ett avgränsat flöde, till exempel orderhantering eller fakturaprocessen. Där syns nyttan snabbt. När organisationen ser värdet, kan man skala upp till fler processer. Det viktiga är att se process mining som ett kontinuerligt förbättringsverktyg, inte ett engångsprojekt
