Europa står inför ett skifte i hur företag hanterar fakturering.
Pådrivande är EU-initiativet VAT in the Digital Age (ViDA), som bl a syftar till göra e-fakturering till huvudregel i hela unionen. Här sätter vi utvecklingen i ett sammanhang, förklarar varför Belgien är ett intressant exempel och vad som väntar svenska företag framöver.
ViDA är EU:s ramverk för framtidens fakturering och innebär bland annat att e-fakturering ska bli standard i hela EU:
- Från 2030 ska alla gränsöverskridande B2B-transaktioner faktureras elektroniskt enligt den europeiska standarden EN 16931.
- Från 2035 ska samtliga nationella system vara harmoniserade med ett gemensamt EU-ramverk.
Syftet är att minska bedrägerier, öka transparensen och effektivisera både rapportering och administration.
Flera länder väljer nu att gå före EU:s tidsplan och införa nationella e-faktureringssystem redan före 2030.
Olika vägar – samma mål
Några av länderna som nu valt att gå före är Belgien, Frankrike, Italien och Polen.
- Italien har haft obligatorisk e-fakturering sedan 2019 genom sitt eget system SdI.
- Frankrike och Polen planerar införanden 2026 via nationella plattformar.
- Belgien går samma väg, men bygger hela sin lösning på Peppol, både som teknisk kanal och formatstandard.
– Vi ser en tydlig europeisk rörelse mot datadrivna och automatiserade processer. Länderna väljer lite olika tekniska vägar, men målet är detsamma: en gemensam, digital och transparent fakturahantering, säger Agnes Alm, Senior Integration Consultant på Implema.
Även om de tekniska lösningarna skiljer sig åt är målet detsamma: att skapa digitala, standardiserade och gränsöverskridande fakturaflöden i linje med ViDA.
Peppol – infrastrukturen bakom Europas e-fakturering
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) är ett öppet nätverk för att skicka och ta emot elektroniska affärsdokument, såsom fakturor, order och kreditnotor mellan företag, myndigheter och organisationer. Inom nätverket används Peppol BIS-formatet, som bygger på UBL och följer EU-standarden EN 16931.
Med Peppol kan företag:
• Skicka och ta emot e-fakturor och andra affärsdokument via ett standardiserat och säkert nätverk
• Vara trygga i att alla dokument följer EU-standarder och nationella regler för format och innehåll.
• Smidig integration med kunder och leverantörer – oavsett ERP-system eller land
Allt fler länder, däribland Belgien, Norge, Nederländerna och Frankrike använder Peppol som grund för sina e-faktureringssystem. Det tillsammans med att Peppol bygger på samma EU-standard som ViDA (EN 16931), gör att Peppol i praktiken håller på att bli den gemensamma infrastrukturen för interoperabilitet i EU:s digitala fakturering, dvs den infrastruktur som kan binda samman de nationella systemen.
– Peppol erbjuder redan den praktiska grunden för interoperabilitet mellan system och länder. Det handlar inte bara om teknik, utan om standardisering och att säkerställa kvalitet i data och affärsprocesserna, förklarar Agnes Alm.
Genom Peppol skapas en gemensam spelplan för fakturering och rapportering vilket öppnar för effektivare, säkrare och mer transparenta flöden mellan företag.
Belgien visar vägen – obligatoriskt från 2026
Från och med 1 januari 2026 blir e-fakturering obligatoriskt för B2B-transaktioner mellan momsregistrerade företag i Belgien. E-fakturorna ska följa EN 16931 och utbytas via Peppol-nätverket som standardkanal.
Företag kan, om båda parter är överens, använda andra lösningar, men de måste ändå tekniskt kunna skicka och ta emot Peppol-fakturor. För att säkerställa efterlevnad införs tydliga sanktionsnivåer.
Två år senare, från 2028, inför Belgien dessutom nära realtidsrapportering (e-reporting) via Peppol – ett steg som minskar administrationen och stärker datakvaliteten
Vad gäller i Sverige – och vad bör svenska företag göra?
I Sverige är e-fakturering redan obligatoriskt för leverantörer till offentlig sektor, men ännu frivilligt i B2B-ledet. Skatteverket ställer sig positiva till ViDA och vill införa obligatorisk e-fakturering även inom B2B, men något nationellt införandedatum finns ännu inte.
men något nationellt införandedatum finns ännu inte.
De belgiska reglerna gäller endast företag som är momsregistrerade i Belgien och som har aktiv fakturering inom landet (B2B). Svenska företag som fakturerar från Sverige till Belgien påverkas inte direkt, men belgiska dotterbolag eller affärsenheter behöver förbereda sig redan nu.
– Det är klokt att redan idag se över hur den lokala faktureringen är organiserad. Företag med verksamhet i flera länder bör säkerställa att system och integrationer klarar både dagens och morgondagens krav på e-fakturering och rapportering, säger Agnes.
Nyfiken på att veta mer?
Implema har lång och gedigen erfarenhet av att arbeta med Peppol och integrationer, och har genomfört ett stort antal implementationer i både SAP- och Microsoft-miljöer.
Med vår kombination av teknisk expertis och djup förståelse för affärsprocesser hjälper vi företag att skapa säkra, effektiva och framtidssäkra lösningar för e-fakturering och digital rapportering.
