Trots moderna affärssystem hanteras många betalningar och bankavstämningar fortfarande manuellt. Betalfiler laddas upp i bankportaler, kontoutdrag hämtas och läses in och kundinbetalningar behöver matchas mot rätt fakturor. Det tar tid, skapar onödiga arbetsmoment och försvårar kontrollen över ekonomiflödena.
Med bankintegrationer i Microsoft Dynamics 365 kan stora delar av processen automatiseras – från betalningsförslag och överföring till banken till återrapportering, matchning och avstämning. Ekonomifunktionen får ett mer sammanhängande flöde och kan lägga mindre tid på rutinuppgifter och mer på avvikelser som kräver bedömning.
I det här avsnittet av Implema Talks diskuterar Karin Hult, specialist på ekonomiprocesser i Dynamics 365, och Maja Wennstig från Implemas integrationsteam med Jonny Norr om hur företag kan minska det manuella arbetet, förbättra kontrollen och skapa effektivare ekonomiprocesser utan att behöva bygga om affärssystemet.
Manuella moment mellan affärssystem och bank tar tid och påverkar både effektivitet och kontroll.
Bankintegrationer möjliggör automatiserade flöden för betalningar, återrapportering och avstämning.
Integrationer kan kontrollera och anpassa information så att den kan hanteras korrekt av banken och affärssystemet.
Automatisering frigör tid för ekonomifunktionen att hantera avvikelser i stället för rutinuppgifter.
Genom att hantera bankernas särskilda krav i integrationslagret kan Dynamics 365 hållas nära standard, vilket förenklar uppgraderingar och förvaltning.
Många företag har kommit långt i digitaliseringen av sina ekonomiprocesser. Ändå finns ofta manuella moment kvar i överföringen av information mellan affärssystemet och banken.
Det kan handla om att skapa och hantera betalningsförslag, ladda upp betalfiler i bankportaler eller hämta kontoutdrag för att läsa in dem i Dynamics 365. Även matchningen av kundinbetalningar mot fakturor kan kräva manuell hantering.
– Ofta ser vi ganska många tidskrävande moment kring bankkontona, till exempel i avstämningsprocessen och hanteringen av kundinbetalningar, berättar Karin Hult.
Problemet är inte bara att arbetsmomenten tar tid. När betalningar, återrapportering och avstämningar kräver flera manuella steg påverkas hela ekonomiprocessen.
Ekonomiavdelningen riskerar att behöva lägga oproportionerligt mycket tid på det löpande normalflödet, i stället för att fokusera på de avvikelser som faktiskt kräver analys och bedömning.
En bankintegration skapar ett sammanhängande informationsflöde mellan Dynamics 365 och banken.
I stället för att medarbetare manuellt ska behöva flytta filer mellan olika system kan informationen skickas och tas emot automatiskt.
Processen kan börja med att betalningsförslag skapas automatiskt i Dynamics 365. Efter manuell granskning och godkännande skickas betalningsinformationen vidare till banken. När banken återrapporterar betalningarna kan informationen föras tillbaka till affärssystemet för matchning och avstämning.
Det innebär att ekonomifunktionen kan fortsätta arbeta i Dynamics 365, samtidigt som integrationen hanterar informationsutbytet med banken.
Enligt Maja Wennstig handlar bankintegration i grunden om två informationsflöden: ett från Dynamics 365 till banken och ett tillbaka från banken till affärssystemet.
När en betalfil skapas i Dynamics 365 fångas den upp av integrationen. Filen behöver inte längre laddas ned och överföras manuellt via bankens portal.
Integrationen kontrollerar att informationen har det format och innehåll som banken kräver och skickar sedan filen via en säker anslutning.
När information kommer tillbaka från banken hämtar integrationen den och lämnar den vidare till Dynamics 365.
Men integrationen gör mer än att bara transportera filer.
– Man kan se integrationen som en kombinerad brevbärare och korrekturläsare, förklarar Maja.
Den ser inte bara till att informationen kommer fram, utan kan också kontrollera och korrigera innehållet. Ett exempel är fakturanummer som har skrivits med mellanslag eller placerats i fel fält, vilket annars kan göra att systemet inte känner igen betalningen.
Det är därför viktigt att se över hela kedjan: vilken information som lämnar Dynamics 365, vad banken behöver ta emot och hur informationen ska hanteras när den kommer tillbaka.
Den största vinsten är inte själva integrationen, utan vad den gör möjligt att förändra i ekonomiprocesserna.
När manuella steg kan automatiseras minskar behovet av återkommande handpåläggning. Betalningar och återrapportering kan hanteras mer sammanhängande, vilket skapar bättre förutsättningar för snabbare avstämningar och effektivare månadsbokslut.
Samtidigt förbättras kontrollen. Ekonomifunktionen får möjlighet att lägga mer tid på att utreda avvikelser och hantera situationer som kräver mänskliga bedömningar.
Karin Hult sammanfattar nyttan:
– Processen blir enklare, snabbare och mer kontrollerad.
Automatisering handlar alltså inte om att ta bort alla manuella moment. Granskning och godkännande av betalningsförslag är fortfarande viktiga delar av processen. Däremot kan de rutinmässiga stegen mellan dessa kontroller automatiseras.
En annan viktig aspekt av bankintegrationer är hur de byggs och förvaltas.
Olika banker kan ställa särskilda krav på format och innehåll i de filer som utbyts. Ett sätt att hantera detta är att anpassa affärssystemet, men det kan skapa ökad komplexitet när systemet ska uppdateras eller vidareutvecklas.
Ett alternativ är att låta integrationslagret hantera bankernas särskilda krav.
– Vi löser anpassningarna som krävs för banken i integrationen i stället för att bygga om Dynamics. Då kan vi hålla affärssystemet nära standard, vilket gör uppgraderingar och förvaltningen enklare, förklarar Maja Wennstig.
Det innebär att företaget kan skapa de bankflöden verksamheten behöver utan att bygga in onödiga specialanpassningar i Dynamics 365.
Ett första steg är att kartlägga hela betalnings- och avstämningsprocessen, inte bara själva filöverföringen mellan banken och affärssystemet.
Det handlar om att förstå var manuella moment uppstår, hur informationen hanteras och vilka delar av processen som kan automatiseras.
Genom att kombinera kunskap om ekonomiprocesserna i Dynamics 365 med integrationskompetens går det att skapa ett mer sammanhängande flöde där tekniken stödjer verksamhetens arbetssätt.
Målet är inte bara att få filer att röra sig automatiskt mellan två system, utan att göra ekonomiprocesserna enklare, snabbare och mer kontrollerade.
Expert Constultant Dynamics
