Microsofts licenskrav för Dynamics 365 är i grunden desamma som tidigare. Det som förändras är kontrollen. Genom Microsofts licensvalidering på användarnivå kontrolleras att varje användare har en licens som motsvarar tilldelade roller och behörigheter.
För företag innebär det att gamla, onödigt breda roller kan leda till högre licenskostnader. Om en användare i stället saknar rätt licens kan åtkomsten till funktioner som behövs i det dagliga arbetet påverkas.
I detta avsnitt av Implema Talks om Microsofts D365 Licensvalidering, förklarar Oscar Hellenberg och Hampus Andersson varför licenser inte bara är en fråga för IT. De visar också hur företag kan förbereda sig genom att kartlägga sina användare, roller och behörigheter innan problem uppstår.
Licenskraven för Dynamics 365 har inte förändrats i grunden. Användaren behöver fortfarande en licens som motsvarar den funktionalitet som användarens roller och behörigheter ger tillgång till.
Skillnaden är att Microsoft har gjort kraven tydligare genom licensvalidering på användarnivå. När en användare loggar in kontrolleras om rätt licens finns för den åtkomst som har tilldelats.
Det gör licenshanteringen mer konkret. En felaktig kombination av licens och behörighet kan få en direkt påverkan på användarens möjlighet att arbeta i systemet.
Licensbehovet påverkas av vilken funktionalitet användaren har åtkomst till genom sina säkerhetsroller och behörigheter. Det är alltså inte enbart vad användaren brukar göra i praktiken som är avgörande.
En användare kan exempelvis ha fått en bred roll för att lösa ett tillfälligt behov. Om rollen ligger kvar kan den ge tillgång till funktioner som användaren inte längre behöver – och samtidigt utlösa krav på en mer omfattande licens.
Därför behöver licenser, roller och faktiska arbetsuppgifter analyseras tillsammans.
Om användarna har bredare roller än vad deras arbetsuppgifter kräver kan företaget behöva betala för dyrare licenser i onödan.
Det motsatta innebär också en risk. Om användaren har behörighet till funktioner som kräver en högre licens än den som har tilldelats kan åtkomsten påverkas när licensen valideras.
Det kan få konsekvenser för viktiga arbetsmoment, exempelvis om en användare inte längre kan registrera eller hantera en order. Licensfrågan blir då snabbt en verksamhetsfråga som påverkar kontinuitet, produktivitet och kundservice.
Roller och licenser påverkar vilka processer användarna kan genomföra. Därför behöver arbetet involvera både IT och verksamheten.
IT kan bidra med information om systemets roller, behörigheter och licenser. Verksamhetens processägare behöver samtidigt avgöra vilken åtkomst varje användare faktiskt behöver för att utföra sitt arbete.
En hållbar licensstruktur kräver svar på tre frågor:
När dessa delar kopplas ihop blir det lättare att balansera kostnader, säkerhet och verksamhetens behov.
Organisationer som har använt Dynamics 365 under lång tid kan ha en rollstruktur som successivt har vuxit i omfattning.
Användare kan ha bytt tjänst eller fått nya ansvarsområden utan att tidigare behörigheter har tagits bort. Roller kan också ha byggts ut med fler funktioner över tid.
Det innebär att användare kan samla på sig behörigheter som de inte längre behöver. Resultatet kan bli högre licenskrav, sämre kontroll och en större säkerhetsrisk.
Företag med många användare, flera bolag eller komplexa processer har därför särskilt mycket att vinna på en strukturerad översyn.
Det viktigaste rådet är att inte vänta tills licenserna ska förnyas eller tills användare får problem med sin åtkomst.
Börja med att kartlägga:
Med ett tydligt nuläge kan förändringar planeras och genomföras kontrollerat. Det minskar risken för att verksamhetskritiska processer påverkas.
En genomgång av Dynamics 365-licenser kan vara komplex och tidskrävande. Implemas licensworkshop ger er stöd i att kartlägga nuläget, identifiera risker och förstå vilka licenskrav användarnas roller skapar.
Ni får ett tydligare beslutsunderlag och en prioriterad plan för hur roller, behörigheter och licenser kan anpassas – innan felaktig åtkomst påverkar kostnader eller kritiska processer.
Läs mer om Implemas Dynamic 365 Insight licensworkshop
Consultant
Jag hjälper er till rätt D365 licenser
