Extern arbetskraft är en viktig del av många större organisationers vardag. Konsulter, specialister, tillfälliga resurser och leverantörer bidrar med flexibilitet, kompetens och skalbarhet. Men ju större den externa arbetskraften blir, desto viktigare blir frågan om compliance.
I det här avsnittet av Implema Talks samtalar Johan Söderström med Christina Nicolaou, som har lång erfarenhet av sourcing, compliance och globala program för hantering av extern arbetskraft. Samtalet kretsar kring en central fråga: varför är compliance så kritiskt när organisationer engagerar contingent workers?
Compliance externa konsulter handlar i grunden om att göra rätt. I det här sammanhanget handlar det om att säkerställa att externa resurser engageras, dokumenteras, onboardas och hanteras enligt rätt regler, processer och avtal.
Det kan handla om flera olika typer av externa resurser:
En viktig poäng är att alla externa resurser inte ska hanteras på samma sätt. En leverantör som säljer en tjänst hanteras ofta på leverantörsnivå. En contingent worker är däremot en individ som behöver rätt onboarding, rätt dokumentation, rätt avtal, rätt utbildningar och rätt åtkomst.
Det är just här många organisationer får problem. När kategorier blandas ihop ökar risken för felaktig hantering.
Det korta svaret är att fel hantering kan få stora konsekvenser.
Christina Nicolaou lyfter flera riskområden i samtalet. Om en organisation inte har kontroll på sin externa arbetskraft kan det leda till juridiska risker, kostnader, skadat rykte och bristande kontroll. Det kan också innebära att organisationen inte vet vilka externa personer som faktiskt arbetar i verksamheten.
Det här är särskilt viktigt i större bolag, globala organisationer och verksamheter som arbetar över flera marknader. Reglerna kan skilja sig mellan länder, regioner och kontinenter. Det som är korrekt i ett land behöver inte vara korrekt i ett annat.
Därför räcker det inte med en generell process. Organisationen behöver förstå vilka regler som gäller, var resurserna finns och hur de är engagerade.
Compliance ses ibland som en administrativ fråga. Något som hanteras i system, rapporter eller revisioner. Men när det gäller extern arbetskraft är compliance också en affärsrisk.
Om organisationen inte vet vilka externa resurser som är engagerade blir det svårt att följa lagen. Det blir också svårt att följa interna regler för säkerhet, inköp, onboarding, sekretess och informationshantering.
Några typiska risker är:
Det här kan i sin tur leda till kostnader, förseningar, legala konsekvenser och minskat förtroende.
En av de viktigaste insikterna från samtalet är att organisationen först måste veta vilka externa resurser som finns. Utan synlighet går det inte att skapa kontroll.
Det handlar inte bara om att veta hur många konsulter som finns i organisationen. Det handlar också om att förstå vilken typ av engagemang de har, var de arbetar, vilken funktion de tillhör och vilka processer som styr deras uppdrag.
När synligheten saknas blir compliance reaktivt. Organisationen upptäcker problem först när något redan har gått fel.
Med rätt processer, system och klassificering kan compliance i stället bli proaktivt. Då kan organisationen upptäcka avvikelser tidigare, agera snabbare och minska risken för felaktig hantering.
En vanlig utmaning är att organisationer behandlar all extern arbetskraft som leverantörer. Men en contingent worker är inte samma sak som en traditionell leverantör.
När en organisation köper en tjänst från en leverantör sker mycket av kontrollen på leverantörsnivå. Men när en individ arbetar nära organisationen, får åtkomst till system, deltar i interna processer och utför arbete under en längre period, behövs ofta en annan typ av kontroll.
Då behöver organisationen säkerställa att individen:
Detta är särskilt viktigt i organisationer med många externa resurser, flera marknader och komplexa sourcingmodeller.
En annan viktig aspekt är att lagstiftning och regelverk skiljer sig åt mellan marknader. I samtalet nämns Sverige som exempel, där regler kopplat till uthyrning och tillfällig arbetskraft har skärpts under senare år.
För globala organisationer blir detta ännu mer komplext. Ett företag kan ha externa resurser i många länder, med olika legala krav och olika interna processer. Det ställer höga krav på struktur, transparens och styrning.
Därför behöver compliance för extern arbetskraft vara både globalt sammanhållen och lokalt anpassad.
Ett strukturerat compliance-arbete skapar flera vinster. Den mest uppenbara är minskad risk. Men värdet är bredare än så.
Med bättre kontroll över extern arbetskraft kan organisationen:
Det gör compliance till mer än en kontrollfråga. Det blir en viktig del av hur organisationen styr extern kapacitet, risk och affärskritisk kompetens.
För många organisationer är SAP Fieldglass en central plattform för att hantera extern arbetskraft, konsulter och tjänsteleveranser. Systemet kan bidra till bättre kontroll över processer, avtal, onboarding, klassificering och uppföljning.
Men teknik löser inte hela frågan på egen hand. För att lyckas krävs också tydliga arbetssätt, rätt governance och förståelse för vilka risker som ska hanteras.
Det är här erfarenhet från sourcing, compliance och förändringsledning blir avgörande. Systemet behöver stödja rätt process. Processen behöver i sin tur spegla både verksamhetens behov och de regelverk som organisationen måste följa.
Compliance för extern arbetskraft handlar inte bara om att undvika fel. Det handlar om att bygga kontroll, transparens och trygghet i en allt mer flexibel arbetsmarknad.
När företag använder fler externa resurser ökar också behovet av tydliga processer. Organisationen behöver veta vilka som arbetar i verksamheten, hur de är engagerade och vilka regler som gäller.
För bolag som vill arbeta mer strategiskt med contingent workforce blir compliance därför en grundförutsättning. Inte bara för att minska risk, utan för att kunna växa, skala och använda extern kompetens på ett säkert och hållbart sätt.
Compliance är viktigt eftersom felaktig hantering av externa konsulter kan leda till juridiska risker, kostnader, bristande kontroll och skadat förtroende. Organisationen behöver veta vilka externa resurser som arbetar i verksamheten och säkerställa att de hanteras enligt rätt regler och processer.
Contingent workforce är externa resurser som arbetar för en organisation utan att vara fast anställda. Det kan till exempel vara konsulter, tillfälliga resurser, frilansare eller time and material-resurser.
En leverantör hanteras ofta på företags- eller avtalsnivå. En contingent worker är en individ som kan behöva personlig onboarding, avtal, sekretessdokument, utbildningar och systemåtkomst. Därför krävs ofta mer detaljerad kontroll.
Riskerna kan omfatta juridiska konsekvenser, ekonomiska sanktioner, bristande regelefterlevnad, felaktig åtkomst till system, otydligt ansvar och förlorad kontroll över extern headcount.
SAP Fieldglass kan hjälpa organisationer att strukturera hanteringen av extern arbetskraft. Plattformen kan ge bättre kontroll över processer, avtal, onboarding, klassificering och uppföljning. För att lyckas krävs också tydliga arbetssätt och rätt governance.
