Här är några av de allra viktigaste sakerna du kan göra för att undvika det – inklusive några som inte alla vill prata om.
Undvik onödiga konsulttimmar
De flesta IT-leverantörers intäkter baseras på hur många konsulttimmar de säljer. Ju fler timmar i projektet, desto lönsammare brukar de bli – för leverantören.
Det har aldrig varit svårt att göra av med timmar – det gör vi alla hela tiden – men här pratar vi om timmar som kan spräcka din budget. Och det är just antalet timmar, inte timarvodet, som är den verkliga kostnadsdrivaren. Så var extra uppmärksam på det föreslagna projektinnehållet.
Det kan vara lätt att falla för argumenten för en ordentlig förstudie, GAP-analysen eller processkartläggning. Men vår erfarenhet är att det både är effektivare och ger en bättre lösning i slutänden att först snabbt få igång systemet och sen göra de anpassningar som krävs. Så överväg en partner som inte bygger sin affär på antal konsulttimmar.
Om vikten av att affärssystemet implementeras snabbt kan du läsa här
Välj standardlösningar
Systemanpassningar borde i det närmaste vara ett ”no-no”, och då pratar vi alltså företagsunika anpassningar som kräver utvecklingsarbete. För många blir det en dyrköpt lärdom.
En kunds tidigare leverantör hade varit så flitig med att utveckla ERP-systemet (Enterprise Resource Planning system är ett annat namn på affärssystem) att projektet i slutänden blev tre gånger så dyrt tack vare alla anpassningar. Tre gånger så dyrt!
Men anpassningar har inte bara visat sig vara dyra utan också i princip omöjliga att uppskatta vilket får projektets ekonomiska risk att skjuta i höjden. Om du väljer ett av de större affärssystemen, som SAP och Dynamics 365, kan du räkna med att hitta de flesta av de funktioner ni behöver.
Självklart ska systemet anpassas till era behov, men ofta behöver man inte förse de överbokade programmerarna med fler utvecklingsuppdrag. Så överväg att hålla er till standardprodukten och göra så lite företagsspecifika anpassningar som möjligt.
Se till affärssystemets totala kostnad över tiden
Många gör misstaget att fokusera för mycket på priset och grundinvesteringen när de behöver ett nytt ERP-system. Det intressanta är ju snarare den totala ägandekostnaden för systemets under hela dess livlängd, Life Cycle Cost (LCC).
Livslängden tillhör de viktigaste parametrarna. Om du fortsätter med ett företagsägt system, en kallade on-premise-lösning, så utgör antagligen kostnaderna för drift och underhåll en försvarlig del av IT-budgeten.
Det är heller inte ovanligt att behöva göra två, tre större uppgraderingar av ett on-prem-system under dess livslängd – och då pratar vi uppgraderingar som verkligen kan driva upp ägandekostnaden.
Ett sätt att undvika ett nytt projekt om några år är att köpa affärssystemet som en tjänst, antingen med systemet i företagets egna datahallar, eller som ett webbaserat system. Då ser din IT-partner till att hålla systemet regelbundet uppdaterat, ofta med nya flera releaser varje år, så att det håller jämna steg med teknikutvecklingen.
Undvik onödiga kostnader med affärssystem i molnet
Att köpa ERP-systemet som en tjänst du prenumererar på har flera fördelar än att undvika dyra uppgraderingsprojekt, framför allt om du väljer ett webbaserat affärssystem. Det är absolut inte det bästa valet för alla företag, men om det finns förutsättningar ska du helt klart överväga det.
Då betalar du en förutsägbar månatlig avgift och företaget slipper i många fall sköta om drift, underhåll, backup och uppgraderingar. Dessutom betalar du för vad ni utnyttjar och kan lätt lägga till eller dra ifrån nya användare.
Även om den initiala investeringen i ett molnbaserat ERP-system kan vara högre kan det ändå vara effektivare sett till den totala ägandekostnaden över systemets livslängd.
